Nouveautés Docage
Module Formulaire
- Les formulaires sont maintenant un module à part entière
- Un formulaire peut être utilisé par plusieurs transactions
- Possibilité de créer un formulaire à partir d’une transaction
- Nouvelle fonction « Mention à saisir » pour le secteur immobilier
- Les formulaires s’affichent à côté des documents de la transaction
- Le validation d’un formulaire redirige automatiquement vers l’écran de signature quand cela est possible
- Les champs zones de texte peuvent être accueillir un traitement de texte complet
Champs dynamiques
- Possibilité d’effectuer une recherche dans les champs dynamiques
- Fusion possible des champs calculés dans les PDF
- Fusion possible des champs formatés dans les PDF
Nouveautés API
Amélioration de CreateFullTransaction
- Prise en compte d’un nouveau scénario : il est désormais possible de modifier les propriétés directes d’un transaction créée à partir d’un modèle dans la même requête. Auparavant il en fallait deux.
- Mise à jour de la documentation désormais illustrée par des exemples plus simples.
Création d’un nouvelle route Transactions/UpdateTransactionFromForm
- Elle permet de mettre à jour une transaction à partir d’un FormData.
Nouveautés Docage
Dans toutes les listes
- Possibilité d’afficher les champs personnalisés sur plusieurs colonnes
Dans la personnalisation des fiches
- Possibilité d’afficher les champs personnalisés sur plusieurs colonnes
Dans la liste des utilisateurs
- Maintien du filtre sélectionné dans les listes
Dans les documents
- Affichage des champs dynamiques en Français
Dans les formulaires de transaction
- Affichage des champs en Français
Nouvelle version Plugin WordPress 1.2.5
Nouvelle version 1.2.5
- Cette nouvelle version améliore les liaisons avec les champs dynamiques
- Cette nouvelle version prend en charge un plus grand nombre de types de champs WPForms
Nouvelle version Plugin WordPress
Nouvelle version 1.2.1
- Cette nouvelle version assure la compatibilité avec les mises à jour de l’API d’octobre 2021
- Cette nouvelle version est compatible avec WordPress 5.8
- Cette nouvelle version est compatible avec WPForms 1.7
Nouveautés API
Recherches
- Amélioration des résultats pour les requêtes permettant de retrouver un contact par son email : Contacts/ByEmail
- Amélioration des résultats pour la requête permettant de retrouver un classeur par son nom : Boxes/ByName
Redirections personnalisables dans le flux d’une transaction
- Possibilité de personnaliser les URL de redirections après le remplissage d’un formulaire
- Possibilité de personnaliser les URL de redirections après la signature ou le refus de signature
- Création des champs dynamiques {{TransactionMember_Id}} et {{TransactionMember_Status}} utilisables dans les URL de redirection
Nouveautés Docage
Dans toutes les listes
- Conservation de la personnalisation des colonnes.
- Ajout du nombre d’éléments présents dans la liste.
- Personnalisation possible du nombre d’éléments par page (10, 50, 100, tous).
- Défilement horizontal permettant d’avoir plus de colonnes que ne peut en afficher le navigateur (permettant d’exporter vers Excel plus de colonnes qu’auparavant).
Dans la liste des transactions
- Ajout dans la fenêtre Infos membre (lors d’un clic sur un membre) du motif de refus.
Dans une fiche de transaction
- Ajout du motif de refus dans l’onglet « Membres » d’une transaction refusée.
Flux d’une transaction
- Passage direct à la signature du document après la validation d’un formulaire.
Nouveautés Docage
Bouton Docage
- Déplacement du bouton Docage en dehors des onglets pour ne pas gêner la visibilité des autres éléments de l’interface.
Interface
- Ajout d’une barre de notification en haut de chaque onglet.
Transaction
- Lorsqu’une transaction en attente de formulaire est annulée, elle repasse en brouillon. Elle peut ainsi être modifiée et renvoyée.
Dans toutes les listes
- Amélioration (jusqu’à 6 fois plus rapide) de la vitesse d’affichage des listes.
- Ajout d’une fonction de duplication en haut des listes pour dupliquer les éléments sélectionnés.
- Les listes ne peuvent être ouvertes qu’une seule fois et sont automatiquement actualisées à chaque affichage.
Donc si vous cliquez sur Mes transactions dans le menu Docage alors que l’onglet Mes transactions est déjà ouvert, celui-ci devient l’onglet actif et actualise ses données. - Un onglet ouvert pour un objet en particulier sera automatiquement réaffiché en cas de réouverture de sa fiche à partir d’un autre onglet :
Donc si la fiche de Léa MARTINEZ est déjà ouverte et que vous cliquez sur Léa MARTINEZ dans la liste des contacts, l’onglet existant sera affiché sans création d’un nouvel onglet.
Dans la liste des transactions
- Affichage d’une fenêtre Infos membre en cliquant sur un membre, cette fenêtre permet de :
- Consulter les informations essentielles du membre : Identifiant, nom, prénom, statut, email et numéro de portable.
- Accéder à la fiche du contact ou de l’utilisateur liée au membre.
- Relancer le membre en particulier (le bouton relancer présent dans la liste relance tous les membres en cours sans distinction)
- Copier le lien d’invitation à signer ( ou à remplir un formulaire s’il y en a un) pour l’utiliser à votre guise.
- Ajout d’un bouton pour télécharger le fichier de preuves directement depuis la liste des transactions.
Dans une fiche de transaction
- Nouvelle fiche de transaction après son envoi. Désormais toutes les informations sont disponibles mais en lecture seule.
- Affichage du type de document « A signer » ou « Annexe ».
- Affichage de la source du document « PDF » ou « Document Docage ».
- Possibilité de remplacer un membre pour tous les types de membres (contre seulement les membres dynamiques auparavant) pour conserver son paramétrage et ses encarts de signature.
- Affichage des encarts de signature sous les documents afin de gagner de l’espace pour l’affichage du document.
- Affichage de la date d’expiration de la transaction (auparavant il n’y avait que le nombre de jours)
- Possibilité de modifier les droits d’une transaction après son envoi.
- Signatures visuelles
- Affichage des coordonnées des signatures visuelles amélioré.
- Ajout d’un fond translucide pour les signatures visuelles pour améliorer leur visibilité.
- Empilage décalé des signatures visuelles lors de l’ajout d’un document avec plusieurs membres déjà présents (auparavant elles étaient empilées)
- Création des signatures visuelles par défaut sur la dernière page lors de l’ajout d’un document (et non plus sur la page 1)
- Nouvelle visionneuse de PDF
- La visionneuse s’affiche désormais systématiquement à droite des membres et non plus en dessous même en cas de petit résolution d’écran.
- Ajout d’un zoom sur la visionneuse de document.
- Ajout de deux boutons pour se rendre sur la 1ère page et sur la dernière page.
- Ajout de bouton Aperçu pour prévisualiser le document fusionné avec tous les champs dynamiques fusionnés avant son envoi.
- Formulaires
- Possibilité d’ajouter un document dans un formulaire qui viendra remplacer un document de la transaction. Utile pour les demandes de RIB, permis de conduire, justificatifs de domicile, etc.
Valeur juridique des mentions manuscrites dans les contrats
La valeur juridique d’une mention manuscrite est nulle dans 99% des cas
Avec la numérisation des documents, la place accordée aux mentions manuscrites est (enfin) remise en cause et c’est une bonne chose. Annonçons le dès maintenant : elle sont inutiles dans tous les documents à deux exception près. Ce qui fait que leur utilité était déjà quasi nulle dans le monde papier et donc a fortiori dans le monde numérique. Alors allégez vos procédures, la seule signature suffit pour quasiment tous vos documents.
Quand une mention manuscrite est-elle exigée ?
Pour une reconnaissance de dettes
En France elle est exigée par la loi dans le cas prévu par l’article 1376 du Code civil qui stipule, notamment pour les reconnaissances de dettes:
L’acte sous signature privée par lequel une seule partie s’engage envers une autre à lui payer une somme d’argent ou à lui livrer un bien fongible ne fait preuve que s’il comporte la signature de celui qui souscrit cet engagement ainsi que la mention, écrite par lui-même, de la somme ou de la quantité en toutes lettres et en chiffres. En cas de différence, l’acte sous signature privée vaut preuve pour la somme écrite en toutes lettres.
Pour un acte de cautionnement
Elle est également prévue pour les actes de cautionnement par le Code de la consommation dans deux de ses articles, l’article L314-15 qui stipule ;
La personne physique qui s’engage par acte sous seing privé en qualité de caution pour l’une des opérations relevant des chapitres II ou III du présent titre fait précéder sa signature de la mention manuscrite suivante et uniquement de celle-ci :
» En me portant caution de X…, dans la limite de la somme de… couvrant le paiement du principal, des intérêts et, le cas échéant, des pénalités ou intérêts de retard et pour la durée de…, je m’engage à rembourser au prêteur les sommes dues sur mes revenus et mes biens si X… n’y satisfait pas lui-même. «
et l’article L314-16 qui stipule :
Lorsque le créancier demande un cautionnement solidaire pour l’une des opérations relevant des chapitres II ou III du présent titre, la personne physique qui se porte caution fait précéder sa signature de la mention manuscrite suivante :
» En renonçant au bénéfice de discussion défini à l’article 2298 du code civil et en m’obligeant solidairement avec X…, je m’engage à rembourser le créancier sans pouvoir exiger qu’il poursuive préalablement X… « .
Exceptions à l’exigence d’une mention manuscrite
L’acte authentique (signé devant notaire)
Toutefois même dans les cas cités ci-dessus, les mentions manuscrites ou électroniques sont inutiles si l’acte est authentique (signée devant notaire) comme le stipule l’article 1369 du Code civil :
L’acte authentique est celui qui a été reçu, avec les solennités requises, par un officier public ayant compétence et qualité pour instrumenter.
Il peut être dressé sur support électronique s’il est établi et conservé dans des conditions fixées par décret en Conseil d’État.
Lorsqu’il est reçu par un notaire, il est dispensé de toute mention manuscrite exigée par la loi.
L’acte de cautionnement dans le cadre d’un bail d’habitation ou mixte
En plus de l’acte authentique, l’exigence d’une mention manuscrite dans les acte de cautionnement connait une deuxième exception : l’engagement de la caution dans le cadre d’un bail d’habitation ou mixte. En effet cette obligation a été supprimée par la loi ELAN de 2018, qui stipule dans son article 134 :
La première phrase du dernier alinéa de l’article 22-1 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs et portant modification de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986 est ainsi rédigée : « La personne physique qui se porte caution signe l’acte de cautionnement faisant apparaître le montant du loyer et les conditions de sa révision tels qu’ils figurent au contrat de location, la mention exprimant de façon explicite et non équivoque la connaissance qu’elle a de la nature et de l’étendue de l’obligation qu’elle contracte ainsi que la reproduction de l’avant-dernier alinéa du présent article. »
Désormais les mentions doivent être simplement intégrées au contrat et une simple signature suffit pour leur consentement.
Dans ces cas, peut-on saisir électroniquement la mention « manuscrite » ?
Oui cela est prévu par l’article 1174 du Code Civil qui stipule :
Lorsqu’un écrit est exigé pour la validité d’un contrat, il peut être établi et conservé sous forme électronique dans les conditions prévues aux articles 1366 et 1367 et, lorsqu’un acte authentique est requis, au deuxième alinéa de l’article 1369.
Lorsqu’est exigée une mention écrite de la main même de celui qui s’oblige, ce dernier peut l’apposer sous forme électronique si les conditions de cette apposition sont de nature à garantir qu’elle ne peut être effectuée que par lui-même.
En résumé
La mention manuscrite n’est obligatoire que pour une reconnaissance de dette ou un acte de cautionnement lorsque ceux-ci sont effectués sous seing privé et que l’acte de cautionnement n’est pas intégré à un bail d’habitation ou mixte. Pour celle-ci puisse être saisie électroniquement il faut donc avoir recours à un tiers de confiance comme Docage pour prouver que cette mention a bien été saisie par la personne concernée.
Dans tous les autres cas l’exigence d’une saisie manuscrite ou électronique des mentions « Bon pour accord », « Lu et approuvé », « Reçu en main propre » ou autre est juridiquement inutile.
