10 mesures pour simplifier votre entreprise

Je vais commencer par vous dire une phrase qu’il faut garder en tête en permanence lorsque l’on gère une entreprise ou un service : rien n’est plus simple que de complexifier. Alors simplifier votre entreprise ne sera pas forcément simple, mais ces quelques conseils vous y aideront et un exemple d’application concrète en fin d’article vous éclairera.

C’est un penchant naturel de toute organisation, y compris de la plus grande de toute : la vie. Pensez qu’à la base de tout organisme, de tout écosystème, de vous-même il y a une organisation interne composée initialement d’une ou 2 cellules. Si la nature est si complexe c’est avant tout à cause du nombre d’intervenants dans son processus de création, d’équilibre, de disparition et de régénération.

Votre entreprise, comme la vie est peut-être née de la rencontre de deux cellules, puis elle a trouvé un équilibre avec une multitude d’intervenants qui lui ont permis de prospérer. Mais avec le temps votre écosystème s’est sans doute alourdi de mauvaises herbes, de terres stériles ou de jungles obscures et impénétrables. C’est alors que le choix de la disparition ou de la régénération se présente. La disparition viendra de l’inaction, la régénération de la séparation du bon grain de l’ivraie.

La signature électronique en 2 minutes

Avant tout il est très simple de constater l’inefficacité des systèmes dont on n’a pas la charge, car on a un regard extérieur qui met instinctivement face à face le résultat et l’effort nécessaire à sa réalisation. Hélas ce regard disparaît lorsque vous êtes vous-même plongé dans un processus.

Pourquoi ? Principalement pour deux raisons :

Le confort de l’habitude : c’est un biais cognitif bien connu. Votre cerveau vous mènera ou vous fera toujours rester dans une organisation qui lui demande le moins d’efforts, c’est-à-dire celle qu’il maîtrise déjà.

Vous ne percevez pas le rapport résultat/effort car vous ne consommez pas votre produit ou service.

Simplifier va donc vous demander un effort supplémentaire et au minimum une prise de recul par rapport à votre organisation. Pas si simple et dans tous les cas, absolument pas naturel.

Mais alors pourquoi éprouvez-vous ce besoin de simplification ?

Une prise de conscience de l’inefficacité de votre organisation suite à un regard extérieur apporté par un tiers. Il peut également s’agir d’une comparaison effectuée avec une organisation voisine ou concurrente. Ou encore et c’est hélas le plus fréquent, par une menace de disparition qui va vous poussez à ce besoin vital de régénération.

Maintenant que vous savez un peu mieux comment cela fonctionne, voyons les solutions pour y remédier.

  1. Comparer votre organisation aux autres et pas seulement dans votre secteur. Pensez au fordisme, au toyotisme qui ont pénétré tous les secteurs industriels bien au-delà de l’automobile. Parfois étudier une organisation différente peut vous permettre de copier des processus, mais aussi de détecter le superflue de sa propre organisation en agissant comme un miroir.
  2. Demander un avis extérieur y compris à l’intérieur de votre organisation. Les meilleurs avis sont à prendre auprès de ceux qui viennent de la découvrir et qui naturellement la compare à ce qu’il connaisse déjà. Ce sont les nouveaux salariés, les stagiaires, les intervenants extérieurs. Il faut le faire au bon moment, lorsqu’il en maîtrise les rouages mais que l’habitus n’est pas encore installé.
  3. Prendre du temps. C’est indispensable pour permettre à votre cerveau de faire des liens entre votre organisation et tout ce que vous auriez pu observer dans les phases précédentes. Aidez-vous d’une image simple : la vinaigrette. Il n’y a que le repos qui vous permettra de distinguer s’il y a trop d’huile. Lorsqu’on est en mouvement, on ne perçoit pas les strates, et encore moins les superflues. Ce n’est pas du temps de perdu, c’est un investissement.
  4. Evaluez chaque élément de votre organisation en termes de plus-value et de complexité. Si le rapport est déséquilibré, faible plus-value et complexité élevée, supprimez cet élément de votre organisation. Parfois en le supprimant purement et simplement, parfois en l’externalisant.
  5. Fusionnez les étapes, les rôles, les intervenants de votre organisation. Le découpage à outrance a des effets néfastes qui peuvent être supérieurs aux bénéfices à court terme. On peut citer, la démotivation, la perte de sens, l’augmentation du stress, le manque de communication et d’émulation.
  6. Documentez vos processus pour les rendre intelligibles par toutes les parties de votre organisation.
  7. Combattez la résistance au changement de votre organisation en donnant du sens à la transformation que vous souhaitez opérer : Expliquez pourquoi et comment vous voulez simplifier.
  8. Réduisez le nombre de décisions. Les décisions répétitives peuvent être prises en amont, à tête reposée, puis automatisez pendant le processus. Libérant l’énergie pour les décisions non automatisables.
  9. Incorporez du visuel pour fixer les idées. Schéma, croquis, organigramme, infographie, tout est bon pour synthétiser une idée, et donc la rendre plus simple.
  10. Automatisez tout ce qui peut l’être, tout ce qui ne nécessite pas de prise de décision humaine, de savoir-faire non mécanisable. Là-aussi une image peut vous aider, celle du feu-rouge. Serait-il pertinent de mettre un agent à chaque carrefour pour décider du sens de circulation. N’a-t-il pas de mission plus enrichissante, humainement et financièrement, à remplir. A vous de détecter les feu-rouges que vous pouvez intégrer dans votre organisation. En cela une application comme Docage peut y contribuer.

Voilà les 10 conseils de base, si vous les trouver un peu trop théoriques, vous pouvez découvrir leur mise en application pratique avec l’exemple d’Emilie, une DRH qui a réduit de 18% le temps de travail de son service, pour le coup cela devient très concret.

Julie
JulieGestionnaire RH
Je suis spécialisée en ressources humaines, mais je m'intéresse aussi à tout ce qui est organisation de l'entreprise. On me dit aussi fine psychologue, mais ce n'est pas moi qui le dit.