10 mesures pour simplifier son entreprise
10 mesures pour
simplifier son entreprise
Je vais commencer par vous dire une phrase qu’il faut garder en tête en permanence lorsque l’on gère une entreprise ou un service : rien n’est plus simple que de complexifier. Alors simplifier votre entreprise ne sera pas forcément simple, mais ces quelques conseils vous y aideront et un exemple d’application concrète en fin d’article vous éclairera.
C’est un penchant naturel de toute organisation, y compris de la plus grande de toute : la vie. Pensez qu’à la base de tout organisme, de tout écosystème, de vous-même il y a une organisation interne composée initialement d’une ou 2 cellules. Si la nature est si complexe c’est avant tout à cause du nombre d’intervenants dans son processus de création, d’équilibre, de disparition et de régénération.
Votre entreprise, comme la vie est peut-être née de la rencontre de deux cellules, puis elle a trouvé un équilibre avec une multitude d’intervenants qui lui ont permis de prospérer. Mais avec le temps votre écosystème s’est sans doute alourdi de mauvaises herbes, de terres stériles ou de jungles obscures et impénétrables. C’est alors que le choix de la disparition ou de la régénération se présente. La disparition viendra de l’inaction, la régénération de la séparation du bon grain de l’ivraie.
Avant tout il est très simple de constater l’inefficacité des systèmes dont on n’a pas la charge, car on a un regard extérieur qui met instinctivement face à face le résultat et l’effort nécessaire à sa réalisation. Hélas ce regard disparaît lorsque vous êtes vous-même plongé dans un processus.
Pourquoi ? Principalement pour deux raisons :
Le confort de l’habitude : c’est un biais cognitif bien connu. Votre cerveau vous mènera ou vous fera toujours rester dans une organisation qui lui demande le moins d’efforts, c’est-à-dire celle qu’il maîtrise déjà.
Vous ne percevez pas le rapport résultat/effort car vous ne consommez pas votre produit ou service.
Simplifier va donc vous demander un effort supplémentaire et au minimum une prise de recul par rapport à votre organisation. Pas si simple et dans tous les cas, absolument pas naturel.
Mais alors pourquoi éprouvez vous ce besoin de simplification ?
Une prise de conscience de l’inefficacité de votre organisation suite à un regard extérieur apporté par un tiers. Il peut également s’agir d’une comparaison effectuée avec une organisation voisine ou concurrente. Ou encore et c’est hélas le plus fréquent, par une menace de disparition ou une forte baise de régime qui va vous poussez à ce besoin vital de régénération.
Maintenant que vous savez un peu mieux comment cela fonctionne, voyons les solutions pour y remédier.
et pas seulement dans votre secteur. Pensez au fordisme, au toyotisme qui ont pénétré tous les secteurs industriels bien au-delà de l’automobile. Parfois étudier une organisation différente peut vous permettre de copier des processus, mais aussi de détecter le superflue de sa propre organisation en agissant comme un miroir.
y compris à l’intérieur de votre organisation. Les meilleurs avis sont à prendre auprès de ceux qui viennent de la découvrir et qui naturellement la compare à ce qu’il connaisse déjà. Ce sont les nouveaux salariés, les stagiaires, les intervenants extérieurs. Il faut le faire au bon moment, lorsqu’il en maîtrise les rouages mais que l’habitus n’est pas encore installé.
- Prendre du temps.
C’est indispensable pour permettre à votre cerveau de faire des liens entre votre organisation et tout ce que vous auriez pu observer dans les phases précédentes. Aidez-vous d’une image simple : la vinaigrette. Il n’y a que le repos qui vous permettra de distinguer s’il y a trop d’huile. Lorsqu’on est en mouvement, on ne perçoit pas les strates, et encore moins les superflues. Ce n’est pas du temps de perdu, c’est un investissement.
- Evaluez chaque élément de votre organisation
en termes de plus-value et de complexité. Si le rapport est déséquilibré, faible plus-value et complexité élevée, supprimez cet élément de votre organisation. Parfois en le supprimant purement et simplement, parfois en l’externalisant.
- Fusionnez les étapes, les rôles, les intervenants de votre organisation.
Le découpage à outrance a des effets néfastes qui peuvent être supérieurs aux bénéfices à court terme. On peut citer, la démotivation, la perte de sens, l’augmentation du stress, le manque de communication et d’émulation.
- Documentez vos processus
pour les rendre intelligibles par toutes les parties de votre organisation. Et n’oubliez pas de les introduire par un pourquoi. Le sens d’une procédure facilite son assimilation.
- Combattez la résistance au changement de votre organisation
en donnant du sens à la transformation que vous souhaitez opérer : Expliquez pourquoi et comment vous voulez simplifier.
- Réduisez le nombre de décisions.
Les décisions répétitives peuvent être prises en amont, à tête reposée, puis automatisez pendant le processus. Libérant l’énergie pour les décisions non automatisables.
- Incorporez du visuel pour fixer les idées.
Schéma, croquis, organigramme, infographie, tout est bon pour synthétiser une idée, et donc la rendre plus simple.
- Automatisez tout ce qui peut l’être
tout ce qui ne nécessite pas de prise de décision humaine, de savoir-faire non mécanisable. Là-aussi une image peut vous aider, celle du feu rouge. Serait-il pertinent de mettre un agent à chaque carrefour pour décider du sens de circulation. N’a-t-il pas de mission plus enrichissante pour la société, humainement et financièrement, à remplir. A vous de détecter les feux rouges que vous pouvez intégrer dans votre organisation. En cela une application d’automatisation à la portée de chacun de vos collaborateurs comme Docage peut y contribuer.
Voilà les 10 conseils de base, si vous les trouver un peu trop théoriques, vous pouvez découvrir leur mise en application pratique avec l’exemple d’Emilie, une DRH qui a réduit de 18% le temps de travail de son service, pour le coup cela devient très concret.
Nouveautés Docage Février 2024
Tous modules
- Tous les modules disposent maintenant de la possibilité de créer un modèle.
- Dans la fiche d’un modèle, un nouvel onglet avec les objets générés à partir de ce modèle est présent. Cela permet par exemple de retrouver très facilement d’afficher toutes les transactions créées à partir d’un modèle de parcours, idem pour un modèle de formulaire, de document ou de contact.
- Possibilité d’ajouter les champs personnalisés en colonne dans les listes (et donc exportables au format Excel).
- Possibilité d’ajouter les champs personnalisés des modèles en colonne dans les listes des entités générées (et donc exportables au format Excel).
- Possibilité d’ajouter les champs des formulaires en colonne dans les listes des formulaires générés (et donc exportables au format Excel).
- Ajout d’un filtre avancé en bas de chaque liste avec possibilité de regrouper des conditions en groupe de conditions.
Parcours
- Ajout d’un bouton de signature directement dans la liste des parcours. Bouton présent en entête de la liste pour signer plusieurs parcours. Bouton présent également sur chaque ligne d’un parcours signable par l’utilisateur connecté.
- Ajout des crédits consommés dans le détail et dans les listes des parcours.
- Ajout d’un bouton pour envoyer plusieurs parcours directement depuis la liste des parcours. Bouton présent sur chaque ligne de parcours en état Brouillon.
Lot de parcours
- Envoi des parcours de façon asynchrone avec envoi des évènements du lot par email.
Formulaires de parcours
- Possibilité d’utiliser des champs dynamiques dans les Label des champs qui seront fusionnés avant affichage.
- Option pour préremplir les champs avec les données disponibles au moment de l’affichage du formulaire (désactivée par défaut).
- Options pour définir un minimum et/ou un maximum d’options sélectionnables par l’utilisateur final dans un champ de type Liste déroulante ou Cases à cocher.
- Option pour ne pas afficher les documents du parcours à côté du formulaire.
IBAN et BIC
- Ajout d’un masque automatique en fonction des 2 premières lettres saisies dans un champ IBAN.
- Contrôle de la cohérence des IBAN et des BIC dans les formulaires et les champs personnalisés.
Facturation
- Les factures sont maintenant disponibles dans l’application.
- Une notification est envoyée automatiquement à chaque nouvelle factures aux gestionnaires de crédits.
API
- Possibilité de filtrer les listes d’entités en fonction des champs personnalisés en ajoutant la préfixe CustomFields. devant le nom du champ (voir documentation API).
Nouveautés Docage Février 2023
Multilingues
- Docage est désormais disponible dans 20 langues : Français, Anglais, Espagnol, Allemand, Bulgare, Tchèque, Danois, Grec, Finnois, Hongrois, Italien, Japonais, Hollandais, Polonais, Roumain, Russe, Suédois, Turque, Ukrainien, Chinois
Module Formulaire Web
Le module Formulaire devient Formulaire Web pour marquer la différence avec les formulaires de transaction qui se retrouvent dans la section Signature. La différence entre les deux types de formulaire ? Un formulaire de transaction n’est remplissable qu’une fois une transaction lancée. Le formulaire Web est déployable sur votre site web ou envoyable par email pour générer ensuite un contact, un document ou une transaction.