Comment Antoine gère ses 9 agences immobilières avec Docage
Comment Antoine gère ses 9 agences immobilières avec Docage et la signature électronique
Après avoir créé ma première agence en 2002, j’ai aujourd’hui la chance d’être à la tête de neuf agences immobilières en Bretagne. Il est évident que mon métier avec neuf agences n’est plus le même qu’avec une ou deux, je dois faire face à de nouvelles problématiques. En effet, il est primordial pour moi d’optimiser les ressources, humaines et matérielles, que nous avons au sein de chacune de nos agences. Et notre plus grande marge de manœuvre était dans la gestion administrative : Force est de constater que nous allouons trop de notre temps à des tâches secondaires et répétitives. Avant d’utiliser Docage, mon objectif était simple : je voulais que tous mes collaborateurs et collaboratrices concentrent le maximum de leur temps sur notre cœur de métier, sur ce que nous aimons faire : gérer, trouver et vendre des biens immobiliers. En parallèle, j’accorde beaucoup d’importance à mon équilibre vie professionnelle et vie personnelle. Je sais aussi que chaque gain organisationnel permet à chacun d’entre nous de libérer du temps pour sa famille et ses amis. Et pour moi c’est aussi pour mes sorties en mer, la voile est mon défouloir par excellence.
Alors, en parlant de ma problématique à un confrère, celui-ci a évoqué le fait qu’il utilisait la signature électronique pour faire signer la majorité de ses documents et que cela avait levé les derniers obstacles à une réelle numérisation de son agence. Vu tous les documents originaux que nous devons faire signer lors des différents actes de gestion et des transactions immobilières que nous gérons, pour l’immobilier la signature électronique m’est apparue comme une évidence, un peu tardive certes mais je ne l’ai découverte que grâce (à cause ?) du COVID. J’ai en effet moi-même signé électroniquement un contrat d’assurance.
Le choix de Docage
En partant de cette idée de signature électronique, j’ai poussé ma réflexion un peu plus loin et j’ai cherché s’il existait une solution qui me permettrait de gérer le cycle de consentement, mais aussi le classement et l’archivage ainsi que, soyons fous, une gestion des accès aux transactions par agence et par commercial. Signature d’un contrat de location, bon de visite, documents relatifs à la mise en place d’un mandat de gestion locative, mandat de vente, il était impératif que tous ces documents originaux soient signés et stockés numériquement. Après avoir étudié le système de cinq plateformes parmi les acteurs sérieux et en Europe pour le RGPD, c’est finalement Docage qui cochait toutes les cases en répondant aux attentes que j’avais listées mais aussi à celles auxquelles je n’avais pas pensé. Cette entreprise normande (comme quoi les bretons sont plus ouverts qu’on ne le croit) me propose à la fois la signature électronique mais aussi l’automatisation des différentes étapes de toutes nos transactions immobilières.
Application pratique de Docage dans nos agences
En pratique comment Docage a changé notre façon de travailler ? Chaque agence à une organisation Docage, et chaque collaborateur à un compte utilisateur. Un utilisateur étant rattaché à une agence. Notre organisation dans Docage est donc exactement la même qu’en réel ce qui simplifie les partages et les accès. Ensuite nous utilisons les modèles de transaction pour gagner du temps et on en gagne beaucoup. Cela permet de définir, à l’avance les parties aux contrats, les documents à signer, les emails qui seront envoyés, les relances automatiques et bien d’autres options. un collaborateur crée une transaction en cliquant sur le modèle et modifie uniquement les infos nécessaires avant d’envoyer sa transaction. Il va automatiquement être notifié par mail du cycle de vie de la transaction sans aller voir dans Docage l’état de ses transactions. De cette manière, les destinataires de nos documents peuvent les signer numériquement depuis leur ordinateur, tablette ou smartphone, qu’ils se trouvent dans nos locaux, chez eux ou en déplacement. Autre contrainte levée, la signature électronique dans l’immobilier doit être associée à une date certaine, là aussi le système de Docage appose un horodatage qualifié (et donc irréfutable) sur les documents, pour moi c’est à la fois un moyen sûr de faire signer des documents originaux mais aussi un gain de temps et de ressources matérielles non-négligeables. Quand je pense aux contrats qu’on imprimait en plusieurs exemplaires, que nous devions faire parvenir par voie postale ou remettre en main propre, attendre le retour des signataires… j’aurais préféré y penser plus tôt.
Ensuite, si mon choix s’est tourné sur Docage c’est aussi pour la possibilité d’automatisation de tous les échanges, en interne et en externe. Les emails d’invitation à signer, les retours vers les bonnes personnes, les relances automatiques ont fluidifier toute la communication clients. En interne la communication a été dépolluée des emails pour savoir où en était tel ou tel dossier. Le partage et les accès sont aussi automatisés, nous pouvons créer des modèles de baux par exemple partageables grâce au système de droits intégrés à Docage. Un exemple : les directeurs d’agence peuvent avoir le droit de modifier les modèles alors que tous les collaborateurs pourront l’utiliser. Mais cela va plus loin puisque je peux donner des droits à une agence en particulier ou à un groupe d’utilisateurs regroupés dans un « cercle ». Ce qui s’avère très pratique avec le turn-over que l’on peut avoir. Je n’ai pas ainsi à redéfinir les droits, il suffit que le nouveau collaborateur fasse partie de l’agence pour qu’il hérite des droits de l’agence. Ce système nous permet de consulter les contrats générés par d’autres personnes et assurer le suivi sans chercher l’info.
Si je devais vous donner un dernier avantage que Docage m’offre, c’est la possibilité de nous organiser grâce aux classeurs qui sont des dossiers virtuels pouvant notamment contenir les documents, les contrats, les mandats et tous les contacts créés autour d’une transaction immobilière particulière ou d’une de nos agences. Pour vous donner un exemple concret, une transaction peut appartenir à plusieurs classeurs (contrairement à Windows). Chez nous elles sont systématiquement classées dans un classeur au nom du client, un classeur au nom du collaborateur en charge du client et un classeur au nom de l’agence. Un classeur pouvant également contenir des contacts, on a désormais toutes les infos d’un dossier en temps réel quelle que soit la façon de le chercher. Ce sont les directeurs d’agence qui sont les plus heureux avec ce nouveau système. De la génération des documents, en passant par leur signature, leur classement et les statistiques par agence ou par collaborateur, tout est beaucoup plus simple, centralisé et sécurisé.
Le zéro papier, on y est presque !
Si je partage mon expérience avec Docage c’est pour deux raisons. Premièrement, pour l’immobilier la signature électronique et la dématérialisation, ce n’est pas l’avenir c’est maintenant ! Et si les pouvoirs publics pouvaient presser le pas pour que la dernière exception qui reste encore expressément exclue de la signature électronique dans le circuit immobilier disparaisse, à savoir l’acte de cautionnement. S’agissant d’une sûreté à titre privé, l’article 1175 2º du Code civil stipule en effet que font exception à la possibilité d’utiliser la signature électronique dans les contrats « Les actes sous signature privée relatifs à des sûretés personnelles ou réelles, de nature civile ou commerciale, sauf s’ils sont passés par une personne pour les besoins de sa profession ». Donc encore un petit effort Mesdames et Messieurs les législateurs et on pourra enfin dure aurevoir au papier. Deuxièmement, c’est en se débarrassant des tâches administratives qu’on rendra notre secteur plus attractif pour attirer les jeunes pour qui gérer du papier est encore plus ubuesque en 2021 que pour nous.
La signature électronique dans l’assurance
Les avantages de la signature électronique pour l’assurance
La signature électronique et l’assurance c’est une histoire de longue date. L’assurance a été un des tous premiers secteurs à adopter la signature électronique tant le traitement des documents représentait une lourde perte de temps. Cette adoption a immédiatement permis une efficacité substantielle du traitement documentaire. Elle a également permis aux premiers pure-players de l’assurance en ligne de lever l’obstacle de l’échange physique des contrats. Dès lors tous les autres acteurs y compris les traditionnels l’ont adoptée pour rester concurrentiel. Aujourd’hui souscrire électroniquement un contrat d’assurance est devenu la norme. C’est également le premier vecteur de découverte de la solution pour les particuliers. Alors assureurs, mutuelles, courtiers, si vous n’y êtes pas encore passé, ou si votre solution actuelle est trop coûteuse ou manque de fonctionnalités, nous allons vous faire découvrir les avantages de la signature électronique proposée par Docage.
Depuis la loi du 13 mars 2000, qui lui donne une valeur juridique égale à celle de la signature manuscrite, la signature électronique permet de réduire les temps de signature des différentes parties tout en sécurisant entièrement les transactions. Plus besoin donc d’imprimer et d’envoyer vos documents par courrier ou même par mail, ni d’attendre que vos clients les aient imprimés, signés et renvoyés. Ce gain en efficacité est d’ailleurs largement augmenté par les nouvelles plateformes de contractualisation comme Docage qui en plus de permettre la signature à distance, automatisent la génération des contrats : en quelques minutes seulement vos contrats peuvent être générés, signés et archivés sans aucune intervention.
Les applications de la signature électronique dans l’assurance
Quels documents vous et vos clients allez-vous pouvoir signer électroniquement ?
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Contrats d’assurance santé
Ces contrats d’assurance santé pourront être signés en ligne sans que vos souscripteurs ne soient dans l’obligation de se rendre physiquement dans vos locaux et permettra à vos agents de gagner un temps précieux.
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Contrats d’assurance habitation
Tout locataire ou propriétaire d’un bien immobilier est tenu d’assurer son logement, qu’il s’agisse d’une résidence principale ou secondaire. Grâce à la signature électronique, la souscription d’un contrat d’assurance habitation peut se faire en toute simplicité et en un temps record.
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Contrats d’assurance automobile
Encore un exemple de contrat que chaque détenteur d’un véhicule est dans l’obligation de souscrire. La signature électronique permettra à vos clients de signer très rapidement et en toute simplicité un contrat d’assurance, surtout dans des délais très courts souvent imposés par l’acquisition d’un nouveau véhicule.
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Contrats d’assurance professionnelle
Pour vos clients professionnels le gain de temps réalisé sera tout aussi avantageux pour la souscription de leurs contrats tels que les assurances multirisque pro, responsabilité civile professionnelle, mutuelle pro ou encore garantie décennale.
La signature électronique dans l’assurance et les idées reçues
Je dois conserver les documents papiers en cas de contrôle ou de litige.
Non, si vous avez fait signer vos documents avec une solution de signature électronique à valeur légale comme Docage. Vos documents numériques sont des bien des originaux au regard de la loi. A ce titre ils ont une valeur probante auprès de l’administration et des tribunaux. Ils ont même un atout notable : l’horodatage qualifié déterminant avec exactitude et sans remise en cause possible le jour et l’heure de la signature du document.
Mettre en place une dématérialisation complète coûte cher.
A cette question 3 réponses possibles :
Non si vous choisissez une solution clé en main comme Docage qui est opérationnelle immédiatement sans aucun frais de mise en service.
Un peu plus cher si vous souhaitez intégrer une plateforme de consentement dans votre logiciel métier via notre API. Mais le gain de temps que devrait vous procurer cette intégration par la suite sera amorti en quelques semaines.
Oui si vous optez pour des plateformes qui n’hésitent pas à vous facturer des frais d’installation entre plusieurs centaines ou milliers d’euros pour un paramétrage qui avec Docage est automatisé.
Faites confiance à Docage, la plateforme de contractualisation idéale pour l’assurance
Une interface simple et une prise en main rapide
Faire signer un document électroniquement avec Docage est aussi simple que d’envoyer un email. En moins d’une minute vous pouvez envoyer votre premier document à signer. Mais le véritable puissance de Docage se révélera lorsque vous utiliserez les modèles qui automatiseront tous vos paramétrages.
Une sécurité accrue
Une signature électronique offre plus de sécurité qu’un document signé à la main. Une fois signé votre document comporte les certificats électroniques pour chaque signataire et un horodatage qualifié eIDAS. La document est ainsi scellé empêchant toute modification ultérieure. Un fichier de preuves l’accompagne, le tout étant archivé pendant 10 ans.
