The benefits of e-signature in HR services

Optimize your company’s HR service with electronic signature, so you can get it to be contracted quickly and securely. While the “zero paper” policy is becoming more and more present in our companies, the human resources cluster was often one of the most difficult to digitize. The cause: the original signed paper documents that had to be kept.

But today the legal value of electronic signature for the HR service allows it to catch up especially in relation to the marketing department often already fully digitized. So yes, for human relations too, forget the impressions, mailings and delays necessarily long compared to the immediacy of a digital consent platform like Docage.

Woman electronically signing a smartphone contract with Docage Signature

Applications of electronic signature in HR

The advantages of signing in an HR department are numerous as the use cases are present at every stage of the employee’s life and changes in legislation. Here are the main ones:

  • Confidentiality agreements for candidates

Ask candidates to sign confidentiality agreements electronically in advance or in person to speed up your recruitment while giving your company’s first contact in modern image to your future talent.

  • Employment contract and endorsements

Once you have made your decision, you will be able to send the employment contract to your new employee. It will be able to sign it with a simple SMS code and it will be automatically archived in your secure Docage space.

  • Update disensitis on employees

To be enforceable against employees, your internal regulations and its amendments must be notified to them. Signing is the best way to prove this change but also to centralize consents and thus to be able to easily restart those who have not yet signed.

  • Hour records

If you need to have your employees sign an hour statement on weekends or at the end of the month, the electronic signature will allow you to protect yourself against further challenges.

  • End of contracts

The end-of-contract process requires rigorous formalism, and electronic signature is also a good ally to organize and simplify the entire process. TheeIDAS qualified eIDAS time stamp also formalizes compliance with the procedure.

Electronic SIGNATURE in HR and preconceived ideas

Il faut conserver les documents papiers en cas de contrôle ou de litige.

Non, si vous avez fait signer vos documents avec une solution de signature électronique à valeur légale comme Docage. Vos documents numériques sont des bien des originaux au regard de la loi. A ce titre ils ont une valeur probante auprès de l'administration et des tribunaux. Ils ont même un atout notable : l'horodatage qualifié déterminant avec exactitude et sans remise en cause possible le jour et l'heure de la signature du document.

Mettre en place une dématérialisation complète coûte cher.

A cette question 3 réponses possibles :

Non si vous choisissez une solution clé en main comme Docage qui est opérationnelle immédiatement sans aucun frais de mise en service.

Un peu plus cher si vous souhaitez intégrer une plateforme de consentement dans votre logiciel métier via notre API. Mais le gain de temps que devrait vous procurer cette intégration par la suite sera amorti en quelques semaines.

Oui si vous optez pour des plateformes qui n'hésitent pas à vous facturer des frais d'installation entre plusieurs centaines ou milliers d'euros pour un paramétrage qui avec Docage est automatisé.

Trust Docage, the ideal digital consent platform for HR management

Une interface simple et une prise en main rapide

Faire signer un document électroniquement avec Docage est aussi simple que d'envoyer un email. En moins d'une minute vous pouvez envoyer votre premier document à signer. Mais le véritable puissance de Docage se révélera lorsque vous utiliserez les modèles qui automatiseront tous vos paramétrages.

Une sécurité accrue

Une signature électronique offre plus de sécurité qu'un document signé à la main. Une fois signé votre document comporte les certificats électroniques pour chaque signataire et un horodatage qualifié eIDAS. La document est ainsi scellé empêchant toute modification ultérieure. Un fichier de preuves l'accompagne, le tout étant archivé pendant 10 ans.

La plateforme de consentement avec un rapport prestation-prix inégalé

A 0.75 € vous bénéficiez d'une offre unique qui inclus tout ce dont vous pouvez avoir besoin : parcours de consentement, certificats de signature électronique, horodatage qualifié et archivage pendant 10 ans ! Comparés aux 4,70 € d'une gestion de signature par email,  ou aux 9,60 € d'une gestion de signature par courrier, le retour sur investissement est immédiat et sans égal. Sachant que les 0.75 € ne sont débités qu'en cas de signature de votre document, sinon c'est gratuit.

S'il vous reste un doute sur l'intérêt financier de Docage, vous pouvez calculer en direct votre tarif. Visualisez les économies et les revenus que vous pouvez générer grâce à notre simulateur de tarifs.

Des fonctionnalités adaptées à vos documents

Non seulement notre plateforme de consentement électronique vous permet faire signer électroniquement vos documents, mais en plus vous bénéficiez de fonctionnalités exclusives comme :

  • Les relances automatiques par email des signataires qui augmentent le taux de signatures.
  • La génération par lot de vos transactions qui vous permet de générer plusieurs milliers de transactions en une seule opération.
  • L'archivage pendant 10 ans de vos transactions et de leur fichier de preuve.

Testez librement et gratuitement Docage Signature ou contactez-nous dès aujourd'hui si vous avez des questions ou pour être guidé lors de votre démarrage.