- Intégration d’un formulaire Web dans votre site web
- Envoi d’un formulaire Web par email
- Création d’un contact après la validation d’un formulaire Web
- Création d’un document après la validation d’un formulaire Web
- Création d’une transaction après la validation d’un formulaire Web
- Redirection paramétrable après la validation d’un formulaire Web
Nouveautés Docage
Module Formulaire
- Les formulaires sont maintenant un module à part entière
- Un formulaire peut être utilisé par plusieurs transactions
- Possibilité de créer un formulaire à partir d’une transaction
- Nouvelle fonction « Mention à saisir » pour le secteur immobilier
- Les formulaires s’affichent à côté des documents de la transaction
- Le validation d’un formulaire redirige automatiquement vers l’écran de signature quand cela est possible
- Les champs zones de texte peuvent être accueillir un traitement de texte complet
Champs dynamiques
- Possibilité d’effectuer une recherche dans les champs dynamiques
- Fusion possible des champs calculés dans les PDF
- Fusion possible des champs formatés dans les PDF
Nouveautés API
Amélioration de CreateFullTransaction
- Prise en compte d’un nouveau scénario : il est désormais possible de modifier les propriétés directes d’un transaction créée à partir d’un modèle dans la même requête. Auparavant il en fallait deux.
- Mise à jour de la documentation désormais illustrée par des exemples plus simples.
Création d’un nouvelle route Transactions/UpdateTransactionFromForm
- Elle permet de mettre à jour une transaction à partir d’un FormData.
Nouveautés Docage
Dans toutes les listes
- Possibilité d’afficher les champs personnalisés sur plusieurs colonnes
Dans la personnalisation des fiches
- Possibilité d’afficher les champs personnalisés sur plusieurs colonnes
Dans la liste des utilisateurs
- Maintien du filtre sélectionné dans les listes
Dans les documents
- Affichage des champs dynamiques en Français
Dans les formulaires de transaction
- Affichage des champs en Français
Nouvelle version Plugin WordPress 1.2.5
Nouvelle version 1.2.5
- Cette nouvelle version améliore les liaisons avec les champs dynamiques
- Cette nouvelle version prend en charge un plus grand nombre de types de champs WPForms
Nouvelle version Plugin WordPress
Nouvelle version 1.2.1
- Cette nouvelle version assure la compatibilité avec les mises à jour de l’API d’octobre 2021
- Cette nouvelle version est compatible avec WordPress 5.8
- Cette nouvelle version est compatible avec WPForms 1.7
Nouveautés API
Recherches
- Amélioration des résultats pour les requêtes permettant de retrouver un contact par son email : Contacts/ByEmail
- Amélioration des résultats pour la requête permettant de retrouver un classeur par son nom : Boxes/ByName
Redirections personnalisables dans le flux d’une transaction
- Possibilité de personnaliser les URL de redirections après le remplissage d’un formulaire
- Possibilité de personnaliser les URL de redirections après la signature ou le refus de signature
- Création des champs dynamiques {{TransactionMember_Id}} et {{TransactionMember_Status}} utilisables dans les URL de redirection
Nouveautés Docage
Dans toutes les listes
- Conservation de la personnalisation des colonnes.
- Ajout du nombre d’éléments présents dans la liste.
- Personnalisation possible du nombre d’éléments par page (10, 50, 100, tous).
- Défilement horizontal permettant d’avoir plus de colonnes que ne peut en afficher le navigateur (permettant d’exporter vers Excel plus de colonnes qu’auparavant).
Dans la liste des transactions
- Ajout dans la fenêtre Infos membre (lors d’un clic sur un membre) du motif de refus.
Dans une fiche de transaction
- Ajout du motif de refus dans l’onglet « Membres » d’une transaction refusée.
Flux d’une transaction
- Passage direct à la signature du document après la validation d’un formulaire.
Nouveautés Docage
Bouton Docage
- Déplacement du bouton Docage en dehors des onglets pour ne pas gêner la visibilité des autres éléments de l’interface.
Interface
- Ajout d’une barre de notification en haut de chaque onglet.
Transaction
- Lorsqu’une transaction en attente de formulaire est annulée, elle repasse en brouillon. Elle peut ainsi être modifiée et renvoyée.
Dans toutes les listes
- Amélioration (jusqu’à 6 fois plus rapide) de la vitesse d’affichage des listes.
- Ajout d’une fonction de duplication en haut des listes pour dupliquer les éléments sélectionnés.
- Les listes ne peuvent être ouvertes qu’une seule fois et sont automatiquement actualisées à chaque affichage.
Donc si vous cliquez sur Mes transactions dans le menu Docage alors que l’onglet Mes transactions est déjà ouvert, celui-ci devient l’onglet actif et actualise ses données. - Un onglet ouvert pour un objet en particulier sera automatiquement réaffiché en cas de réouverture de sa fiche à partir d’un autre onglet :
Donc si la fiche de Léa MARTINEZ est déjà ouverte et que vous cliquez sur Léa MARTINEZ dans la liste des contacts, l’onglet existant sera affiché sans création d’un nouvel onglet.
Dans la liste des transactions
- Affichage d’une fenêtre Infos membre en cliquant sur un membre, cette fenêtre permet de :
- Consulter les informations essentielles du membre : Identifiant, nom, prénom, statut, email et numéro de portable.
- Accéder à la fiche du contact ou de l’utilisateur liée au membre.
- Relancer le membre en particulier (le bouton relancer présent dans la liste relance tous les membres en cours sans distinction)
- Copier le lien d’invitation à signer ( ou à remplir un formulaire s’il y en a un) pour l’utiliser à votre guise.
- Ajout d’un bouton pour télécharger le fichier de preuves directement depuis la liste des transactions.
Dans une fiche de transaction
- Nouvelle fiche de transaction après son envoi. Désormais toutes les informations sont disponibles mais en lecture seule.
- Affichage du type de document « A signer » ou « Annexe ».
- Affichage de la source du document « PDF » ou « Document Docage ».
- Possibilité de remplacer un membre pour tous les types de membres (contre seulement les membres dynamiques auparavant) pour conserver son paramétrage et ses encarts de signature.
- Affichage des encarts de signature sous les documents afin de gagner de l’espace pour l’affichage du document.
- Affichage de la date d’expiration de la transaction (auparavant il n’y avait que le nombre de jours)
- Possibilité de modifier les droits d’une transaction après son envoi.
- Signatures visuelles
- Affichage des coordonnées des signatures visuelles amélioré.
- Ajout d’un fond translucide pour les signatures visuelles pour améliorer leur visibilité.
- Empilage décalé des signatures visuelles lors de l’ajout d’un document avec plusieurs membres déjà présents (auparavant elles étaient empilées)
- Création des signatures visuelles par défaut sur la dernière page lors de l’ajout d’un document (et non plus sur la page 1)
- Nouvelle visionneuse de PDF
- La visionneuse s’affiche désormais systématiquement à droite des membres et non plus en dessous même en cas de petit résolution d’écran.
- Ajout d’un zoom sur la visionneuse de document.
- Ajout de deux boutons pour se rendre sur la 1ère page et sur la dernière page.
- Ajout de bouton Aperçu pour prévisualiser le document fusionné avec tous les champs dynamiques fusionnés avant son envoi.
- Formulaires
- Possibilité d’ajouter un document dans un formulaire qui viendra remplacer un document de la transaction. Utile pour les demandes de RIB, permis de conduire, justificatifs de domicile, etc.
Legal value of handwritten mention in contracts
The legal value of a handwritten mention is null in 99% of cases
With the digitization of documents, the place given to handwritten mentions is (finally) questioned and this is a good thing. Let us announce it now: they are useless in all documents with two exceptions. This means that their usefulness was already almost zero in the paper world and therefore a fortiori in the digital world. So streamline your procedures, the signature alone is enough for almost all your documents.
When is a handwritten mention required?
For an acknowledgement of debt
In France it is required by law in the case provided for in Article 1376 of the Civil Code which provides, in particular for acknowledgements of debt:
An act under private signature by which only one party undertakes to pay him a sum of money or to deliver to him fungible property is proof only if it includes the signature of the person who subscribes to the undertaking and the mention, written by himself, of the sum or quantity in letters and figures. In case of difference, the deed under private signature is proof for the sum written in full.
For a bond
It is also provided for acts of surety by the Consumer Code in two of its articles, Article L314-15 which provides:
A natural person who undertakes by private deed as guarantor for one of the operations covered by Chapter II or III of this Title shall precede his signature with the following handwritten mention and only with it:
« By vouching for X…, up to the limit of the sum of… covering the payment of principal, interest and, where applicable, penalties or late payment interest and for the duration of…, I undertake to reimburse the lender the sums due on my income and property if X… does not satisfy it itself. «
and article L314-16 which specifies:
Where the creditor applies for joint and several security for one of the transactions covered by Chapter II or III of this Title, the natural person acting as guarantor shall precede his signature with the following handwritten statement:
« By waiving the benefit of discussion defined in Article 2298 of the Civil Code and by binding myself jointly and severally with X …, I undertake to reimburse the creditor without being able to demand that he first sue X … « .