La plateforme de consentement avec un rapport prestation-prix inégalé
A 0.75 € vous bénéficiez d’une offre unique qui inclus tout ce dont vous pouvez avoir besoin : parcours de consentement, certificats de signature électronique, horodatage qualifié et archivage pendant 10 ans ! Comparés aux 4,70 € d’une gestion de signature par email, ou aux 9,60 € d’une gestion de signature par courrier, le retour sur investissement est immédiat et sans égal. Sachant que les 0.75 € ne sont débités qu’en cas de signature de votre document, sinon c’est gratuit.
S’il vous reste un doute sur l’intérêt financier de Docage, vous pouvez calculer en direct votre tarif. Visualisez les économies et les revenus que vous pouvez générer grâce à notre simulateur de tarifs.
Des fonctionnalités adaptées à vos documents
Non seulement notre plateforme de consentement électronique vous permet faire signer électroniquement vos documents, mais en plus vous bénéficiez de fonctionnalités exclusives comme :
- Les relances automatiques par email des signataires qui augmentent le taux de signatures.
- La génération par lot de vos transactions qui vous permet de générer plusieurs milliers de transactions en une seule opération.
- L’archivage pendant 10 ans de vos transactions et de leur fichier de preuve.
Testez librement et gratuitement Docage Signature ou contactez-nous dès aujourd’hui si vous avez des questions ou pour être guidé lors de votre démarrage.
10 mesures pour simplifier son entreprise
10 mesures pour simplifier son entreprise
Je vais commencer par vous dire une phrase qu’il faut garder en tête en permanence lorsque l’on gère une entreprise ou un service : rien n’est plus simple que de complexifier. Alors simplifier votre entreprise ne sera pas forcément simple, mais ces quelques conseils vous y aideront et un exemple d’application concrète en fin d’article vous éclairera.
C’est un penchant naturel de toute organisation, y compris de la plus grande de toute : la vie. Pensez qu’à la base de tout organisme, de tout écosystème, de vous-même il y a une organisation interne composée initialement d’une ou 2 cellules. Si la nature est si complexe c’est avant tout à cause du nombre d’intervenants dans son processus de création, d’équilibre, de disparition et de régénération.
Votre entreprise, comme la vie est peut-être née de la rencontre de deux cellules, puis elle a trouvé un équilibre avec une multitude d’intervenants qui lui ont permis de prospérer. Mais avec le temps votre écosystème s’est sans doute alourdi de mauvaises herbes, de terres stériles ou de jungles obscures et impénétrables. C’est alors que le choix de la disparition ou de la régénération se présente. La disparition viendra de l’inaction, la régénération de la séparation du bon grain de l’ivraie.
Avant tout il est très simple de constater l’inefficacité des systèmes dont on n’a pas la charge, car on a un regard extérieur qui met instinctivement face à face le résultat et l’effort nécessaire à sa réalisation. Hélas ce regard disparaît lorsque vous êtes vous-même plongé dans un processus.
Pourquoi ? Principalement pour deux raisons :
Le confort de l’habitude : c’est un biais cognitif bien connu. Votre cerveau vous mènera ou vous fera toujours rester dans une organisation qui lui demande le moins d’efforts, c’est-à-dire celle qu’il maîtrise déjà.
Vous ne percevez pas le rapport résultat/effort car vous ne consommez pas votre produit ou service.
Simplifier va donc vous demander un effort supplémentaire et au minimum une prise de recul par rapport à votre organisation. Pas si simple et dans tous les cas, absolument pas naturel.
Mais alors pourquoi éprouvez-vous ce besoin de simplification ?
Une prise de conscience de l’inefficacité de votre organisation suite à un regard extérieur apporté par un tiers. Il peut également s’agir d’une comparaison effectuée avec une organisation voisine ou concurrente. Ou encore et c’est hélas le plus fréquent, par une menace de disparition qui va vous poussez à ce besoin vital de régénération.
Maintenant que vous savez un peu mieux comment cela fonctionne, voyons les solutions pour y remédier.
- Comparer votre organisation aux autres et pas seulement dans votre secteur. Pensez au fordisme, au toyotisme qui ont pénétré tous les secteurs industriels bien au-delà de l’automobile. Parfois étudier une organisation différente peut vous permettre de copier des processus, mais aussi de détecter le superflue de sa propre organisation en agissant comme un miroir.
- Demander un avis extérieur y compris à l’intérieur de votre organisation. Les meilleurs avis sont à prendre auprès de ceux qui viennent de la découvrir et qui naturellement la compare à ce qu’il connaisse déjà. Ce sont les nouveaux salariés, les stagiaires, les intervenants extérieurs. Il faut le faire au bon moment, lorsqu’il en maîtrise les rouages mais que l’habitus n’est pas encore installé.
- Prendre du temps. C’est indispensable pour permettre à votre cerveau de faire des liens entre votre organisation et tout ce que vous auriez pu observer dans les phases précédentes. Aidez-vous d’une image simple : la vinaigrette. Il n’y a que le repos qui vous permettra de distinguer s’il y a trop d’huile. Lorsqu’on est en mouvement, on ne perçoit pas les strates, et encore moins les superflues. Ce n’est pas du temps de perdu, c’est un investissement.
- Evaluez chaque élément de votre organisation en termes de plus-value et de complexité. Si le rapport est déséquilibré, faible plus-value et complexité élevée, supprimez cet élément de votre organisation. Parfois en le supprimant purement et simplement, parfois en l’externalisant.
- Fusionnez les étapes, les rôles, les intervenants de votre organisation. Le découpage à outrance a des effets néfastes qui peuvent être supérieurs aux bénéfices à court terme. On peut citer, la démotivation, la perte de sens, l’augmentation du stress, le manque de communication et d’émulation.
- Documentez vos processus pour les rendre intelligibles par toutes les parties de votre organisation.
- Combattez la résistance au changement de votre organisation en donnant du sens à la transformation que vous souhaitez opérer : Expliquez pourquoi et comment vous voulez simplifier.
- Réduisez le nombre de décisions. Les décisions répétitives peuvent être prises en amont, à tête reposée, puis automatisez pendant le processus. Libérant l’énergie pour les décisions non automatisables.
- Incorporez du visuel pour fixer les idées. Schéma, croquis, organigramme, infographie, tout est bon pour synthétiser une idée, et donc la rendre plus simple.
- Automatisez tout ce qui peut l’être, tout ce qui ne nécessite pas de prise de décision humaine, de savoir-faire non mécanisable. Là-aussi une image peut vous aider, celle du feu-rouge. Serait-il pertinent de mettre un agent à chaque carrefour pour décider du sens de circulation. N’a-t-il pas de mission plus enrichissante, humainement et financièrement, à remplir. A vous de détecter les feu-rouges que vous pouvez intégrer dans votre organisation. En cela une application comme Docage peut y contribuer.
Voilà les 10 conseils de base, si vous les trouver un peu trop théoriques, vous pouvez découvrir leur mise en application pratique avec l’exemple d’Emilie, une DRH qui a réduit de 18% le temps de travail de son service, pour le coup cela devient très concret.
Comment Emilie a transformé son service RH avec la signature électronique
Comment j’ai réduit de 18% le temps de travail dans notre service RH avec Docage
Je suis DRH, remplacez le « R » par ressources, relations ou richesses, cela m’importe peu, moi c’est bien le « H » qui m’a toujours motivé. Je ne dis pas que c’est la lettre la plus facile, mais c’est un terrain sacrément vivant et cela tombe bien car j’aime le changement. J’en suis à ma 5e entreprise en 20 ans de carrière. Lorsque j’ai pris mon nouveau poste, j’ai dû répondre aux besoins, aux problèmes et au bien-être des employés, de l’embauche et des licenciements, à la gestion de la paie et des contrats. Ayant un goût prononcé pour l’optimisation des processus, quel qu’ils soient, j’entends par là que dans ma vie perso j’ai le même travers, j’ai très vite senti la perte de temps et d’énergie qu’il régnait dans le service. Principalement due à la gestion de la paperasse, oui cela semble incroyable dans une entreprise comme la nôtre qui dispose de son propre service informatique, de solution de collaboration dans le cloud et toute la panoplie des outils modernes.
J’ai donc cherché une solution pour supprimer ce papier, qui n’avait bien souvent qu’une seule raison d’être : le besoin de conserver un original. Et qu’est-ce qu’un original ? C’est un document qui contient une signature. Donc si je résume la situation : tous nos contrats, relevés d’heures, notes d’information aux salariés étaient tous à la base des documents numériques et finissaient tous par être… matérialisés et en plusieurs exemplaires s’il vous plaît. Tout ça pour conserver une signature. Une hérésie quand on y pense, mais la règle dans toutes les entreprises où j’ai travaillé donc rien d’anormal au premier regard.
Le déclic m’est venu en signant mon nouveau contrat d’assurance par signature électronique. Mais oui la voilà la solution,. Non pas que je n’avais jamais utilisé la signature électronique en tant que telle, j’avais moi aussi mon certificat sur ma petite clé USB qui me servait à signer nos documents en interne, mais jamais je n’avais pensé à l’utiliser en externe, et ça change tout.
J’ai donc cherché une solution unique pour signer en interne et en externe et j’ai retenu Docage pour la simplicité du procédé et le fait que n’importe qui peut signer nos documents sans avoir besoin de créer un compte. Le fait de pouvoir signer grâce à un code SMS rend la manipulation accessible à tous y compris aux personnes extérieures à l’entreprise comme nos postulants. Un bon premier contact téléphonique m’a également conforté dans mon choix.
Et donc qu’est-ce que cela a changé concrètement dans notre service RH ? Si je dis tout vous penserez que j’exagère, et bien moi aussi à votre place, mais c’est pourtant vrai.
Voilà après trois mois où nous en sommes et où j’en suis. Le papier c’est terminé pour de bon. Les documents naissent numériques, vivent numériques et meurent (ou presque) numériques. Nos documents sont créés à partir de nos logiciels métiers, de nos traitements de texte ou de nos tableurs. On les consulte, on les consulte et les modifie comme avant puis on les signe et on les fait signer sans impression. Les personnes concernées par le document sont notifiées par Docage, ce qui signifie que l’on appelle plus untel ou untel pour savoir où en est la signature. C’est tellement fluide.
Autre intérêt, le classement automatique des documents dans un système de classeurs multiples développé par Docage, je m’explique : avant un document devait être étiqueté dans notre ancien système de GED pour chaque mot clé par lequel on souhaitait le retrouver. Cela fonctionnait mais prenait du temps, aujourd’hui c’est fait automatiquement dès la création du document car on utilise les modèles de Docage. Or ces modèles sont déjà classés dans plusieurs classeurs, ce qui signifie que chaque document créé à partir de ces modèles est automatiquement lié aux mêmes classeurs. Adieu l’étiquetage numérique et bien sûr adieu l’archivage papier. Archivage qui, comme souvent dans les RH ou en compta, se passait en 2 phases : dans un classeur accessible dans notre service pendant un an, puis chaque fin de mois déménagement des classeurs du même mois de l’année dernière dans la salle des archives. Docage archive nos documents pendant 10 ans au minimum et là aussi c’est automatique pour tous les documents signés. Si j’aime autant le système de classeurs de Docage ce n’est pas tout à fait pour rien, j’y ai participé à mon humble niveau en tant qu’utilisatrice référente. En effet Stéphane, notre conseiller chez Docage, m’a demandé comment nous imaginions le système de classement idéal, et bien croyez-le ou non mais le résultat est exactement ce que j’avais décrit, à un détail près moi j’appelais ça des dossiers. Ça m’a fait drôle car c’est la première fois que je donnais mon avis à un éditeur de logiciel et qu’il en ressortait quelque chose de concret. D’habitude, surtout avec les logiciels de paye, vos remarques faites au service client ont autant d’effet qu’une crème anti-rides. Je vous souhaite que cela vous arrive, ça vous réconcilie avec cette espèce à part « les informaticiens ».
