Les avantages de la signature électronique dans les services RH

Optimisez le service RH de votre entreprise grâce à la signature électronique, pour une contractualisation rapide et en toute sécurité, c’est possible. Alors que la politique du « zéro papier » se fait de plus en plus présente dans nos entreprises, le pôle des ressources humaines était souvent l’un des plus difficile à numériser. La cause : les documents papiers signés originaux qu’il fallait conserver.

Mais aujourd’hui la valeur légale de la signature électronique pour le service RH lui permet de rattraper son retard notamment par rapport au service marketing souvent déjà intégralement numérisé.  Donc oui, pour les relations humaines aussi, oubliez les impressions, les envois postaux et les délais forcément longs par rapport à l’instantanéité d’une plateforme de consentement numérique comme Docage.

Femme signant électroniquement un contrat sur smartphone avec Docage Signature

Les applications de la signature électronique dans les RH

Les avantages de la signature dans un service RH sont nombreux tant les cas d’usage sont présents à chaque étape de la vie du salarié et des changements de législation. En voici les principaux :

  • Accords de confidentialité pour les candidats

Demandez aux candidats de signer des accords de confidentialité électroniquement à l’avance ou en personne afin d’accélérer vos recrutements tout en donnant dès le premier contact en image moderne de votre entreprise auprès de vos futurs talents.

  • Contrat de travail et avenants

Une fois votre décision prise, vous allez pouvoir envoyer le contrat de travail à votre nouveau collaborateur. Il va pouvoir le signer avec un simple code SMS et il sera automatiquement archivé dans votre espace sécurisé Docage.

  • Mise à jour du règlement intérieur auprès des salariés

Pour être opposable aux salariés, votre règlement intérieur et ses modifications doivent leur être notifiés. La signature est le meilleur moyen de prouver cette modification mais aussi de centraliser les consentements et ainsi de pouvoir relancer facilement ceux qui n’ont pas encore signé.

  • Relevés d’heures

Si vous devez faire signer un relevé d’heures à vos salariés en fin de semaine ou en fin de mois, la signature électronique vous permettra de vous prémunir contre toute contestation ultérieure.

  • Fin de contrats

Le processus de fin de contrat exige un formalisme rigoureux, la signature électronique est là aussi un bon allié pour organiser et simplifier la démarche complète. L’horodatage qualifié eIDAS intégré officialise là aussi le respect de la procédure.

La signature électronique en RH et les idées reçues

Il faut conserver les documents papiers en cas de contrôle ou de litige.

Non, si vous avez fait signer vos documents avec une solution de signature électronique à valeur légale comme Docage. Vos documents numériques sont des bien des originaux au regard de la loi. A ce titre ils ont une valeur probante auprès de l'administration et des tribunaux. Ils ont même un atout notable : l'horodatage qualifié déterminant avec exactitude et sans remise en cause possible le jour et l'heure de la signature du document.

Mettre en place une dématérialisation complète coûte cher.

A cette question 3 réponses possibles :

Non si vous choisissez une solution clé en main comme Docage qui est opérationnelle immédiatement sans aucun frais de mise en service.

Un peu plus cher si vous souhaitez intégrer une plateforme de consentement dans votre logiciel métier via notre API. Mais le gain de temps que devrait vous procurer cette intégration par la suite sera amorti en quelques semaines.

Oui si vous optez pour des plateformes qui n'hésitent pas à vous facturer des frais d'installation entre plusieurs centaines ou milliers d'euros pour un paramétrage qui avec Docage est automatisé.

Faites confiance à Docage, la plateforme de consentement numérique idéale pour la gestion RH

Une interface simple et une prise en main rapide

Faire signer un document électroniquement avec Docage est aussi simple que d'envoyer un email. En moins d'une minute vous pouvez envoyer votre premier document à signer. Mais le véritable puissance de Docage se révélera lorsque vous utiliserez les modèles qui automatiseront tous vos paramétrages.

Une sécurité accrue

Une signature électronique offre plus de sécurité qu'un document signé à la main. Une fois signé votre document comporte les certificats électroniques pour chaque signataire et un horodatage qualifié eIDAS. La document est ainsi scellé empêchant toute modification ultérieure. Un fichier de preuves l'accompagne, le tout étant archivé pendant 10 ans.

La plateforme de consentement avec un rapport prestation-prix inégalé

A 0.75 € vous bénéficiez d'une offre unique qui inclus tout ce dont vous pouvez avoir besoin : parcours de consentement, certificats de signature électronique, horodatage qualifié et archivage pendant 10 ans ! Comparés aux 4,70 € d'une gestion de signature par email,  ou aux 9,60 € d'une gestion de signature par courrier, le retour sur investissement est immédiat et sans égal. Sachant que les 0.75 € ne sont débités qu'en cas de signature de votre document, sinon c'est gratuit.

S'il vous reste un doute sur l'intérêt financier de Docage, vous pouvez calculer en direct votre tarif. Visualisez les économies et les revenus que vous pouvez générer grâce à notre simulateur de tarifs.

Des fonctionnalités adaptées à vos documents

Non seulement notre plateforme de consentement électronique vous permet faire signer électroniquement vos documents, mais en plus vous bénéficiez de fonctionnalités exclusives comme :

  • Les relances automatiques par email des signataires qui augmentent le taux de signatures.
  • La génération par lot de vos transactions qui vous permet de générer plusieurs milliers de transactions en une seule opération.
  • L'archivage pendant 10 ans de vos transactions et de leur fichier de preuve.

Testez librement et gratuitement Docage Signature ou contactez-nous dès aujourd'hui si vous avez des questions ou pour être guidé lors de votre démarrage.

Julie
JulieGestionnaire RH
Je suis spécialisée en ressources humaines, mais je m'intéresse aussi à tout ce qui est organisation de l'entreprise. On me dit aussi fine psychologue, mais ce n'est pas moi qui le dit.