Exceptions to the handwritten acknowledgement requirement
The authentic deed (signed before a notary)
However, even in the cases mentioned above, handwritten or electronic information is useless if the deed is authentic (signed before a notary) as provided for in Article 1369 of the Civil Code :
The authentic act is that which has been received, with the required solemnities, by a public officer having competence and capacity to act.
It may be drawn up on electronic media if it is drawn up and kept under conditions laid down by decree of the Council of State.
When it is received by a notary, it is exempted from any handwritten mention required by law.
The act of suretyship under a residential or mixed lease
In addition to the authentic deed, the requirement of a handwritten mention in the deed of guarantee has a second exception: the commitment of the surety in the context of a residential or mixed lease. Indeed, this obligation was abolished by the ELAN law of 2018, which specifies in its article 134 :
The first sentence of the last paragraph of Article 22-1 of Law No. 89-462 of 6 July 1989 to improve rental relations and amending Law No. 86-1290 of 23 December 1986 is worded as follows: « The natural person who acts as surety signs the deed of guarantee showing the amount of the rent and the conditions of its revision as they appear in the rental contract, an explicit and unequivocal statement expressing its knowledge of the nature and extent of the obligation it is entering into, as well as the reproduction of the penultimate paragraph of this article. »
From now on, the particulars must simply be integrated into the contract and a simple signature is sufficient for their consent.
In these cases, can the word « handwritten » be entered electronically?
Yes, this is provided for in Article 1174 of the Civil Code which states:
Where a writing is required for the validity of a contract, it may be drawn up and kept in electronic form under the conditions set out in Articles 1366 and 1367 and, where an authentic instrument is required, in the second paragraph of Article 1369.
Where a written statement is required by the person who binds himself, the latter may affix it in electronic form if the conditions of such affixing are such as to guarantee that it can only be made by himself.
In short
The handwritten mention is mandatory only for an acknowledgment of debt or a deed of guarantee when these are carried out under private signature and the deed of guarantee is not integrated into a residential or mixed lease. For this to be entered electronically, it is therefore necessary to have recourse to a trusted third party such as Docage to prove that this mention has been entered by the person concerned.
In all other cases the requirement of a handwritten or electronic entry of the words « Good for agreement », « Read and approved », « Received by hand » or other is legally unnecessary.
Valeur juridique des mentions manuscrites dans les contrats
La valeur juridique d’une mention manuscrite est nulle dans 99% des cas
Avec la numérisation des documents, la place accordée aux mentions manuscrites est (enfin) remise en cause et c’est une bonne chose. Annonçons le dès maintenant : elle sont inutiles dans tous les documents à deux exception près. Ce qui fait que leur utilité était déjà quasi nulle dans le monde papier et donc a fortiori dans le monde numérique. Alors allégez vos procédures, la seule signature suffit pour quasiment tous vos documents.
Quand une mention manuscrite est-elle exigée ?
Pour une reconnaissance de dettes
En France elle est exigée par la loi dans le cas prévu par l’article 1376 du Code civil qui dispose, notamment pour les reconnaissances de dettes:
L’acte sous signature privée par lequel une seule partie s’engage envers une autre à lui payer une somme d’argent ou à lui livrer un bien fongible ne fait preuve que s’il comporte la signature de celui qui souscrit cet engagement ainsi que la mention, écrite par lui-même, de la somme ou de la quantité en toutes lettres et en chiffres. En cas de différence, l’acte sous signature privée vaut preuve pour la somme écrite en toutes lettres.
Pour un acte de cautionnement
Elle est également prévue pour les actes de cautionnement par le Code de la consommation dans deux de ses articles, l’article L314-15 qui dispose :
La personne physique qui s’engage par acte sous seing privé en qualité de caution pour l’une des opérations relevant des chapitres II ou III du présent titre fait précéder sa signature de la mention manuscrite suivante et uniquement de celle-ci :
» En me portant caution de X…, dans la limite de la somme de… couvrant le paiement du principal, des intérêts et, le cas échéant, des pénalités ou intérêts de retard et pour la durée de…, je m’engage à rembourser au prêteur les sommes dues sur mes revenus et mes biens si X… n’y satisfait pas lui-même. «
et l’article L314-16 qui précise :
Lorsque le créancier demande un cautionnement solidaire pour l’une des opérations relevant des chapitres II ou III du présent titre, la personne physique qui se porte caution fait précéder sa signature de la mention manuscrite suivante :
» En renonçant au bénéfice de discussion défini à l’article 2298 du code civil et en m’obligeant solidairement avec X…, je m’engage à rembourser le créancier sans pouvoir exiger qu’il poursuive préalablement X… « .
Exceptions à l’exigence d’une mention manuscrite
L’acte authentique (signé devant notaire)
Toutefois même dans les cas cités ci-dessus, les mentions manuscrites ou électroniques sont inutiles si l’acte est authentique (signée devant notaire) comme le dispose l’article 1369 du Code civil :
L’acte authentique est celui qui a été reçu, avec les solennités requises, par un officier public ayant compétence et qualité pour instrumenter.
Il peut être dressé sur support électronique s’il est établi et conservé dans des conditions fixées par décret en Conseil d’État.
Lorsqu’il est reçu par un notaire, il est dispensé de toute mention manuscrite exigée par la loi.
L’acte de cautionnement dans le cadre d’un bail d’habitation ou mixte
En plus de l’acte authentique, l’exigence d’une mention manuscrite dans les acte de cautionnement connait une deuxième exception : l’engagement de la caution dans le cadre d’un bail d’habitation ou mixte. En effet cette obligation a été supprimée par la loi ELAN de 2018, qui précise dans son article 134 :
La première phrase du dernier alinéa de l’article 22-1 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs et portant modification de la loi n° 86-1290 du 23 décembre 1986 est ainsi rédigée : « La personne physique qui se porte caution signe l’acte de cautionnement faisant apparaître le montant du loyer et les conditions de sa révision tels qu’ils figurent au contrat de location, la mention exprimant de façon explicite et non équivoque la connaissance qu’elle a de la nature et de l’étendue de l’obligation qu’elle contracte ainsi que la reproduction de l’avant-dernier alinéa du présent article. »
Désormais les mentions doivent être simplement intégrées au contrat et une simple signature suffit pour leur consentement.
Dans ces cas, peut-on saisir électroniquement la mention « manuscrite » ?
Oui cela est prévu par l’article 1174 du Code Civil qui indique :
Lorsqu’un écrit est exigé pour la validité d’un contrat, il peut être établi et conservé sous forme électronique dans les conditions prévues aux articles 1366 et 1367 et, lorsqu’un acte authentique est requis, au deuxième alinéa de l’article 1369.
Lorsqu’est exigée une mention écrite de la main même de celui qui s’oblige, ce dernier peut l’apposer sous forme électronique si les conditions de cette apposition sont de nature à garantir qu’elle ne peut être effectuée que par lui-même.
En résumé
La mention manuscrite n’est obligatoire que pour une reconnaissance de dette ou un acte de cautionnement lorsque ceux-ci sont effectués sous seing privé et que l’acte de cautionnement n’est pas intégré à un bail d’habitation ou mixte. Pour celle-ci puisse être saisie électroniquement il faut donc avoir recours à un tiers de confiance comme Docage pour prouver que cette mention a bien été saisie par la personne concernée.
Dans tous les autres cas l’exigence d’une saisie manuscrite ou électronique des mentions « Bon pour accord », « Lu et approuvé », « Reçu en main propre » ou autre est juridiquement inutile.
Comment Antoine gère ses 9 agences immobilières avec Docage
Comment Antoine gère ses 9 agences immobilières avec Docage et la signature électronique
Après avoir créé ma première agence en 2002, j’ai aujourd’hui la chance d’être à la tête de neuf agences immobilières en Bretagne. Il est évident que mon métier avec neuf agences n’est plus le même qu’avec une ou deux, je dois faire face à de nouvelles problématiques. En effet, il est primordial pour moi d’optimiser les ressources, humaines et matérielles, que nous avons au sein de chacune de nos agences. Et notre plus grande marge de manœuvre était dans la gestion administrative : Force est de constater que nous allouons trop de notre temps à des tâches secondaires et répétitives. Avant d’utiliser Docage, mon objectif était simple : je voulais que tous mes collaborateurs et collaboratrices concentrent le maximum de leur temps sur notre cœur de métier, sur ce que nous aimons faire : gérer, trouver et vendre des biens immobiliers. En parallèle, j’accorde beaucoup d’importance à mon équilibre vie professionnelle et vie personnelle. Je sais aussi que chaque gain organisationnel permet à chacun d’entre nous de libérer du temps pour sa famille et ses amis. Et pour moi c’est aussi pour mes sorties en mer, la voile est mon défouloir par excellence.