Alors oui toute cette automatisation, forcément cela libère du temps, et je vais même vous le donner précisément puisque nous l’avons relevé scrupuleusement avec mon service pendant 15 jours après 1 mois où tout était en place. On le sentait bien qu’on était plus détendu, qu’on avait plus de temps à passer avec les candidats, les collaborateurs de l’entreprise qui nous appelle pour leurs congés, leurs arrêts, leurs questions sur leurs bulletins de paye. Bref on le sentait mais le chiffre nous a laissé un moment sans voix quand dans Excel on a appuyé sur le sigma pour afficher le total : 63 heures ! Oui nous avions passé 63 heures de moins sur le traitement de nos documents. Nous sommes 5 personnes, cela représente donc environ 18% de notre temps de travail additionné. C’est-à-dire quasiment le temps de travail de l’un d’entre nous.
Autant vous dire que cela nous a permis de ressortir tous les projets que nous avions et de se dire que maintenant nous avions le temps de les mettre en œuvre. Des projets que nous avions définis en réunion paritaire et que la direction comme les salariés souhaitaient voir concrétisés depuis plusieurs années pour certains. Le genre de projet qui donne du sens à notre métier et qui nous aide à supporter les côtés moins agréables mais nécessaires.
Lorsque j’ai présenté cette économie de temps à notre patron, il n’a pas été surpris, il m’a simplement dit : « Je comprends mieux ». Il a précisé qu’il avait eu plusieurs remontées positives comme quoi au téléphone nos collègues nous trouvaient plus détendus. Un effet indirect d’avoir le temps de faire les choses sans aucun doute.
Voilà, après avoir joué les pionnières dans l’entreprise, notre service informatique est en train de relier les autres services à Docage. Je n’en suis pas peu fière je dois dire.
Alors oui cela signifie que l’on peut toujours améliorer une organisation qui semble immuable, il faut seulement chercher s’il n’y a pas un grain de sable qui une fois enlevé révèle une nouvelle fluidité.
A titre personnel, alors que les changements initiaux étaient essentiellement intérieurs et liés au plaisir de bouleverser les habitudes et d’en constater les résultats. Ce sont maintenant des effets plus profonds qui se manifestent grâce à une nouveauté dans ma vie : je pars maintenant à l’heure le soir. Oui cela tient en peu de mots et pourrait presque paraître anecdotique mais voilà le grand tournant dans ma vie : le temps disponible dans une journée. Celui en dehors du travail et du trajet pour se rendre au travail. Cela veut dire du temps pour ma fille, pour discuter de sa journée, pour aller la chercher après le basket. Du temps pour aller faire du sport le mardi et le jeudi, alors qu’avant j’y aller une fois toutes les deux semaines même si à l’époque je ne me l’avouais pas.
Alors, oui vous aussi quel que soit votre métier, soyez attentif et ouvert aux changements, ceux qui germent dans votre esprit, ou dans ceux de vos collègues. Soyez à l’écoute des propositions ou encore mieux suscitez les en leur posant des questions ouvertes sur leur activité quotidienne et en les écoutant. Cela fait peut faire un peu conseil sorti d’un numéro de « Management » mais quand ça fonctionne un bon conseil reste un bon conseil. Voilà c’était mon exemple, si vous êtes encore là c’est qu’il vous a intéressé et qu’il vous inspirera peut-être. Je remercie Stéphane de Docage qui après m’avoir entendu 20 fois au téléphone lui dire « Mais c’est génial votre truc ! » m’a proposé d’écrire ce texte.
Pourquoi les paraphes sont inutiles avec la signature électronique
La signature électronique rend obsolètes les paraphes
Nombreux sont les nouveaux utilisateurs de la signature électronique à vouloir placer une signature visuelle ou des paraphes sur chaque page de leur document. Pourtant cela est absolument inutile avec les solutions modernes et sécurisées comme celle de Docage. Voilà pourquoi :
Avec un document papier les paraphes, initiales manuscrites en bas de pages, servent à prouver que toutes les pages du document sont originales et authentiques. Qu’il n’y a pas eu de pages remplacées, modifiées ou ajoutées depuis la signature.
Dans le cadre d’une transaction numérique réalisée avec Docage par exemple l’intégrité du document est assurée par un scellement cryptographique qui empêche toute modification ultérieure du moindre caractère ou pixel du document scellé. Il faut à ce sujet rappelé que même la signature visuelle apposée dans le document n’a aucune valeur juridique en tant que telle. Ce ne sont que les certificats électroniques qui sont ajoutés au document mais non visibles directement dans le document (mais visibles et vérifiables dans le panneau signatures d’Acrobat Reader) qui lui confèrent sa valeur légale.
Donc n’oubliez pas, les paraphes appartiennent à l’ancien monde, celui du papier !
Coronavirus : Une avance remboursable se substitue au PGE pour les entreprises en difficulté
Les PME n’obtenant pas de prêt bancaire peuvent demander une avance remboursable directement à l’Etat
Les PME qui n’ont pu obtenir un Prêt Garantie par l’Etat auprès de leur banque à cause de leur classement Banque de France ou de leur trop grande difficulté actuelle à cause de la crise du coronavirus epeuvent faire appel à l’Etat pour obtenir une « avance remboursable », a annoncé mercredi 15 avril le ministre de l’Economie Bruno le Maire sur RTL.
Bruno Le Maire a déclaré :
Nous allons mettre en place un système d’avances remboursables pour 500 millions d’euros qui vont aider ces entreprises à acheter les matières premières ou les marchandises dans la restauration pour redémarrer leur activité. La mesure cible les PME « qui ne trouvent pas de trésorerie pour redémarrer ». Elles « rembourseront ces avances (…) quand elles le pourront et quand elles commenceront à avoir du chiffre d’affaires »
Le ministre de l’économie a reconnu que les banques « répondent présent, qu’elles apportent des prêts ». Mais qu’il existe « des situations où on n’arrive pas à trouver de solution », notamment pour les entreprises mal notées par la Banque de France.
Espérons que cette nouvelle mesure permette aux entrepreneurs sur le fil financièrement de trouver une issue favorable à cette crise.
Prêt Garanti Etat : Conditions et démarches pour en bénéficier
Prêt Garanti Etat : Conditions et démarches pour en bénéficier
Voici la déclaration d’intention du gouvernement français pour prévenir le choc d’une crise économique qui semble inéluctable :
Pour répondre à cette urgence économique, les banques s’engagent à :
- Examiner l’ensemble des demandes qui leur seront adressées et à transmettre une réponse rapide aux entreprises
- Distribuer massivement, à prix coûtant, les prêts garantis par l’Etat pour soulager sans délai la trésorerie des entreprises et des professionnels
Afin de maintenir l’emploi à tout prix la France garantit des prêts aux entreprises à hauteur de 25% de leur chiffre d’affaires. Ce fond de garantie est de 300 milliards d’euros. Ce prêt sera accordé par l’intermédiaire des banques aux conditions suivantes :
– 0, 25 % du montant pour les entreprises dont le CA est inférieur à 50 millions
– 0,50 % du montant pour les entreprises dont le CA est supérieur à 50 millions
Cependant nous parlons ici du taux auquel la France prête aux banques. Il s’agit du coût de la garantie de l’état. Mais en pratique les banques prêtent à prix coûtant en tenant compte de leurs frais opérationnels. Le taux moyen des prêts aux PME est d’environ 1,7 %. Ce qui demeure un taux très intéressant.
A cela s’ajoute un autre coup de pouce, une entreprise en difficulté grave à cause de la crise du COVID-19, ne commencera à rembourser qu’au bout d’un an. Elle aura alors le choix soit d’un remboursement intégral si sa situation la lui permet, soit de prolonger son prêt jusqu’à cinq ans de plus.
Une condition a cependant été précisée par le gouvernement : les entreprises classées mauvaises payeuses ne seront pas éligibles. Cela afin d’éviter que les grandes entreprises ne jouent avec les délais de paiement en misant sur une disparition pure et simple de leurs créances avec la liquidation de leurs fournisseurs.
Le gouvernement français espère ainsi mettre en place un cercle vertueux d’entraide entre grandes et petites entreprises.
Comment obtenir un Prêt Garanti Etat
Voici la démarche à suivre pour les entreprises de moins de 5000 salariés ou ayant réalisé moins d’1,5 milliards d’euros de CA en 2019
La signature électronique suspendue à l’initiative publique
La signature électronique peut se déployer grâce à l’initiative publique
Si les pouvoirs publics sont parfois accusés de ralentir l’initiative privée. Il y a des cas comme la signature électronique où l’initiative publique permet d’instaurer les conditions favorables à son développement.
La mise en place d’un cadre réglementaire européen
Le règlement eIDAS a permis une reconnaissance commune à tous les états européens de la signature électronique. Il a mis fin à une insécurité juridique qui empêchait les entreprises de l’utiliser dans leur contractualisation transfrontalière. C’est désormais du passé depuis 2017 où seul le niveau de sécurité de la signature est laissée à la libre appréciation des états.
L’obligation de signer numériquement les appels d’offre : l’exemple français.
Bien que reconnue depuis le début des années 2000 en France, la signature électronique ne s’est réellement développée que depuis l’obligation pour les entreprises de signer électroniquement leurs réponses aux appels d’offre publiques. Seulement si cette obligation a déclenché un équipement massif en moyen de signer, elle n’a pas généralisé pour autant son utilisation. Celle-ci reste souvent cantonnée à son utilisation obligatoire et n’est étendue aux usages privés que par les grands groupes ou certains secteurs comme l’immobilier, les banques et l’assurance.
Une nouvelle initiative publique pour une généralisation de la signature électronique
La généralisation de la signature électronique ne naîtra que du parachèvement d’une autre initiative publique : la généralisation à l’échelle européenne de l’identité numérique imposée aux états au plus tard en 2021. A cette condition, la signature électronique sera simplifiée car entrée dans les mœurs par le biais des portails publics qui utiliseront cette nouvelle authentification.
A ce moment les plateformes de signature numérique en ligne comme Docage en France qui utilise une double authentification email / SMS pourront utiliser cette identité pour signer tous les actes privés avec une force probante du même niveau que la signature qualifiée mais sans la lourdeur qu’elle impose actuellement et qui la disqualifie dans les faits pour pouvoir être généralisée.
Comprendre la signature électronique en 2 minutes
2 minutes pour comprendre
la signature électronique
la signature électronique
C’est parti ! En 2 minutes vous allez tout comprendre sur la signature électronique. Elle a une valeur juridique reconnue dans toute l’Europe depuis 2017 par le règlement eIDAS. Ce règlement distingue 3 niveaux de signature qui ont tous une valeur juridique mais plus ou moins forte. Il faut donc choisir la bonne suivant l’importance des documents.
La signature simple :
Comment la reconnaître ?
C’est l’équivalent d’une signature manuscrite sans contrôle d’identité. Un élément numérique identifiant sans sécurité le signataire est joint au document. Cette identification est facilement contestable par le signataire. Il s’agit en général d’une case à cocher, une réponse positive à un email, une signature scannée ou un certificat auto-généré avec Acrobat ou via des outils en ligne comme SmallPDF.
Quand l’utiliser ?
Quand l’acte a peu ou pas de valeur économique.
Quand la vérification d’identité empêche systématiquement la signature.
Quand le coût de la vérification d’identité (coût du système + baisse des actes pour refus d’identification) est supérieur à la valeur des actes signés.
La signature avancée :
Comment la reconnaître ?
C’est l’équivalent d’une signature manuscrite avec contrôle d’identité. Un élément numérique identifiant avec sécurité le signataire est joint au document. Cette identification est difficilement contestable par le signataire. Il s’agit d’une copie d’une pièce d’identité, d’une authentification à double facteur, d’un certificat authentifiable auprès d’une autorité de certification, d’une signature manuscrite biométrique, d’une empreinte digitale. C’est la signature utilisée par Docage.
Quand l’utiliser ?
Quand l’acte a une valeur économique non négligeable.
Quand la vérification d’identité n’empêche pas la signature.
Quand le coût de la vérification d’identité (coût du système + baisse des actes pour refus d’identification) est inférieur à la valeur des actes signés.
Quand la signature simple ne représente pas une sécurité suffisante.
Quand la signature qualifiée est impossible ou inadaptée au parcours de signature.
La signature qualifiée :
Comment la reconnaître ?
C’est l’équivalent d’une signature manuscrite authentifiée par un officier public (notaire, officier d’état civil,…). Un certificat numérique qualifié est joint au document à l’aide d’un dispositif qualifié. Cette identification est incontestable car tout le processus de signature respecte un processus défini par l’état. Il s’agit d’un certificat remis physiquement après contrôle par un prestataire de confiance qualifié comme Certinomis et qui sera utilisé via une clé USB elle-même qualifiée pour la protection qu’elle apporte au certificat (le signataire ne peut signer qu’en saisissant un code qu’il est le seul à connaître).
Quand l’utiliser ?
Quand la loi l’exige (par exemple réponse à un appel d’offre)
Quand on ne peut se permettre une seule signature contestée.
Quand le coût de la vérification d’identité qualifiée (coût du système + baisse des actes pour refus ou impossibilité d’identification qualifiée) est inférieur à la valeur des actes signés.
Comment rendre son entreprise sexy pour attirer les talents ?
Votre entreprise doit séduire les talents
Ces derniers mois que vous allumiez votre smartphone, votre télévision, ou votre radio, la bonne nouvelle est partout : le chômage est au plus bas. C’est une excellente nouvelle pour toute le monde, tout le monde ou presque. Car qui pense à vous qui par ricochet avez des difficultés pour recruter ? Qui ? Moi ! J’ai pensé à vous et ensemble nous allons tenter de mettre toutes les chances de votre côté car il faut composer avec cette nouvelle donne : c’est désormais à vous de séduire les talents tant convoités et non plus l’inverse.
On va voir que cela passe avant tout par l’image pour les amener à s’intéresser à votre entreprise, ensuite la proposition de poste doit être dans l’ère du temps pour qu’ils s’arrêtent sur votre offre. Et pour finir le fond doit être à la hauteur des attentes ainsi suscitées pour conserver vos recrues si chèrement gagnées.
Alors commençons par l’image véhiculée par votre entreprise.
Une communication numérique moderne qui véhicule vos valeurs et votre savoir-faire
Le plus important c’est bien l’image que l’on perçoit dès le premier contact. Or ce premier contact, en immense majorité, mais j’espère ne rien vous apprendre, se fait sur internet. C’est cette image qui feront que les candidats s’intéresseront à vous ou passeront leur chemin d’un simple clic.
Comment savoir quelle image véhicule votre site internet, vos pages sur les réseaux sociaux, votre logo ? Ne vous fiez surtout pas à votre seul avis ou ceux de vos proches. Interrogez des personnes étrangères à votre entourage et qui se rapprochent de vos critères de recrutements pour leur demander les premiers mots qui leur viennent à l’esprit pour qualifier votre entreprise après leur avoir fait visiter votre site et vos pages.
Si parmi les mots il y a « triste », « vieille école », « à l’ancienne », « old school », un bon lifting s’impose avant de passer à la suite. Si au contraire vous trouvez des mots comme « moderne », « dynamique », « actuel », alors tout va bien, on peut passer à l’étape suivante.
Votre communication doit mettre en avant vos valeurs, ce sont elles qui vont créer un lien entre votre visiteur et votre entreprise parfois même sans qu’il n’en ait conscience. Si vous vous dites que vous n’avez pas de valeurs particulières, faites un sondage cette fois-ci auprès de ceux qui vous connaissent le mieux : vos clients fidèles et surtout vos collaborateurs. Demandez leur pourquoi ils vous ont choisi initialement et pourquoi ils ont poursuivi leur relation. Ce sera une double occasion d’approfondir la connaissance de votre propre entreprise, mais surtout d’en faire un levier commercial.
Donc une fois identifiée, vérifiez que le premier sondage que je vous ai proposé de réaliser les fasse ressortir. Si ce n’est pas le cas, revoyez là aussi vos messages, simplifiez les, mettez-les plus en avant, étayez-les par des témoignages.
Une annonce qui donne envie
Nous sommes ici sur un point intéressant qui symbolise bien l’inversion des rôles induit par l’heureux renversement du marché du travail. Comme avant on conseillait sans cesse aux candidats à un poste de soigner leur CV, aujourd’hui c’est bien aux entreprises de soigner leurs annonces.
Voyons comment faire :
Une définition de poste claire et concrète : Dans cette partie, pas de place pour la poésie. Votre annonce doit contenir les mots clés que chercheront vos candidats.
Un rappel de vos valeurs : Ici c’est facile, vous reprenez le travail réalisé dans le paragraphe précédent.
Une bonne diffusion de votre annonce : sur votre site bien évidemment, sur votre page LinkedIn, vos pages sur les réseaux sociaux et puis 2 ou 3 sites d’annonces spécialisées.
Proposer un projet novateur
La nouveauté c’est ce que recherche en priorité les meilleurs profils. S’ils sont actuellement en poste, ce qui est souvent le cas, ils changeront d’entreprise pour relever un nouveau défi. C’est ce que vous devez mettre en avant. Attention si vous ne pensez pas être en mesure de proposer de la nouveauté, je vous rassure tout de suite : la nouveauté est relative. Deux sociétés qui font de l’import-export de céréales offriront de la nouveautés aux salariés du concurrent si elles travaillent avec des pays différents. Un charpentier alsacien offrira de la nouveauté à un charpentier basque. L’astuce est de lire avec attention le CV de votre poulain pour déceler la ou les différences avec ses anciens postes et les présenter sous l’angle de la nouveauté en ne mettant en exergue que les points positifs de vos solutions ou techniques.
Une entreprise où on se sent bien
Bravo ! Vous avez franchi toutes les étapes précédentes avec brio et voilà maintenant les premiers entretiens qui se préparent. La partie n’est pas gagnée pour autant, vous allez devoir répondre aux questions de vos candidats. Car si votre annonce les a séduits, soit vous êtes en haut de leur liste et ils vont vouloir se rassurer sur leur choix, ou bien vous êtes challenger et il va falloir être plus convaincant que les autres recruteurs ou que l’actuel employeur de votre pépite si elle est encore en poste.
Voici les éléments qui feront la différence, surtout si vous les cochez tous, sinon essayez d’en respecter le plus possible car aujourd’hui tout collaborateur a besoin de sens dans son travail. C’est un élément qui supplante même le salaire, alors c’est parti, voyons si votre entreprise est sexy.
L’égalité homme-femme
L’égalité homme-femme est un sujet passionnel : beaucoup de dirigeants refusent de reconnaître que leur entreprise est concernée. Pourtant des marqueurs objectifs existent pour mesurer l’égalité salariale ou l’égalité statutaire. Depuis le 1er mars 2020 l’index de l’égalité salariale Femmes-Hommes est obligatoire, il doit être calculé et publié sur votre site web. Vous trouverez toutes les informations pour le calculer sur la page du simulateur officiel du gouvernement. Négliger ce facteur c’est vous assurer une fin de non-recevoir des femmes les plus talentueuses. En veillant à ce que tous, hommes et femmes, bénéficient des mêmes avantages et soient traités de la même manière, de sorte que chacun trouve sa juste place indépendamment de son sexe, est bénéfique pour le bien-être de vos salariés et la cohésion de vos équipes. Mais c’est aussi un facteur pour attirer les femmes, et les hommes sensibles au sujet, en communiquant soit sur les mesures que vous avez mises ou que vous mettrez en place.
Une relation saine avec vos clients
Comment se fait-il que les profils que je recherche ne répondent pas à mon offre malgré l’intérêt du poste et le salaire confortable qui va avec ? Peut-être avez-vous négligé un point essentiel : vos futurs collaborateurs sont ou ont été un client, ou connaissent un de vos clients. Si votre relation client est mauvaise, les talents ne postuleront pas car aujourd’hui, même s’ils n’ont pas été concernés personnellement par une mauvaise expérience, ils vont lors de leur recherche sur votre entreprise tomber sur des forums où les mauvais témoignages peuvent couper toute envie de collaboration.
Là-aussi je ne saurais que trop vous conseiller d’anticiper et d’effectuer vous-mêmes cette recherche ou si vous êtes serein sur ce point, en profiter pour en faire un atout et pourquoi pas mettre en place une politique de récolte de témoignages clients active. Votre entreprise n’en sera que plus attirante pour un futur candidat qui se sentira valorisé de rejoindre cette belle entreprise dont les clients ne tarissent pas d’éloges sur internet.
Des locaux agréables et adaptés
Oui je sais c’est une lapalissade. Mais pas tant que ça, vous allez voir. Des locaux agréables ne sont pas forcément ceux vus mille fois dans les reportages sur les start-ups, non c’est un peu plus compliqué que cela. D’après une enquête TNS-Sofres sur les français et leurs bureaux, le mythe de l’open space est bien mort. 89 % des sondés veulent travailler dans un bureau avec 4 personnes maximum, dont 49 % dans un bureau individuel. Sachant que 62% des interrogés déclarent que leur environnement de travail a un impact sur leur niveau de stress, ce sera un critère important pour vos futurs collaborateurs.
Sur ce point je vous conseille de poser la question franchement aux candidats retenus pour connaître ses préférences. Certains sont incapables de se concentrer dès qu’il y quelqu’un d’autre dans le bureau, quand d’autres dépriment s’il se retrouve seul toute la journée.
Une démarche écologique sincère = zéro green washing
Oui je sais vous saviez que j’allais parler d’écologie à un moment ou à un autre mais c’est une réalité. L’écologie est le premier fournisseur de sens pour une entreprise. Comme le titre l’indique, si le greenwashing a pu fonctionner de 2000 à 2010, aujourd’hui ses grosses ficelles sont au contraire contre-productives. Des associations se chargent d’étaler au grand jour les actes qui contredisent les slogans. Sur ce point il vaut mieux ne rien faire que faire semblant.
Maintenant si vous avez mis en oeuvre une démarche écologique sincère, intégrer la dans vos valeurs et communiquez dessus, parlez-en lors de vos entretiens d’embauche. C’est un véritable atout ne le sous-vendez pas.
Si vous n’avez rien mis en oeuvre sur le sujet, c’est le moment d’y penser et de passer à l’action. Vous pouvez appliquer une action écologique sur votre cœur d’activité, mais aussi sur votre fonctionnement interne : locaux, administratif, déplacement, informatique, etc.
Vous pouvez également vous appuyer sur des structures tierces pour compenser vos émissions carbones, bref les solutions ne manquent pas. Seul la volonté compte.
Soutenir des projets humanitaires
Quel meilleur moyen pour donner du sens à votre entreprise que de soutenir des actions humanitaires ? Et bien si, il y a mieux ! Y investir vos collaborateurs. L’intérêt en sera décuplé : vous pourrez communiquer sans soupçon que ce ne soit qu’un coup marketing. Vous fournissez une occasion unique à vos collaborateurs de renforcer le lien avec votre entreprise, de communiquer sur les réseaux sociaux et dans les médias avec le cœur. Et le cœur ça porte toujours plus loin, alors pourquoi pas jusqu’au cœur des talents que vous convoitez temps…
Et si ce n’est pas l’argument qui les ont menés jusqu’à vous, ce sera un argument à sortir lors d’un entretien mais en l’amenant d’une façon indirecte. Par exemple en l’affichant dans vos locaux ou encore avec un échange entre votre candidat et un collaborateur impliqué dans ce projet. Il lui parlera alors avec passion, passion que votre futur collaborateur associera inconsciemment à votre entreprise.
Si vous voulez savoir comment vous y prendre pour intégrer de l’humanitaire dans votre entreprise je vous conseille cet article de l’express qui présente toutes les solutions possibles.
Promouvoir les nouvelles formes de travail
Proposer à votre candidat un panel d’organisations du travail c’est faire preuve d’une ouverture d’esprit et de modernité qui laisse présager à votre future recrue qu’elle pourra s’épanouir à chaque étape de sa vie. Voici les mesures à mettre en œuvre pour que votre entreprise soit définitivement la plus séduisante de toutes :
Le télétravail : Pouvoir travailler de chez soi quand un enfant est malade, ou lors d’une grève des transports est réconfortant.
Le temps partiel : Pouvoir travailler à 80% pendant quelques années pour conjuguer travail et vie de famille.