Alors, en parlant de ma problématique à un confrère, celui-ci a évoqué le fait qu’il utilisait la signature électronique pour faire signer la majorité de ses documents et que cela avait levé les derniers obstacles à une réelle numérisation de son agence. Vu tous les documents originaux que nous devons faire signer lors des différents actes de gestion et des transactions immobilières que nous gérons, pour l’immobilier la signature électronique m’est apparue comme une évidence, un peu tardive certes mais je ne l’ai découverte que grâce (à cause ?) du COVID. J’ai en effet moi-même signé électroniquement un contrat d’assurance.
Le choix de Docage
En partant de cette idée de signature électronique, j’ai poussé ma réflexion un peu plus loin et j’ai cherché s’il existait une solution qui me permettrait de gérer le cycle de consentement, mais aussi le classement et l’archivage ainsi que, soyons fous, une gestion des accès aux transactions par agence et par commercial. Signature d’un contrat de location, bon de visite, documents relatifs à la mise en place d’un mandat de gestion locative, mandat de vente, il était impératif que tous ces documents originaux soient signés et stockés numériquement. Après avoir étudié le système de cinq plateformes parmi les acteurs sérieux et en Europe pour le RGPD, c’est finalement Docage qui cochait toutes les cases en répondant aux attentes que j’avais listées mais aussi à celles auxquelles je n’avais pas pensé. Cette entreprise normande (comme quoi les bretons sont plus ouverts qu’on ne le croit) me propose à la fois la signature électronique mais aussi l’automatisation des différentes étapes de toutes nos transactions immobilières.
Application pratique de Docage dans nos agences
En pratique comment Docage a changé notre façon de travailler ? Chaque agence à une organisation Docage, et chaque collaborateur à un compte utilisateur. Un utilisateur étant rattaché à une agence. Notre organisation dans Docage est donc exactement la même qu’en réel ce qui simplifie les partages et les accès. Ensuite nous utilisons les modèles de transaction pour gagner du temps et on en gagne beaucoup. Cela permet de définir, à l’avance les parties aux contrats, les documents à signer, les emails qui seront envoyés, les relances automatiques et bien d’autres options. un collaborateur crée une transaction en cliquant sur le modèle et modifie uniquement les infos nécessaires avant d’envoyer sa transaction. Il va automatiquement être notifié par mail du cycle de vie de la transaction sans aller voir dans Docage l’état de ses transactions. De cette manière, les destinataires de nos documents peuvent les signer numériquement depuis leur ordinateur, tablette ou smartphone, qu’ils se trouvent dans nos locaux, chez eux ou en déplacement. Autre contrainte levée, la signature électronique dans l’immobilier doit être associée à une date certaine, là aussi le système de Docage appose un horodatage qualifié (et donc irréfutable) sur les documents, pour moi c’est à la fois un moyen sûr de faire signer des documents originaux mais aussi un gain de temps et de ressources matérielles non-négligeables. Quand je pense aux contrats qu’on imprimait en plusieurs exemplaires, que nous devions faire parvenir par voie postale ou remettre en main propre, attendre le retour des signataires… j’aurais préféré y penser plus tôt.
Ensuite, si mon choix s’est tourné sur Docage c’est aussi pour la possibilité d’automatisation de tous les échanges, en interne et en externe. Les emails d’invitation à signer, les retours vers les bonnes personnes, les relances automatiques ont fluidifier toute la communication clients. En interne la communication a été dépolluée des emails pour savoir où en était tel ou tel dossier. Le partage et les accès sont aussi automatisés, nous pouvons créer des modèles de baux par exemple partageables grâce au système de droits intégrés à Docage. Un exemple : les directeurs d’agence peuvent avoir le droit de modifier les modèles alors que tous les collaborateurs pourront l’utiliser. Mais cela va plus loin puisque je peux donner des droits à une agence en particulier ou à un groupe d’utilisateurs regroupés dans un « cercle ». Ce qui s’avère très pratique avec le turn-over que l’on peut avoir. Je n’ai pas ainsi à redéfinir les droits, il suffit que le nouveau collaborateur fasse partie de l’agence pour qu’il hérite des droits de l’agence. Ce système nous permet de consulter les contrats générés par d’autres personnes et assurer le suivi sans chercher l’info.
Si je devais vous donner un dernier avantage que Docage m’offre, c’est la possibilité de nous organiser grâce aux classeurs qui sont des dossiers virtuels pouvant notamment contenir les documents, les contrats, les mandats et tous les contacts créés autour d’une transaction immobilière particulière ou d’une de nos agences. Pour vous donner un exemple concret, une transaction peut appartenir à plusieurs classeurs (contrairement à Windows). Chez nous elles sont systématiquement classées dans un classeur au nom du client, un classeur au nom du collaborateur en charge du client et un classeur au nom de l’agence. Un classeur pouvant également contenir des contacts, on a désormais toutes les infos d’un dossier en temps réel quelle que soit la façon de le chercher. Ce sont les directeurs d’agence qui sont les plus heureux avec ce nouveau système. De la génération des documents, en passant par leur signature, leur classement et les statistiques par agence ou par collaborateur, tout est beaucoup plus simple, centralisé et sécurisé.
Le zéro papier, on y est presque !
Si je partage mon expérience avec Docage c’est pour deux raisons. Premièrement, pour l’immobilier la signature électronique et la dématérialisation, ce n’est pas l’avenir c’est maintenant ! Et si les pouvoirs publics pouvaient presser le pas pour que la dernière exception qui reste encore expressément exclue de la signature électronique dans le circuit immobilier disparaisse, à savoir l’acte de cautionnement. S’agissant d’une sûreté à titre privé, l’article 1175 2º du Code civil stipule en effet que font exception à la possibilité d’utiliser la signature électronique dans les contrats « Les actes sous signature privée relatifs à des sûretés personnelles ou réelles, de nature civile ou commerciale, sauf s’ils sont passés par une personne pour les besoins de sa profession ». Donc encore un petit effort Mesdames et Messieurs les législateurs et on pourra enfin dure aurevoir au papier. Deuxièmement, c’est en se débarrassant des tâches administratives qu’on rendra notre secteur plus attractif pour attirer les jeunes pour qui gérer du papier est encore plus ubuesque en 2021 que pour nous.
La signature électronique dans l’assurance
Les avantages de la signature électronique pour l’assurance
La signature électronique et l’assurance c’est une histoire de longue date. L’assurance a été un des tous premiers secteurs à adopter la signature électronique tant le traitement des documents représentait une lourde perte de temps. Cette adoption a immédiatement permis une efficacité substantielle du traitement documentaire. Elle a également permis aux premiers pure-players de l’assurance en ligne de lever l’obstacle de l’échange physique des contrats. Dès lors tous les autres acteurs y compris les traditionnels l’ont adoptée pour rester concurrentiel. Aujourd’hui souscrire électroniquement un contrat d’assurance est devenu la norme. C’est également le premier vecteur de découverte de la solution pour les particuliers. Alors assureurs, mutuelles, courtiers, si vous n’y êtes pas encore passé, ou si votre solution actuelle est trop coûteuse ou manque de fonctionnalités, nous allons vous faire découvrir les avantages de la signature électronique proposée par Docage.
Depuis la loi du 13 mars 2000, qui lui donne une valeur juridique égale à celle de la signature manuscrite, la signature électronique permet de réduire les temps de signature des différentes parties tout en sécurisant entièrement les transactions. Plus besoin donc d’imprimer et d’envoyer vos documents par courrier ou même par mail, ni d’attendre que vos clients les aient imprimés, signés et renvoyés. Ce gain en efficacité est d’ailleurs largement augmenté par les nouvelles plateformes de contractualisation comme Docage qui en plus de permettre la signature à distance, automatisent la génération des contrats : en quelques minutes seulement vos contrats peuvent être générés, signés et archivés sans aucune intervention.
Les applications de la signature électronique dans l’assurance
Quels documents vous et vos clients allez-vous pouvoir signer électroniquement ?
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Contrats d’assurance santé
Ces contrats d’assurance santé pourront être signés en ligne sans que vos souscripteurs ne soient dans l’obligation de se rendre physiquement dans vos locaux et permettra à vos agents de gagner un temps précieux.
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Contrats d’assurance habitation
Tout locataire ou propriétaire d’un bien immobilier est tenu d’assurer son logement, qu’il s’agisse d’une résidence principale ou secondaire. Grâce à la signature électronique, la souscription d’un contrat d’assurance habitation peut se faire en toute simplicité et en un temps record.
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Contrats d’assurance automobile
Encore un exemple de contrat que chaque détenteur d’un véhicule est dans l’obligation de souscrire. La signature électronique permettra à vos clients de signer très rapidement et en toute simplicité un contrat d’assurance, surtout dans des délais très courts souvent imposés par l’acquisition d’un nouveau véhicule.