Les projets interservices : Travailler en silo est nécessaire pour structurer les énergies mais prévoir des périodes dans l’année où l’on change de collègues, de point de vue, de manager, de contraintes est stimulant et permet de rompre la routine. Pour cela vous pouvez mettre en place des groupes de travail composés de personnes issues de services différents qui seront chargés soit d’un nouveau projet, soit de repenser une organisation existante mais perfectible.
Je ne vais pas vous dire que toutes ces mesures peuvent être adoptées du jour au lendemain, mais ce qui compte avant tout est d’entamer les démarches et de communiquer sur les mesures accomplies et en cours d’accomplissement. Votre entreprise optimisera ainsi tout son sex-appeal pour celles et ceux qui aujourd’hui sont en position de force : vos futurs talents.
La signature électronique pour les commerciaux
Les avantages de la signature électronique pour les commerciaux
Le service commercial est le plus concerné par l’apport de la signature électronique à distance. Pourquoi ? Contrairement aux autres services de l’entreprise où elle réduit les coûts, intégrée à votre circuit commercial elle va également vous permettre d’augmenter votre chiffre d’affaires. Les avantages de la signature électronique pour le service commercial se répercutent donc sur toute l’entreprise avec un gain potentiel de 15 à 38%. Nous vous détaillons comment et pourquoi dans cet article en fonction des cas d’usage.
L’impact de la signature électronique sur le service commercial
En tant que commercial vous êtes souvent confronté à l’attente d’une signature d’un document que vous avez envoyé à votre client ou prospect. La quasi totalité des entreprises sont soumises à l’attente d’un document signé pour aboutir à une vente. La signature électronique transforme cette étape en la simplifiant et la raccourcissant au maximum. Vous passez alors de plusieurs jours à parfois quelques secondes pour envoyer votre contrat, devis ou bon de commande et le retrouver signé dans votre boîte de réception.
Voici en détail les documents principaux concernés par cette transformation radicale ?
Contrat
Le contrat est le plus impacté par la signature électronique car il comporte plusieurs signatures. Or, plus il y a de signataires sur un document, plus les bénéfices sont importants. Vous éditez votre contrat, vous renseignez les signataires (internes et/ou externes à votre entreprise) puis vous envoyez pour signature. A partir de là la magie opère : le document va être envoyé dans l’ordre que vous aurez défini. Votre directeur commercial va par exemple être appelé à signer le contrat, et s’il refuse votre client ne sera pas invité à signer inutilement. Vous pouvez choisir un mode de signature par signataire : votre directeur commercial par code email, votre client avec une authentification plus forte, par code SMS. Quel que soit le nombre de pages, un seul code suffit pour signer toutes les pages. En 2 minutes vous pouvez recevoir votre document signé par les deux parties sans aucune impression et quelle que soit la distance qui les sépare.
Devis et bon de commande
La signature électronique va accélérer la signature de vos devis car elle facilite la manipulation pour votre client. Peu importe le lieu et l’heure il peut signer votre devis sans être au bureau, seul son smartphone, qui ne le quitte plus comme tout le monde, est nécessaire. Vous réduisez le délai entre la prise de décision et l’engagement de votre client. De plus faire signer un devis électroniquement permet à chacune des parties, vous et votre client, de conserver un original signé du devis. Cet original va ensuite pouvoir suivre votre circuit commercial pour une parfaite traçabilité.
Bon de livraison ou PV de réception
Pourquoi faire signer ce document électroniquement ? C’est le document qui prouve la remise de votre produit ou service à votre client. Sa signature doit donc être irrépudiable. Là encore vous allez pouvoir utiliser la signature électronique et l’horodatage qualifié pour prouver la bonne exécution de la vente. Et ce, même si votre client est à distance.
Conditions générales de vente
Faire signer vos conditions générales de vente en même temps que votre premier devis avec votre client par exemple est beaucoup plus simple avec la signature électronique. Le même code SMS lui permettra d’accepter l’ensemble des documents joints à votre devis. Il n’y a donc aucune contrainte supplémentaire et donc aucun frein à cette première vente.
Mandat SEPA
Si vous prélevez vos clients, comme les CGV, vous pouvez profiter de votre première vente pour faire signer votre mandat SEPA à votre client. SI on récapitule, en une seule transaction électronique vous pouvez faire signer votre devis, vos CGV et un mandat SEPA. Toujours avec un seul code SMS à saisir pour votre client.
La signature électronique et les idées reçues
Je dois conserver les documents papiers en cas de contrôle ou de litige.
Non, si vous avez fait signer vos documents avec une solution de signature électronique à valeur légale comme Docage. Vos documents numériques sont des bien des originaux au regard de la loi. A ce titre ils ont une valeur probante auprès de l’administration et des tribunaux. Ils ont même un atout notable : l’horodatage qualifié déterminant avec exactitude et sans remise en cause possible le jour et l’heure de la signature du document.
Mettre en place une dématérialisation complète coûte cher.
A cette question 3 réponses possibles :
Non si vous choisissez une solution clé en main comme Docage qui est opérationnelle immédiatement sans aucun frais de mise en service.
Un peu plus cher si vous souhaitez intégrer une plateforme de consentement dans votre logiciel métier via notre API. Mais le gain de temps que devrait vous procurer cette intégration par la suite sera amorti en quelques semaines.
Oui si vous optez pour des plateformes qui n’hésitent pas à vous facturer des frais d’installation entre plusieurs centaines ou milliers d’euros pour un paramétrage qui avec Docage est automatisé.
Faites confiance à Docage, la plateforme de consentement numérique idéale pour les commerciaux
Une interface simple et une prise en main rapide
Faire signer un document électroniquement avec Docage est aussi simple que d’envoyer un email. En moins d’une minute vous pouvez envoyer votre premier document à signer. Mais le véritable puissance de Docage se révélera lorsque vous utiliserez les modèles qui automatiseront tous vos paramétrages.
Une sécurité accrue
Une signature électronique offre plus de sécurité qu’un document signé à la main. Une fois signé votre document comporte les certificats électroniques pour chaque signataire et un horodatage qualifié eIDAS. La document est ainsi scellé empêchant toute modification ultérieure. Un fichier de preuves l’accompagne, le tout étant archivé pendant 10 ans.
La plateforme de consentement avec un rapport prestation-prix inégalé
A 0.75 € vous bénéficiez d’une offre unique qui inclus tout ce dont vous pouvez avoir besoin : parcours de consentement, certificats de signature électronique, horodatage qualifié et archivage pendant 10 ans ! Comparés aux 4,70 € d’une gestion de signature par email, ou aux 9,60 € d’une gestion de signature par courrier, le retour sur investissement est immédiat et sans égal. Sachant que les 0.75 € ne sont débités qu’en cas de signature de votre document, sinon c’est gratuit.
S’il vous reste un doute sur l’intérêt financier de Docage, vous pouvez calculer en direct votre tarif. Visualisez les économies et les revenus que vous pouvez générer grâce à notre simulateur de tarifs.
Des fonctionnalités adaptées à vos documents
Non seulement notre plateforme de consentement électronique vous permet faire signer électroniquement vos documents, mais en plus vous bénéficiez de fonctionnalités exclusives comme :
- Les relances automatiques par email des signataires qui augmentent le taux de signatures.
- La génération par lot de vos transactions qui vous permet de générer plusieurs milliers de transactions en une seule opération.
- L’archivage pendant 10 ans de vos transactions et de leur fichier de preuve.
Testez librement et gratuitement Docage Signature ou contactez-nous dès aujourd’hui si vous avez des questions ou pour être guidé lors de votre démarrage.
La signature électronique dans l’immobilier
Les avantages de la signature électronique dans l’immobilier
Le secteur immobilier est un secteur sensible pour le patrimoine de chacun et pour les finances de l’état. C’est pour cela que son activité est très contrôlée, et qui dit contrôle, dit signatures omniprésentes dans la gestion d’un bien. Jusqu’à la loi Alur et plus récemment la loi Elan ces signatures ont été les obstacles principaux à la dématérialisation des documents. Mais désormais la signature électronique à la même valeur légale que la signature manuscrite et permet donc de supprimer le papier.
La dématérialisation des documents est en train de moderniser le secteur à toute vitesse. La signature électronique allège toute la chaîne documentaire puisque dorénavant tout est automatisable. La signature électronique à distance vous permet de gagner encore plus de temps puisque de nombreux documents sont signés sans rencontre physique ou avant celle-ci lorsqu’elle est nécessaire !
Les applications de la signature électronique dans l’immobilier
Quels documents vous et vos clients allez-vous pouvoir signer électroniquement ?
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Mandat de vente et mandat de location
Pour les propriétaires ne résidant pas sur le lieu du bien (et de votre agence), la possibilité de signer immédiatement à distance un mandat va vous permettre d’obtenir plus d’engagement. En effet votre client peut signer dès que vous l’avez convaincu (par téléphone, ou par internet) que vous êtes le bon interlocuteur pour s’occuper de son bien. Limitant ainsi les risques qu’un concurrent le convainc le temps de recevoir et de vous retourner le mandat comme c’est le cas en version papier.
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Bon de visite
L’application est ici intéressante puisqu’en faisant signer votre acheteur potentiel à distance avant votre visite, cela vous évite d’aborder la partie administrative avec lui lors de la visite.
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Acte de cautionnement
A partir de la publication du décret prévu en juin 2020 qui autorisera la signature électronique pour les actes de cautionnement vous pourrez oubliez les 20 lignes de texte que le garant devait remplir et que vous deviez contrôler péniblement. Maintenant la signature électronique évite ce formalisme. Les évolutions de législation ont parfois vraiment du bon !
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Offre d’achat et compromis de vente
On touche ici à des actes sensibles. Vous allez offrir la possibilité aux signataires de sceller leur engagement dès que leur choix est pris et ce quels que soient le lieu et l’heure de leur décision.
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Bail de location
Faire signer les baux à distance est un gain de temps précieux dans les périodes tendues comme la rentrée pour les villes universitaires. Les étudiants qui veulent louer un appartement sans se déplacer parce qu’ils ont apprécié le bien sur internet peuvent signer leur bail instantanément. Et petit rappel, leur garant peut également signer électroniquement l’acte de cautionnement. C’est également l’idéal pour les locations saisonnières dont les vacanciers locataires se trouvent souvent à l’autre bout du pays ou du monde.
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État des lieux
Si l’ancien occupant ne peut être présent lors de l’état des lieux, cela ne l’empêche plus de signer à distance votre relevé. Accélérant ainsi les travaux ou le remboursement du dépôt de garantie résiduel pour clore votre dossier.
La signature électronique en immobilier et les idées reçues
Je dois conserver les documents papiers en cas de contrôle ou de litige.
Non, si vous avez fait signer vos documents avec une solution de signature électronique à valeur légale comme Docage. Vos documents numériques sont des bien des originaux au regard de la loi. A ce titre ils ont une valeur probante auprès de l’administration et des tribunaux. Ils ont même un atout notable : l’horodatage qualifié déterminant avec exactitude et sans remise en cause possible le jour et l’heure de la signature du document.
Mettre en place une dématérialisation complète coûte cher.
A cette question 3 réponses possibles :
Non si vous choisissez une solution clé en main comme Docage qui est opérationnelle immédiatement sans aucun frais de mise en service.
Un peu plus cher si vous souhaitez intégrer une plateforme de consentement dans votre logiciel métier via notre API. Mais le gain de temps que devrait vous procurer cette intégration par la suite sera amorti en quelques semaines.
Oui si vous optez pour des plateformes qui n’hésitent pas à vous facturer des frais d’installation entre plusieurs centaines ou milliers d’euros pour un paramétrage qui avec Docage est automatisé.
Faites confiance à Docage, la plateforme de consentement numérique idéale pour la gestion immobilière
Une interface simple et une prise en main rapide
Faire signer un document électroniquement avec Docage est aussi simple que d’envoyer un email. En moins d’une minute vous pouvez envoyer votre premier document à signer. Mais le véritable puissance de Docage se révélera lorsque vous utiliserez les modèles qui automatiseront tous vos paramétrages.
Une sécurité accrue
Une signature électronique offre plus de sécurité qu’un document signé à la main. Une fois signé votre document comporte les certificats électroniques pour chaque signataire et un horodatage qualifié eIDAS. La document est ainsi scellé empêchant toute modification ultérieure. Un fichier de preuves l’accompagne, le tout étant archivé pendant 10 ans.
La plateforme de consentement avec un rapport prestation-prix inégalé
A 0.75 € vous bénéficiez d’une offre unique qui inclus tout ce dont vous pouvez avoir besoin : parcours de consentement, certificats de signature électronique, horodatage qualifié et archivage pendant 10 ans ! Comparés aux 4,70 € d’une gestion de signature par email, ou aux 9,60 € d’une gestion de signature par courrier, le retour sur investissement est immédiat et sans égal. Sachant que les 0.75 € ne sont débités qu’en cas de signature de votre document, sinon c’est gratuit.
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Des fonctionnalités adaptées à vos documents
Non seulement notre plateforme de consentement électronique vous permet faire signer électroniquement vos documents, mais en plus vous bénéficiez de fonctionnalités exclusives comme :
- Les relances automatiques par email des signataires qui augmentent le taux de signatures.
- La génération par lot de vos transactions qui vous permet de générer plusieurs milliers de transactions en une seule opération.
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La signature électronique dans les services RH
Les avantages de la signature électronique dans les services RH
Optimisez le service RH de votre entreprise grâce à la signature électronique, pour une contractualisation rapide et en toute sécurité, c’est possible. Alors que la politique du « zéro papier » se fait de plus en plus présente dans nos entreprises, le pôle des ressources humaines était souvent l’un des plus difficile à numériser. La cause : les documents papiers signés originaux qu’il fallait conserver.
Mais aujourd’hui la valeur légale de la signature électronique pour le service RH lui permet de rattraper son retard notamment par rapport au service marketing souvent déjà intégralement numérisé. Donc oui, pour les relations humaines aussi, oubliez les impressions, les envois postaux et les délais forcément longs par rapport à l’instantanéité d’une plateforme de consentement numérique comme Docage.
Les applications de la signature électronique dans les RH
Les avantages de la signature dans un service RH sont nombreux tant les cas d’usage sont présents à chaque étape de la vie du salarié et des changements de législation. En voici les principaux :
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Accords de confidentialité pour les candidats
Demandez aux candidats de signer des accords de confidentialité électroniquement à l’avance ou en personne afin d’accélérer vos recrutements tout en donnant dès le premier contact en image moderne de votre entreprise auprès de vos futurs talents.
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Contrat de travail et avenants
Une fois votre décision prise, vous allez pouvoir envoyer le contrat de travail à votre nouveau collaborateur. Il va pouvoir le signer avec un simple code SMS et il sera automatiquement archivé dans votre espace sécurisé Docage.
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Mise à jour du règlement intérieur auprès des salariés
Pour être opposable aux salariés, votre règlement intérieur et ses modifications doivent leur être notifiés. La signature est le meilleur moyen de prouver cette modification mais aussi de centraliser les consentements et ainsi de pouvoir relancer facilement ceux qui n’ont pas encore signé.
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Relevés d’heures
Si vous devez faire signer un relevé d’heures à vos salariés en fin de semaine ou en fin de mois, la signature électronique vous permettra de vous prémunir contre toute contestation ultérieure.
-
Fin de contrats
Le processus de fin de contrat exige un formalisme rigoureux, la signature électronique est là aussi un bon allié pour organiser et simplifier la démarche complète. L’horodatage qualifié eIDAS intégré officialise là aussi le respect de la procédure.
La signature électronique en RH et les idées reçues
Je dois conserver les documents papiers en cas de contrôle ou de litige.
Non, si vous avez fait signer vos documents avec une solution de signature électronique à valeur légale comme Docage. Vos documents numériques sont des bien des originaux au regard de la loi. A ce titre ils ont une valeur probante auprès de l’administration et des tribunaux. Ils ont même un atout notable : l’horodatage qualifié déterminant avec exactitude et sans remise en cause possible le jour et l’heure de la signature du document.
Mettre en place une dématérialisation complète coûte cher.
A cette question 3 réponses possibles :
Non si vous choisissez une solution clé en main comme Docage qui est opérationnelle immédiatement sans aucun frais de mise en service.
Un peu plus cher si vous souhaitez intégrer une plateforme de consentement dans votre logiciel métier via notre API. Mais le gain de temps que devrait vous procurer cette intégration par la suite sera amorti en quelques semaines.
Oui si vous optez pour des plateformes qui n’hésitent pas à vous facturer des frais d’installation entre plusieurs centaines ou milliers d’euros pour un paramétrage qui avec Docage est automatisé.
Faites confiance à Docage, la plateforme de consentement numérique idéale pour la gestion RH
Une interface simple et une prise en main rapide
Faire signer un document électroniquement avec Docage est aussi simple que d’envoyer un email. En moins d’une minute vous pouvez envoyer votre premier document à signer. Mais le véritable puissance de Docage se révélera lorsque vous utiliserez les modèles qui automatiseront tous vos paramétrages.
Une sécurité accrue
Une signature électronique offre plus de sécurité qu’un document signé à la main. Une fois signé votre document comporte les certificats électroniques pour chaque signataire et un horodatage qualifié eIDAS. La document est ainsi scellé empêchant toute modification ultérieure. Un fichier de preuves l’accompagne, le tout étant archivé pendant 10 ans.
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S’il vous reste un doute sur l’intérêt financier de Docage, vous pouvez calculer en direct votre tarif. Visualisez les économies et les revenus que vous pouvez générer grâce à notre simulateur de tarifs.
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Non seulement notre plateforme de consentement électronique vous permet faire signer électroniquement vos documents, mais en plus vous bénéficiez de fonctionnalités exclusives comme :
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Comment sécuriser vos ventes pour éviter les conflits ?
Comment sécuriser vos ventes pour éviter les conflits ?
Conclure une vente vous a peut-être demandé beaucoup d’efforts, alors pour éviter que celle-ci ne se transforme en conflit, respectez cette règle d’or : soyez prévisible pour votre client. Nous allons voir les étapes à respecter pour le devenir.
1. La clarté de votre offre évitera les malentendus
Que ce soit une proposition commerciale ou un devis vous devez être la plus clair possible dans les produits ou prestations que vous vendez. Précisez « inclus » quand ça l’est mais précisez également « non inclus » si vous pensez que votre client peut présumer que ça l’est.
Découpez votre proposition en sections, chapitres ou tranches en pensant à sa réalisation afin de vous permettre de mieux facturer chaque section séparément. Vous pourrez facturer plus tôt et avec l’accord de votre client qui pourra comprendre facilement pourquoi il reçoit une facture alors que l’ensemble de votre produit, ou prestation, n’est pas terminé.
Vous préciserez clairement dans votre proposition les modes de règlement que vous acceptez et le délai maximum de paiement.
Si vous demandez un paiement d’avance, il faut préciser s’il s’agit d’un acompte ou d’arrhes. Nous vous rappelons ici la différence :
- S’il s’agit d’un acompte, aucune des parties au contrat ne peut annuler la vente.
- S’il s’agit d’arrhes, si le client annule la vente il perd ses arrhes.
Il est toujours préférable de préciser une date de validité pour éviter les mauvaises surprises (rupture chez vos fournisseurs, augmentation de votre prix de revient, changement de réglementation, …). Cela ne veut pas dire que si la date est dépassée vous n’accepterez pas un devis signé ultérieurement, mais vous pourrez légalement le refuser grâce à cette date.
2. Faites signer les documents clés de la transaction
Les documents clés dans votre démarche commerciale sont ceux où le client s’engage à payer un prix pour un produit ou prestation qu’il recevra. S’y ajoutent ceux qui attestent qu’il a bien reçu tout ou partie de ce qu’il a commandé.
Il est très important pour comprendre l’importance de chacune de ces obligations de vous mettre à la place d’un client et de vous demander pourquoi vous accepterez naturellement de payer.
L’engagement du client à vous verser une somme précise ou suffisamment explicite
Qu’il s’agisse d’un devis, d’une proposition commerciale, d’une commande ou d’un contrat. Il faut le faire signer à votre client car c’est ce document qui va définir le prix, le détail du produit ou de la prestation et les modalités d’exécution, de livraison et de paiement.
Aujourd’hui la grande majorité des propositions sont envoyées par courrier électronique. L’erreur fréquente qui en découle est de réceptionner par email ou par fax un devis signé scanné. Sachez que ce document n’a aucune valeur car la signature scannée est reproductible très facilement par n’importe qui et sur n’importe quel document.
Dans toutes vos ventes conclues à distance, utilisez une plateforme de consentement comme Docage Signature qui va tout automatiser pour vous et permettre à votre client de signer électroniquement votre document à l’aide d’un simple code SMS et d’avoir un original valable juridiquement.
L’attestation de réception de votre produit ou prestation
Avoir l’accord de votre client est une bonne chose, mais ne négligez pas la preuve de la réception du service ou de la marchandise. Et oui un devis signé, suivi de l’envoi de votre facture ne vous permet pas d’attester que votre client a bien reçu, utilisé ou consommé votre produit ou service.
Il faut donc lui faire signer un bon de livraison, une situation de travaux, une facture ou tout document indiquant que la réception a bien eu lieu. Là encore la plateforme Docage sécurisera la transaction et vous simplifiera la tâche.
5 actions simples pour faire des économies dans votre entreprise
5 actions simples pour faire des économies dans votre entreprise
Aujourd’hui la bureautique est présente dans toutes les entreprises et c’est un poste qui augmente de façon continue au fil des années. Pourtant il existe 5 actions simples à mettre en place pour faire des économies dans votre entreprise :
1. Ajoutez un bac d’imprimante contenant uniquement du papier brouillon
Dédiez un bac ou ajoutez un bac supplémentaire dans votre imprimante dans lequel allez mettre le papier brouillon, souvent celui qui a été utilisé sur une seule face. Étiquetez le clairement BROUILLON et demandez à vos collaborateurs d’y mettre le papier brouillon. Ensuite installez un second pilote pour cette imprimante qui utilisera directement ce bac et appelez-la « Brouillon », c’est une condition sine qua non pour que cela fonctionne car les utilisateurs ne changeront pas leur bac dans le pilote par eux-mêmes avant d’imprimer.
2. Envoyez vos devis et factures par courrier électronique
Vous avez pris l’habitude de communiquer avec vos clients par email pour répondre à leurs questions, pour leur envoyer une documentation. Mais nombreux sont encore les professionnels à envoyer leurs devis et factures par courrier. Si c’est votre cas c’est sans doute parce que vous vous dîtes que vos clients accordent plus d’importance à un document papier qu’a un document électronique mais c’est hélas faux. Vos devis et factures envoyés par email sont reçus plus rapidement, sont classables, partageables et archivables très facilement. Aujourd’hui ce n’est plus un débat il faut passer au numérique.
3. Ajoutez un second écran à vos postes de travail
Une des raisons pour lesquelles on imprime un document c’est pour pouvoir le consulter en même temps qu’un autre pour pouvoir le comparer. Il y a aussi le besoin de le lire plus confortablement que sur l’écran d’un portable. Ces deux raisons seront annihilées par l’ajout d’un second écran sur lequel vous pourrez afficher un document A4 à l’échelle 100% verticalement. Vos collaborateurs non seulement n’imprimeront plus inutilement mais ils vous diront merci pour les nouvelles possibilités que représente ce second écran qu’il faudra configurer en extension du premier et non en simple réplication. Ce choix se fait très simplement sur votre ordinateur.
4. Utilisez la signature électronique pour faire signer vos documents
Cela fait longtemps que vous voulez passer au zéro papier, seulement voilà à un moment vos document doivent être signés et cela vous impose les étapes suivantes : impression, envoi, signature, réception et classement du document signé original. Et voilà vos dépenses qui s’envolent et le Graal du zéro papier qui s’éloigne !
La solution de Docage Signature vous permet d’utiliser la signature électronique pour signer et faire signer vos documents sans aucune impression et en réduisant le temps de traitement de vos documents . De plus vous pouvez multiplier gratuitement si besoin les originaux puisque toute copie du document certifié et horodaté par Docage reste un original valable juridiquement. Une source d’économie pour votre entreprise à ne pas négliger.