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Contrats d’assurance professionnelle
Pour vos clients professionnels le gain de temps réalisé sera tout aussi avantageux pour la souscription de leurs contrats tels que les assurances multirisque pro, responsabilité civile professionnelle, mutuelle pro ou encore garantie décennale.
La signature électronique dans l’assurance et les idées reçues
Je dois conserver les documents papiers en cas de contrôle ou de litige.
Non, si vous avez fait signer vos documents avec une solution de signature électronique à valeur légale comme Docage. Vos documents numériques sont des bien des originaux au regard de la loi. A ce titre ils ont une valeur probante auprès de l’administration et des tribunaux. Ils ont même un atout notable : l’horodatage qualifié déterminant avec exactitude et sans remise en cause possible le jour et l’heure de la signature du document.
Mettre en place une dématérialisation complète coûte cher.
A cette question 3 réponses possibles :
Non si vous choisissez une solution clé en main comme Docage qui est opérationnelle immédiatement sans aucun frais de mise en service.
Un peu plus cher si vous souhaitez intégrer une plateforme de consentement dans votre logiciel métier via notre API. Mais le gain de temps que devrait vous procurer cette intégration par la suite sera amorti en quelques semaines.
Oui si vous optez pour des plateformes qui n’hésitent pas à vous facturer des frais d’installation entre plusieurs centaines ou milliers d’euros pour un paramétrage qui avec Docage est automatisé.
Faites confiance à Docage, la plateforme de contractualisation idéale pour l’assurance
Une interface simple et une prise en main rapide
Faire signer un document électroniquement avec Docage est aussi simple que d’envoyer un email. En moins d’une minute vous pouvez envoyer votre premier document à signer. Mais le véritable puissance de Docage se révélera lorsque vous utiliserez les modèles qui automatiseront tous vos paramétrages.
Une sécurité accrue
Une signature électronique offre plus de sécurité qu’un document signé à la main. Une fois signé votre document comporte les certificats électroniques pour chaque signataire et un horodatage qualifié eIDAS. La document est ainsi scellé empêchant toute modification ultérieure. Un fichier de preuves l’accompagne, le tout étant archivé pendant 10 ans.
La plateforme de consentement avec un rapport prestation-prix inégalé
A 0.75 € vous bénéficiez d’une offre unique qui inclus tout ce dont vous pouvez avoir besoin : parcours de consentement, certificats de signature électronique, horodatage qualifié et archivage pendant 10 ans ! Comparés aux 4,70 € d’une gestion de signature par email, ou aux 9,60 € d’une gestion de signature par courrier, le retour sur investissement est immédiat et sans égal. Sachant que les 0.75 € ne sont débités qu’en cas de signature de votre document, sinon c’est gratuit.
S’il vous reste un doute sur l’intérêt financier de Docage, vous pouvez calculer en direct votre tarif. Visualisez les économies et les revenus que vous pouvez générer grâce à notre simulateur de tarifs.
Des fonctionnalités adaptées à vos documents
Non seulement notre plateforme de consentement électronique vous permet faire signer électroniquement vos documents, mais en plus vous bénéficiez de fonctionnalités exclusives comme :
- Les relances automatiques par email des signataires qui augmentent le taux de signatures.
- La génération par lot de vos transactions qui vous permet de générer plusieurs milliers de transactions en une seule opération.
- L’archivage pendant 10 ans de vos transactions et de leur fichier de preuve.
Testez librement et gratuitement Docage Signature ou contactez-nous dès aujourd’hui si vous avez des questions ou pour être guidé lors de votre démarrage.
Cómo Emilie transformó su departamento de RRHH con la firma electrónica
Cómo reduje el tiempo de trabajo en nuestro departamento de RRHH con Docage en 18%
Soy RRHH, sustituyo la « R » por recursos, relaciones o riqueza, no me importa, soy la « H » que siempre me ha motivado. No digo que sea la carta más fácil, pero es un maldito terreno vivo y es bueno porque me gusta el cambio. Esta es mi quinta compañía en mis 20 años de carrera. Cuando asumí mi nuevo cargo, tuve que responder a las necesidades, problemas y bienestar de los empleados, desde la contratación y el despido, hasta la gestión de nóminas y contratos. Tener un fuerte gusto por optimizar los procesos, sean cuales sean, quiero decir que en mi vida personal tengo el mismo defecto, rápidamente sentí la pérdida de tiempo y energía que reinó en el servicio. Principalmente debido a la gestión del papeleo, sí parece increíble en una empresa como la nuestra que tiene su propio departamento de TI, solución de colaboración en la nube y toda la gama de herramientas modernas.
Así que busqué una solución para eliminar este papel, que a menudo tenía un solo propósito: la necesidad de mantener un original. ¿Y qué es un original? Es un documento con una firma. Así que si resumo la situación: todos nuestros contratos, declaraciones por hora, notas informativas a los empleados fueron toda la base de los documentos digitales y todo terminó siendo… materializado y en varias copias, por favor. Todo para mantener una firma. Una heresía cuando lo piensas, pero la regla en todas las empresas donde trabajé tan nada anormal a primera vista.
El clic vino a mí firmando mi nuevo contrato de seguro por firma electrónica. Pero sí, esa es la solución. No es que nunca había utilizado la firma electrónica como tal, también tenía mi certificado en mi pequeña memoria USB que utilizaba para firmar nuestros documentos en casa, pero nunca había pensado en usarlo externamente, y lo cambia todo.
Así que busqué una solución única para firmar interna y externamente y seleccioné Docage para la simplicidad del proceso y el hecho de que cualquiera puede firmar nuestros documentos sin la necesidad de crear una cuenta. Ser capaz de firmar con un código SMS hace que el manejo sea accesible para todos, incluidas las personas fuera de la empresa y nuestros solicitantes. Un buen primer contacto telefónico también confirmó mi elección.
Entonces, ¿qué ha cambiado en nuestro departamento de RRHH? Si digo todo lo que pensarás que estoy exagerando, y bueno yo también en tu lugar, pero es verdad.
Eso es después de tres meses donde estamos y donde estoy. El papel está terminado para siempre. Los documentos nacen digitalmente, viven digitalmente y mueren (casi) digitalmente. Nuestros documentos se crean a partir de nuestro software de negocios, procesamiento de textos o spreadshee. Los consultamos, los consultamos y los modificamos como antes y luego los firmamos y los firmamos sin imprimir. Las personas afectadas por el documento son notificadas por Docage, lo que significa que llamamos más a tal o tal para averiguar dónde está la firma. Es tan fluido.
Otro interés, la clasificación automática de documentos en un sistema de múltiples archivadores desarrollado por Docage, explico: antes de que un documento tuviera que ser etiquetado en nuestro antiguo sistema GED para cada palabra clave por la que queríamos encontrarlo. Funcionó pero tomó tiempo, hoy se hace automáticamente desde la creación del documento porque utilizamos los modelos de Docage. Sin embargo, estos modelos ya están categorizados en varios archivadores, lo que significa que cada documento creado a partir de estos modelos se vincula automáticamente a los mismos archivadores. Adiós al etiquetado digital y, por supuesto, a despedirse del archivo de papel. Archivo que, como a menudo en recursos humanos o contabilidad, se hizo en dos fases: en una carpeta accesible en nuestro departamento durante un año, a continuación, cada fin del mes de mudanza de archivadores del mismo mes del año pasado en la sala de archivos. Docage archiva nuestros documentos durante al menos 10 años y aquí también es automático para todos los documentos firmados. Si me gusta tanto el sistema de archivo Docage que no es del todo para nada, participé a mi humilde nivel como usuario de referencia. De hecho Stéphane, nuestro asesor en Docage, me preguntó cómo imaginamos el sistema de clasificación ideal, bien lo creas o no, pero el resultado es exactamente lo que había descrito, con un detalle que lo llamé archivos. Me hizo divertido porque fue la primera vez que le di mi opinión a un editor de software y algo concreto salió de ella. Por lo general, especialmente con el software de nómina, sus comentarios de servicio al cliente tienen tanto efecto como una crema antiarrugas. Espero que esto te pase a ti, te reconcilia con esta especie aparte de los « científicos informáticos ».
Así que sí toda esta automatización, necesariamente libera tiempo, e incluso te lo daré precisamente desde que la planteamos escrupulosamente con mi servicio durante 15 días después de 1 mes cuando todo estaba en su lugar. Sentimos que estábamos más relajados, que teníamos más tiempo para pasar con los candidatos, los empleados de la empresa que nos llama para sus vacaciones, sus paradas, sus preguntas sobre sus recibos de pago. En resumen lo sentimos, pero la figura nos dejó un momento sin palabras cuando en Excel presionamos el sigma para mostrar el total: 63 horas! Sí, habíamos dedicado 63 horas menos al procesamiento de nuestros documentos. Somos 5 personas, así que eso es alrededor de 18 de nuestro tiempo de trabajo añadido. Es decir, casi el tiempo de trabajo de uno de nosotros.
Baste decir que nos permitió sacar a la salida todos los proyectos que teníamos y pensar que ahora teníamos tiempo para implementarlos. Proyectos que habíamos definido en una reunión conjunta y que la dirección y los empleados querían ver implementados durante varios años para algunos. El tipo de proyecto que da sentido a nuestro trabajo y nos ayuda a apoyar los lados menos agradables pero necesarios.
Cuando presenté este ahorro de tiempo a nuestro jefe, no se sorprendió, simplemente dijo: « Entiendo mejor ». Dijo que había tenido varios comentarios positivos que nuestros colegas nos encontraron más relajados por teléfono. Un efecto indirecto de tener tiempo para hacer las cosas sin duda.
Ahora, después de ser pioneros en la empresa, nuestro departamento de TI está conectando otros servicios a Docage. Estoy orgulloso de ello, debo decir.
Así que sí significa que siempre se puede mejorar una organización que parece inmutable, sólo hay que mirar si no hay un grano de arena que una vez eliminado revela una nueva fluidez.
Personalmente, mientras que los cambios iniciales fueron esencialmente internos y relacionados con el placer de cambiar hábitos y ver los resultados. Estos son ahora efectos más profundos que se manifiestan gracias a una novedad en mi vida: ahora voy a tiempo por la noche. Sí, tiene unas pocas palabras y casi podría parecer anecdótico, pero este es el gran punto de inflexión en mi vida: el tiempo disponible en un día. El que está fuera del trabajo y el viaje al trabajo. Significa tiempo para que mi hija.hable de su día, la recoja después del baloncesto. Es hora de ir al deporte los martes y jueves, mientras que antes voy una vez cada dos semanas aunque en ese momento no lo admitiera.
Así que, sí, tú también, sea cual sea tu trabajo, estés atento y abierto a los cambios, los que germinan en tu mente, o en los de tus colegas. Escuche las propuestas o mejore aún más haciéndoles preguntas abiertas sobre sus actividades diarias y escuchándolas. Esto hecho puede hacer un pequeño consejo de una serie de « Gestión » pero cuando funciona un buen consejo sigue siendo un buen consejo. Ese fue mi ejemplo, si todavía estás aquí, es porque estás interesado en ello y puede inspirarte. Agradezco a Stéphane de Docage que después de escucharme 20 veces por teléfono decir « ¡Pero es genial lo tuyo! » se ofreció a escribir este texto.
How Emilie transformed her HR department with the electronic signature
How I reduced working time in our HR department with Docage by 18%
I am HR, replace the « R » by resources, relationships or wealth, it does not matter to me, I am the « H » that has always motivated me. I’m not saying it’s the easiest letter, but it’s a damn living ground and it’s good because I like change. This is my fifth company in my 20-year career. When I took up my new position, I had to respond to the needs, problems and well-being of employees, from hiring and firing, to payroll and contract management. Having a strong taste for optimizing processes, whatever they are, I mean that in my personal life I have the same flaw, I quickly felt the loss of time and energy that reigned in the service. Mainly due to the management of paperwork, yes it seems incredible in a company like ours that has its own IT department, collaboration solution in the cloud and the whole array of modern tools.
So I looked for a solution to remove this paper, which often had only one purpose: the need to keep an original. And what is an original? It is a document with a signature. So if I summarize the situation: all our contracts, hourly statements, briefing notes to employees were all the basis of digital documents and all ended up being… materialized and in several copies please. All to keep a signature. A heresy when you think about it, but the rule in all the companies where I worked so nothing abnormal at first glance.
The click came to me by signing my new insurance contract by electronic signature. But yes, that’s the solution. Not that I had ever used the electronic signature as such, I also had my certificate on my small USB stick that I used to sign our documents in-house, but I had never thought of using it externally, and it changes everything.
So I looked for a unique solution to sign internally and externally and I selected Docage for the simplicity of the process and the fact that anyone can sign our documents without the need to create an account. Being able to sign with an SMS code makes handling accessible to everyone, including people outside the company and our applicants. A good first phone contact also confirmed my choice.
So what has changed in our HR department? If I say everything you will think that I am exaggerating, and well I too in your place, but it is true.
That is after three months where we are and where I am. The paper is finished for good. Documents are digitally born, live digitally and die (almost) digitally. Our documents are created from our business software, word processing or spreadshee. We consult them, consult them and modify them as before and then sign them and have them signed without printing. The people affected by the document are notified by Docage, which means that we call more such or such to find out where the signature is. It’s so fluid.
Another interest, the automatic classification of documents in a system of multiple filing cabinets developed by Docage, I explain: before a document had to be labeled in our old GED system for each keyword by which we wanted to find it. It worked but took time, today it is done automatically from the creation of the document because we use the models of Docage. However, these models are already categorized into several filing cabinets, which means that each document created from these models is automatically linked to the same filing cabinets. Farewell to digital labelling and of course farewell to paper archiving. Archive which, as often in HR or accounting, was done in two phases: in a binder accessible in our department for a year, then every end of the month moving filing cabinets from the same month last year in the archives room. Docage archives our documents for at least 10 years and here too it is automatic for all signed documents. If I like the Docage filing system so much it’s not entirely for nothing, I participated at my humble level as a reference user. Indeed Stéphane, our advisor at Docage, asked me how we imagined the ideal classification system, well believe it or not but the result is exactly what I had described, to a detail I called it files. It made me funny because it was the first time I gave my opinion to a software publisher and something concrete came out of it. Usually, especially with payroll software, your customer service remarks have as much effect as an anti-wrinkle cream. I hope this happens to you, it reconciles you with this species apart from « computer scientists ».
So yes all this automation, necessarily it frees up time, and I’ll even give it to you precisely since we raised it scrupulously with my service for 15 days after 1 month when everything was in place. We felt that we were more relaxed, that we had more time to spend with the candidates, the employees of the company that calls us for their holidays, their stops, their questions on their pay slips. In short we felt it but the figure left us a moment speechless when in Excel we pressed the sigma to display the total: 63 hours! Yes we had spent 63 hours less on processing our documents. We are 5 people, so that’s about 18 of our added work time. That is, almost the working time of one of us.
Suffice to say that it allowed us to bring out all the projects we had and to think that now we had time to implement them. Projects that we had defined in a joint meeting and that management and employees wanted to see implemented for several years for some. The kind of project that gives meaning to our job and helps us to support the less pleasant but necessary sides.
When I presented this time saving to our boss, he was not surprised, he simply said, « I understand better. » He said he had had several positive feedback that our colleagues found us more relaxed on the phone. An indirect effect of having time to do things without a doubt.
Now, after being a pioneer in the company, our IT department is connecting other services to Docage. I am proud of it I must say.
So yes it means that you can always improve an organization that seems immutable, you only have to look if there is not a grain of sand that once removed reveals a new fluidity.
Personally, while the initial changes were essentially internal and related to the pleasure of changing habits and seeing the results. These are now deeper effects that are manifested thanks to a novelty in my life: I now go on time at night. Yes it holds in a few words and could almost seem anecdotal but this is the big turning point in my life: the time available in a day. The one outside of work and the commute to work. It means time for my daughter, to discuss her day, to pick her up after basketball. Time to go to sports on Tuesdays and Thursdays, whereas before I go once every two weeks even if at the time I did not admit it.
So, yes, you too, whatever your job, be attentive and open to changes, those that germinate in your mind, or in those of your colleagues. Listen to the proposals or get even better by asking them open questions about their daily activities and listening to them. This done may do a little advice out of a number of « Management » but when it works a good advice remains good advice. That was my example, if you are still here, it is because you are interested in it and may inspire you. I thank Stéphane de Docage who after hearing me 20 times on the phone say « But it’s great your thing! » offered to write this text.
Comment Emilie a transformé son service RH avec la signature électronique
Comment j’ai réduit de 18% le temps de travail dans notre service RH avec Docage
Je suis DRH, remplacez le « R » par ressources, relations ou richesses, cela m’importe peu, moi c’est bien le « H » qui m’a toujours motivé. Je ne dis pas que c’est la lettre la plus facile, mais c’est un terrain sacrément vivant et cela tombe bien car j’aime le changement. J’en suis à ma 5e entreprise en 20 ans de carrière. Lorsque j’ai pris mon nouveau poste, j’ai dû répondre aux besoins, aux problèmes et au bien-être des employés, de l’embauche et des licenciements, à la gestion de la paie et des contrats. Ayant un goût prononcé pour l’optimisation des processus, quel qu’ils soient, j’entends par là que dans ma vie perso j’ai le même travers, j’ai très vite senti la perte de temps et d’énergie qu’il régnait dans le service. Principalement due à la gestion de la paperasse, oui cela semble incroyable dans une entreprise comme la nôtre qui dispose de son propre service informatique, de solution de collaboration dans le cloud et toute la panoplie des outils modernes.