5. Numérisez votre communication
Une communication imprimée aujourd’hui véhicule une image hors du temps. Les considérations écologiques sont désormais prégnantes et forcent à trouver des alternatives aux vieux réflexes.
Si vous avez un doute, demandez-vous si lorsque vous avez besoin d’une information sur une service ou un matériel que l’on vous a présenté vous allez chercher dans une pile de flyers ou de pochettes commerciales récupérés lors d’un salon ou si vous allez la chercher directement sur internet. Oui un simple email rappelant votre offre et un lien vers votre site sur lequel elle est détaillée est suffisant et bien plus moderne.
Les deux technologies que les commerciaux doivent utiliser en 2020.
Les deux technologies que les commerciaux doivent utiliser en 2020
Pour démultiplier votre force commerciale il vous faut deux technologies qui n’existaient pas il y a quelques années et qui pourtant sont devenues de véritables cash machines pour ceux qui les ont adoptées : le marketing automation et la signature électronique. Ces deux outils pour commerciaux vont optimiser vos résultats pour des dépenses négligeables.
1. Le marketing automation
Le marketing automation, ou en français l’automatisation commerciale digitale est une technologie qui vous permet d’automatiser et de personnaliser votre démarchage ou votre relation clients selon divers scénarios.
Vous créez vous-mêmes vos scénarios en définissant des points d’entrée, des conditions, des actions et des points de sortie.
Un exemple vous permettra d’en voir tout de suite le grand intérêt : Vous envoyez une campagne emailing et vous définissez comme point d’entrée l’ouverture de votre email. Donc ceux qui ouvrent votre email entrent dans le scénario. En action vous leurs envoyez un second email avec une promotion valable 48 heures pour les engager davantage. Ceux qui ont acheté votre produit changent de liste pour passer automatiquement dans une liste « clients » à qui vous pourrez envoyer une future campagne ciblée en fonction de leurs achats. Ceux qui n’ont pas acheté recevront un bon d’achat de 10 € en guise de dernière tentative pour les convertir.
Deux plateformes de marketing automation, entre autres, remplissent parfaitement cette tâche :
Mailchimp et Sendinblue (en français).
Efficace et personnalisé, que demander de plus ? Réponse : La signature électronique !
2. La signature électronique
La signature électronique va vous permettre de faire signer à distance vos devis ou vos contrats à vos prospects et clients bien plus facilement qu’auparavant.
Alors que cette technologie était réservée jusque-là aux grands groupes, la plateforme française Docage Signature la met à la portée des TPE et PME.
Signature à distance avec valeur juridique
En pratique vous déposez votre devis sur la plateforme, saisissez les coordonnées de votre client et ensuite tout est automatisé :
- Votre client reçoit un email avec un lien qui l’invite à signer.
- Il consulte le document en ligne (et vous en serez informé)
- Il signe le document grâce à un code qu’il reçoit par SMS.
- Le document signé légalement et horodaté est envoyé à vous et votre client. Vous conservez donc tous les deux un original à valeur probante (contrairement au document papier scanné qui n’a aucune valeur).
Le suivi de votre devis grâce aux rappels automatiques
Envoyer un devis c’est bien, le suivre c’est mieux ! Pour vous en convaincre rappelez-vous les fois où vous-même avez dû choisir entre plusieurs devis… Pourquoi avez-vous choisi une offre plutôt qu’une autre ?
A offre égale, ce qui fait la différence c’est l’intérêt qui est porté à votre interlocuteur et pour cela il faut poursuivre la relation avec lui au-delà de l’envoi du devis. Et là encore la technologie va le faire pour vous : Docage Signature rappelle automatiquement par email votre client pour vous,
Comment obtenir plus de devis signés
Comment obtenir plus de devis signés
1. Soignez la présentation de votre devis
Pour obtenir plus de devis signés, il faut déjà qu’ils soient lus par votre client. Il ne faut donc pas le rebuter avec une forme négligée. Sans une forme soignée votre prospect risque de ne pas aller plus loin, il faut donc respecter les règles suivantes :
Un entête qui vous identifie clairement
Votre logo et le nom de votre entreprise doivent apparaître clairement. De nombreuses entreprise se contentent de leur logo alors que celui-ci ne comporte pas leur nom de façon clairement lisible.
Mettez l’objet du devis en clair en haut de votre devis, séparé du corps de votre devis, l’idéal est entre le bloc d’adresse et le corps.
Une harmonie colorimétrique professionnelle
Utiliser une seule police, ou 2 si vous voulez en utiliser une autre pour les étiquettes ou les en-têtes de colonne, sans jamais utiliser de police de type script ou excentriques qui ne dégage pas une image professionnelle.
Utiliser la couleur avec goût. Il y a des règles à respecter pour présenter un document harmonieux. Il existe un outil idéal pour cela Adobe Color qui va vous proposer des couleurs qui s’allie avec votre logo en sélectionnant celui-ci sur le site. Là encore une ou 2 couleurs maximum sur votre devis.
2. Le corps de votre devis
Une bonne technique pour vendre plus ou plus cher est de détailler votre devis, cela permet de justifier vos tarifs. Chaque section de votre corps de devis doit être clairement identifié avec un descriptif intelligible par le client. Évitez les termes trop techniques, réservez-les pour le détail de votre produit, service ou ouvrage.
N’oubliez pas de préciser si le prix de chaque ligne comprend la pose, l’installation, l’assistance, le nettoyage, le déplacement. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez également le mentionner clairement pour éviter une confusion dans l’esprit de votre client.
Si votre devis fait plusieurs pages il est important de le sectionner en tranches, chapitres, sections ou lots. Avec des numéros devant chacune de ces sections pour faciliter le dialogue ultérieur avec votre client. Pour cela équipez-vous d’un logiciel de gestion commerciale qui vous simplifiera la tâche et le suivi de vos devis.
3. L’envoi de votre devis
Aujourd’hui la quasi-totalité des devis sont envoyés par email et c’est une excellente chose pour les clients et pour la planète. Mais ces dernières années est apparu un outil qui va vite devenir incontournable et qui devient un véritable assistant commercial : la signature électronique.
Si elle était jusqu’à présent utilisée par les grands groupes, de nombreuses PME l’utilisent désormais. Grâce à la plateforme française Docage Signature qui a rendu la signature électronique abordable techniquement et financièrement pour les plus petites structures.
En pratique vous déposez votre devis sur la plateforme, saisissez les coordonnées de votre client et ensuite tout est automatisé :
- Votre client reçoit un email avec un lien qui l’invite à signer.
- Il consulte le document en ligne (et vous savez qu’il a été consulté contrairement au simple email).
- Il signe le document grâce à un code qu’il reçoit par SMS.
- Le document signé légalement et horodaté est envoyé à vous et votre client. Vous conservez donc tous les deux un original à valeur probante contrairement au document papier scanné que vous recevez la plupart du temps.
4. Le suivi de votre devis
Envoyer un devis c’est bien, le suivre c’est mieux ! Pour vous en convaincre rappelez vous les fois où vous-même avez dû choisir entre plusieurs devis… Pourquoi avez-vous choisi une offre plutôt qu’une autre ?
A offre égale, ce qui fait la différence c’est l’intérêt qui est porté à votre interlocuteur et pour cela il faut poursuivre la relation avec lui au-delà de l’envoi du devis. A ce stade vous vous dites peut-être, « oui mais je n’ai pas le temps ».
Et bien, la technologie est là pour ça. Si vous avez suivi l’étape précédente, sachez que Docage Signature va rappeler par email votre client pour vous, exactement comme un assistant : si votre client ne consulte pas le document, il recevra un ou plusieurs rappels suivant votre paramétrage. Ce fameux rappel que vous ne prenez jamais le temps de faire mais que vos concurrents font et qui fera pencher la balance.
Vous voilà maintenant fin prêt pour augmenter votre taux de signature de devis et améliorer votre image auprès de votre clientèle.
Comparatif des modes d’identification pour la signature électronique
Comparatif des modes d’identification pour la signature électronique
Si le règlement eIDAS définit les conditions de la signature électronique avancée, le mode d’identification du signataire est appréciable par chaque prestataire et chaque utilisateur, chacun peut ainsi choisir sa méthode et peut la renforcer à sa guise dans les limites techniques offertes par la plateforme de signature.
Voici les modes d’identification possibles pour une signature électronique en l’état de la technique :
| Méthode d’identification | Sécurité | Facilité | Coût |
|---|---|---|---|
| Invitation à signer par email sans code | 1/5 | 5/5 | 1/5 |
| Invitation à signer par email + Code à usage unique reçu par mail | 2/5 | 5/5 | 1/5 |
| Invitation à signer par email + Code à usage unique reçu par SMS | 3/5 | 4/5 | 2/5 |
| Signature manuscrite sur un écran tactile | 0/5 | 2/5 | 1/5 |
| Numérisation d’une pièce d’identité | 3/5 | 3/5 | 1/5 |
| Numérisation d’une pièce d’identité + Système de vérification de pièce d’identité | 4/5 | 3/5 | 3/5 |
| Empreinte vocale | 2/5 | 3/5 | 1/5 |
| Utilisation d’un certificat qualifié | 5/5 | 2/5 | 5/5 |
Pour mieux vous guider voici les avantages et les inconvénients de chaque méthode d’identification utilisable par la signature électronique :
Invitation à signer par email sans code :
-
- Avantages :
– On peut signer avec un seul dispositif sur lequel on a accès à sa boîte mail. - Inconvénients :
– On peut signer par inadvertance car un simple clic sur un bouton suffit.
– Système mono identification
- Avantages :
Invitation à signer par email + code à usage unique reçu par email :
-
- Avantages :
– On peut signer avec un seul dispositif sur lequel on a accès à sa boîte mail. - Inconvénients :
– On peut signer par inadvertance car un simple clic sur un bouton suffit.
– Système mono identification
- Avantages :
Invitation à signer par email + code à usage unique reçu par SMS :
-
- Avantages :
– On peut signer en déplacement.
– Système double authentification - Inconvénients :
– Un tiers ayant accès au téléphone du signataire peut signer à sa place
– Le signataire doit utiliser un téléphone dont la ligne est à son nom ou au nom de son entreprise
- Avantages :
Signature manuscrite sur un écran tactile :
-
- Avantages :
– Action similaire à une signature manuscrite - Inconvénients :
– La signature générée est numérique et de mauvaise qualité, elle peut donc facilement être reproduite et contestée par le signataire.
- Avantages :
Numérisation d’une pièce d’identité :
-
- Avantages :
– Action simple à réaliser avec un smartphone - Inconvénients :
– Nécessité d’avoir une pièce d’identité au moment de la signature.
– L’accès à la pièce d’identité du signataire ou à une copie numérisée antérieurement permet de signer à sa place.
- Avantages :
Numérisation d’une pièce d’identité + Système de vérification de la pièce d’identité :
-
- Avantages :
– Action simple à réaliser avec un smartphone - Inconvénients :
– Demande plus de temps car le système passe par un tiers vérificateur
– La correspondance entre la photo sur la pièce d’identité et la photo du signataire n’est pas toujours reconnu notamment lorsque la pièce d’identité date de plusieurs années
- Avantages :
Utilisation d’un certificat qualifié :
-
- Avantages :
– Seule vérification d’identité présumée fiable par la loi - Inconvénients :
– Nécessite un dispositif qualifié remis par un prestataire de confiance qualifié
– Nécessite l’utilisation d’un ordinateur pour utiliser le dispositif
– Rares sont les signataires qui en dispose, même chez les professionnels
- Avantages :
Comme vous pouvez le voir, toute méthode a ses avantages et ses inconvénients, les méthodes sont cependant cumulables pour éliminer certains inconvénients et gagner en fiabilité.
Il faut noter que tous les systèmes cités ont une valeur juridique (plus ou moins forte vous l’aurez compris) dès lors qu’ils sont adossés à des certificats émis par un prestataire de confiance comme et à un dossier de preuve retraçant le parcours de la transaction comme le fait Docage Signature.
Il appartient à l’utilisateur de choisir la méthode la plus appropriée à son cas d’usage.
Pour en savoir plus sur l’état de l’art en matière d’identification à distance, vous pouvez consulter cet article complet publié par la Banque de France.