J’ai donc cherché une solution pour supprimer ce papier, qui n’avait bien souvent qu’une seule raison d’être : le besoin de conserver un original. Et qu’est-ce qu’un original ? C’est un document qui contient une signature. Donc si je résume la situation : tous nos contrats, relevés d’heures, notes d’information aux salariés étaient tous à la base des documents numériques et finissaient tous par être… matérialisés et en plusieurs exemplaires s’il vous plaît. Tout ça pour conserver une signature. Une hérésie quand on y pense, mais la règle dans toutes les entreprises où j’ai travaillé donc rien d’anormal au premier regard.
Le déclic m’est venu en signant mon nouveau contrat d’assurance par signature électronique. Mais oui la voilà la solution,. Non pas que je n’avais jamais utilisé la signature électronique en tant que telle, j’avais moi aussi mon certificat sur ma petite clé USB qui me servait à signer nos documents en interne, mais jamais je n’avais pensé à l’utiliser en externe, et ça change tout.
J’ai donc cherché une solution unique pour signer en interne et en externe et j’ai retenu Docage pour la simplicité du procédé et le fait que n’importe qui peut signer nos documents sans avoir besoin de créer un compte. Le fait de pouvoir signer grâce à un code SMS rend la manipulation accessible à tous y compris aux personnes extérieures à l’entreprise comme nos postulants. Un bon premier contact téléphonique m’a également conforté dans mon choix.
Et donc qu’est-ce que cela a changé concrètement dans notre service RH ? Si je dis tout vous penserez que j’exagère, et bien moi aussi à votre place, mais c’est pourtant vrai.
Voilà après trois mois où nous en sommes et où j’en suis. Le papier c’est terminé pour de bon. Les documents naissent numériques, vivent numériques et meurent (ou presque) numériques. Nos documents sont créés à partir de nos logiciels métiers, de nos traitements de texte ou de nos tableurs. On les consulte, on les consulte et les modifie comme avant puis on les signe et on les fait signer sans impression. Les personnes concernées par le document sont notifiées par Docage, ce qui signifie que l’on appelle plus untel ou untel pour savoir où en est la signature. C’est tellement fluide.
Autre intérêt, le classement automatique des documents dans un système de classeurs multiples développé par Docage, je m’explique : avant un document devait être étiqueté dans notre ancien système de GED pour chaque mot clé par lequel on souhaitait le retrouver. Cela fonctionnait mais prenait du temps, aujourd’hui c’est fait automatiquement dès la création du document car on utilise les modèles de Docage. Or ces modèles sont déjà classés dans plusieurs classeurs, ce qui signifie que chaque document créé à partir de ces modèles est automatiquement lié aux mêmes classeurs. Adieu l’étiquetage numérique et bien sûr adieu l’archivage papier. Archivage qui, comme souvent dans les RH ou en compta, se passait en 2 phases : dans un classeur accessible dans notre service pendant un an, puis chaque fin de mois déménagement des classeurs du même mois de l’année dernière dans la salle des archives. Docage archive nos documents pendant 10 ans au minimum et là aussi c’est automatique pour tous les documents signés. Si j’aime autant le système de classeurs de Docage ce n’est pas tout à fait pour rien, j’y ai participé à mon humble niveau en tant qu’utilisatrice référente. En effet Stéphane, notre conseiller chez Docage, m’a demandé comment nous imaginions le système de classement idéal, et bien croyez-le ou non mais le résultat est exactement ce que j’avais décrit, à un détail près moi j’appelais ça des dossiers. Ça m’a fait drôle car c’est la première fois que je donnais mon avis à un éditeur de logiciel et qu’il en ressortait quelque chose de concret. D’habitude, surtout avec les logiciels de paye, vos remarques faites au service client ont autant d’effet qu’une crème anti-rides. Je vous souhaite que cela vous arrive, ça vous réconcilie avec cette espèce à part « les informaticiens ».
Alors oui toute cette automatisation, forcément cela libère du temps, et je vais même vous le donner précisément puisque nous l’avons relevé scrupuleusement avec mon service pendant 15 jours après 1 mois où tout était en place. On le sentait bien qu’on était plus détendu, qu’on avait plus de temps à passer avec les candidats, les collaborateurs de l’entreprise qui nous appelle pour leurs congés, leurs arrêts, leurs questions sur leurs bulletins de paye. Bref on le sentait mais le chiffre nous a laissé un moment sans voix quand dans Excel on a appuyé sur le sigma pour afficher le total : 63 heures ! Oui nous avions passé 63 heures de moins sur le traitement de nos documents. Nous sommes 5 personnes, cela représente donc environ 18% de notre temps de travail additionné. C’est-à-dire quasiment le temps de travail de l’un d’entre nous.
Autant vous dire que cela nous a permis de ressortir tous les projets que nous avions et de se dire que maintenant nous avions le temps de les mettre en œuvre. Des projets que nous avions définis en réunion paritaire et que la direction comme les salariés souhaitaient voir concrétisés depuis plusieurs années pour certains. Le genre de projet qui donne du sens à notre métier et qui nous aide à supporter les côtés moins agréables mais nécessaires.
Lorsque j’ai présenté cette économie de temps à notre patron, il n’a pas été surpris, il m’a simplement dit : « Je comprends mieux ». Il a précisé qu’il avait eu plusieurs remontées positives comme quoi au téléphone nos collègues nous trouvaient plus détendus. Un effet indirect d’avoir le temps de faire les choses sans aucun doute.
Voilà, après avoir joué les pionnières dans l’entreprise, notre service informatique est en train de relier les autres services à Docage. Je n’en suis pas peu fière je dois dire.
Alors oui cela signifie que l’on peut toujours améliorer une organisation qui semble immuable, il faut seulement chercher s’il n’y a pas un grain de sable qui une fois enlevé révèle une nouvelle fluidité.
A titre personnel, alors que les changements initiaux étaient essentiellement intérieurs et liés au plaisir de bouleverser les habitudes et d’en constater les résultats. Ce sont maintenant des effets plus profonds qui se manifestent grâce à une nouveauté dans ma vie : je pars maintenant à l’heure le soir. Oui cela tient en peu de mots et pourrait presque paraître anecdotique mais voilà le grand tournant dans ma vie : le temps disponible dans une journée. Celui en dehors du travail et du trajet pour se rendre au travail. Cela veut dire du temps pour ma fille, pour discuter de sa journée, pour aller la chercher après le basket. Du temps pour aller faire du sport le mardi et le jeudi, alors qu’avant j’y aller une fois toutes les deux semaines même si à l’époque je ne me l’avouais pas.
Alors, oui vous aussi quel que soit votre métier, soyez attentif et ouvert aux changements, ceux qui germent dans votre esprit, ou dans ceux de vos collègues. Soyez à l’écoute des propositions ou encore mieux suscitez les en leur posant des questions ouvertes sur leur activité quotidienne et en les écoutant. Cela fait peut faire un peu conseil sorti d’un numéro de « Management » mais quand ça fonctionne un bon conseil reste un bon conseil. Voilà c’était mon exemple, si vous êtes encore là c’est qu’il vous a intéressé et qu’il vous inspirera peut-être. Je remercie Stéphane de Docage qui après m’avoir entendu 20 fois au téléphone lui dire « Mais c’est génial votre truc ! » m’a proposé d’écrire ce texte.
Por qué las paráfrasis son inútiles con la firma electrónica
La firma electrónica hace que las paráfrasis sean obsoletas
Muchos nuevos usuarios de la firma electrónica quieren colocar una firma visual o paráfrasis en cada página de su documento. Sin embargo, esto es absolutamente inútil con soluciones modernas y seguras como la de Docage. He aquí por qué:
Con un documento en papel las paráfrasis, los originales escritos a mano en la parte inferior de las páginas, sirven para demostrar que todas las páginas del documento son originales y auténticas. Que no se han reemplazado, modificado o añadido páginas desde la firma.
En una transacción digital con Docage, por ejemplo, la integridad del documento está garantizada por un sello criptográfico que evita cualquier modificación adicional del más mínimo carácter o píxel del documento sellado. Debe recordarse que incluso la firma visual en el documento no tiene ningún valor legal como tal. Solo los certificados electrónicos se agregan al documento pero no son visibles directamente en el documento (pero visibles y verificables en el panel Firmas de Acrobat Reader) los que le dan su valor legal.
Así que no lo olvides, ¡las paráfrasis pertenecen al viejo mundo, la del papel!
Why initials on each page are useless with electronic signature
Electronic signature makes initials obsolete
Many new users of the electronic signature want to place a visual signature or paraphrases on each page of their document. Yet this is absolutely useless with modern and secure solutions like Docage’s. Here’s why:
With a paper document the paraphrases, originals handwritten at the bottom of pages, serve to prove that all pages of the document are original and authentic. That there have been no pages replaced, modified or added since the signing.
In a digital transaction with Docage, for example, the integrity of the document is ensured by a cryptographic seal that prevents any further modification of the slightest character or pixel of the sealed document. It should be remembered that even the visual signature in the document has no legal value as such. It is only electronic certificates that are added to the document but not visible directly in the document (but visible and verifiable in the Signatures panel of Acrobat Reader) that give it its legal value.
So don’t forget, the paraphrases belong to the old world, that of paper!
Pourquoi les paraphes sont inutiles avec la signature électronique
La signature électronique rend les paraphes obsolètes
Nombreux sont les nouveaux utilisateurs de la signature électronique à vouloir placer une signature visuelle ou des paraphes sur chaque page de leur document. Pourtant cela est absolument inutile avec les solutions modernes et sécurisées comme celle de Docage. Voilà pourquoi :
Avec un document papier les paraphes, initiales manuscrites en bas de pages, servent à prouver que toutes les pages du document sont originales et authentiques. Qu’il n’y a pas eu de pages remplacées, modifiées ou ajoutées depuis la signature.
Dans le cadre d’une transaction numérique réalisée avec Docage par exemple l’intégrité du document est assurée par un scellement cryptographique qui empêche toute modification ultérieure du moindre caractère ou pixel du document scellé. Il faut à ce sujet rappeler que même la signature visuelle apposée dans le document n’a aucune valeur juridique en tant que telle. Ce ne sont que les certificats électroniques qui sont ajoutés au document mais non visibles directement dans le document (mais visibles et vérifiables dans le panneau signatures d’Acrobat Reader) qui lui confèrent sa valeur légale.
Donc n’oubliez pas, les paraphes appartiennent à l’ancien monde, celui du papier !
Coronavirus : Une avance remboursable se substitue au PGE pour les entreprises en difficulté
Les PME n’obtenant pas de prêt bancaire peuvent demander une avance remboursable directement à l’Etat
Les PME qui n’ont pu obtenir un Prêt Garantie par l’Etat auprès de leur banque à cause de leur classement Banque de France ou de leur trop grande difficulté actuelle à cause de la crise du coronavirus epeuvent faire appel à l’Etat pour obtenir une « avance remboursable », a annoncé mercredi 15 avril le ministre de l’Economie Bruno le Maire sur RTL.
Bruno Le Maire a déclaré :
Nous allons mettre en place un système d’avances remboursables pour 500 millions d’euros qui vont aider ces entreprises à acheter les matières premières ou les marchandises dans la restauration pour redémarrer leur activité. La mesure cible les PME « qui ne trouvent pas de trésorerie pour redémarrer ». Elles « rembourseront ces avances (…) quand elles le pourront et quand elles commenceront à avoir du chiffre d’affaires »
Le ministre de l’économie a reconnu que les banques « répondent présent, qu’elles apportent des prêts ». Mais qu’il existe « des situations où on n’arrive pas à trouver de solution », notamment pour les entreprises mal notées par la Banque de France.
Espérons que cette nouvelle mesure permette aux entrepreneurs sur le fil financièrement de trouver une issue favorable à cette crise.
Prêt Garanti Etat : Conditions et démarches pour en bénéficier
Prêt Garanti Etat : Conditions et démarches pour en bénéficier
Voici la déclaration d’intention du gouvernement français pour prévenir le choc d’une crise économique qui semble inéluctable :
Pour répondre à cette urgence économique, les banques s’engagent à :
- Examiner l’ensemble des demandes qui leur seront adressées et à transmettre une réponse rapide aux entreprises
- Distribuer massivement, à prix coûtant, les prêts garantis par l’Etat pour soulager sans délai la trésorerie des entreprises et des professionnels
Afin de maintenir l’emploi à tout prix la France garantit des prêts aux entreprises à hauteur de 25% de leur chiffre d’affaires. Ce fond de garantie est de 300 milliards d’euros. Ce prêt sera accordé par l’intermédiaire des banques aux conditions suivantes :
– 0, 25 % du montant pour les entreprises dont le CA est inférieur à 50 millions
– 0,50 % du montant pour les entreprises dont le CA est supérieur à 50 millions
Cependant nous parlons ici du taux auquel la France prête aux banques. Il s’agit du coût de la garantie de l’état. Mais en pratique les banques prêtent à prix coûtant en tenant compte de leurs frais opérationnels. Le taux moyen des prêts aux PME est d’environ 1,7 %. Ce qui demeure un taux très intéressant.
A cela s’ajoute un autre coup de pouce, une entreprise en difficulté grave à cause de la crise du COVID-19, ne commencera à rembourser qu’au bout d’un an. Elle aura alors le choix soit d’un remboursement intégral si sa situation la lui permet, soit de prolonger son prêt jusqu’à cinq ans de plus.
Une condition a cependant été précisée par le gouvernement : les entreprises classées mauvaises payeuses ne seront pas éligibles. Cela afin d’éviter que les grandes entreprises ne jouent avec les délais de paiement en misant sur une disparition pure et simple de leurs créances avec la liquidation de leurs fournisseurs.
Le gouvernement français espère ainsi mettre en place un cercle vertueux d’entraide entre grandes et petites entreprises.
Comment obtenir un Prêt Garanti Etat
Voici la démarche à suivre pour les entreprises de moins de 5000 salariés ou ayant réalisé moins d’1,5 milliards d’euros de CA en 2019
La signature électronique suspendue à l’initiative publique
La signature électronique peut se déployer grâce à l’initiative publique
Si les pouvoirs publics sont parfois accusés de ralentir l’initiative privée. Il y a des cas comme la signature électronique où l’initiative publique permet d’instaurer les conditions favorables à son développement.
La mise en place d’un cadre réglementaire européen
Le règlement eIDAS a permis une reconnaissance commune à tous les états européens de la signature électronique. Il a mis fin à une insécurité juridique qui empêchait les entreprises de l’utiliser dans leur contractualisation transfrontalière. C’est désormais du passé depuis 2017 où seul le niveau de sécurité de la signature est laissée à la libre appréciation des états.
L’obligation de signer numériquement les appels d’offre : l’exemple français.
Bien que reconnue depuis le début des années 2000 en France, la signature électronique ne s’est réellement développée que depuis l’obligation pour les entreprises de signer électroniquement leurs réponses aux appels d’offre publiques. Seulement si cette obligation a déclenché un équipement massif en moyen de signer, elle n’a pas généralisé pour autant son utilisation. Celle-ci reste souvent cantonnée à son utilisation obligatoire et n’est étendue aux usages privés que par les grands groupes ou certains secteurs comme l’immobilier, les banques et l’assurance.
Une nouvelle initiative publique pour une généralisation de la signature électronique
La généralisation de la signature électronique ne naîtra que du parachèvement d’une autre initiative publique : la généralisation à l’échelle européenne de l’identité numérique imposée aux états au plus tard en 2021. A cette condition, la signature électronique sera simplifiée car entrée dans les mœurs par le biais des portails publics qui utiliseront cette nouvelle authentification.
A ce moment les plateformes de signature numérique en ligne comme Docage en France qui utilise une double authentification email / SMS pourront utiliser cette identité pour signer tous les actes privés avec une force probante du même niveau que la signature qualifiée mais sans la lourdeur qu’elle impose actuellement et qui la disqualifie dans les faits pour pouvoir être généralisée.
Comprender la firma electrónica en 2 minutos
2 minutos para entender la firma electrónica
¡Aquí vamos! En 2 minutos entenderás todo sobre la firma electrónica. Tiene un valor jurídico reconocido en toda Europa desde 2017 por el Reglamento eIDAS. Este Reglamento distingue entre 3 niveles de firma, todos los cuales tienen valor jurídico pero son más o menos fuertes. Por lo tanto, usted tiene que elegir el correcto basado en el tamaño de los documentos.
La firma simple:
¿Cómo la reconozco?
Es el equivalente a una firma manuscrita sin comprobaciones de identidad. Se adjunta al documento un elemento digital que identifica al firmante sin seguridad. Esta identificación es fácilmente cuestionable por el firmante. Por lo general, se trata de una casilla de verificación, una respuesta positiva a un correo electrónico, una firma escaneada o un certificado autogenerado con Acrobat o a través de herramientas en línea como SmallPDF.
¿Cuándo usarlo?
Cuando el acto tiene poco o ningún valor económico.
Cuando la verificación de identidad impide sistemáticamente la firma.
Cuando el costo de la verificación de identidad (costo del sistema – disminución de las actas por denegación de identificación) es mayor que el valor de los actos firmados.
La firma avanzada:
¿Cómo la reconozco?
Es el equivalente de una firma manuscrita con comprobación de identidad. Se adjunta al documento un elemento digital seguro del firmante. Esta identificación es difícil de impugnar por el firmante. Es una copia de un ID, una autenticación de doble factor, un certificado autenticado con una entidad de certificación, una firma biométrica manuscrita, una huella digital. Esta es la firma utilizada por Docage.
¿Cuándo usarlo?
Cuando la deed tiene un valor económico significativo.
Cuando la verificación de identidad no impide la firma.
Cuando el costo de la verificación de identidad (costo del sistema – disminución de las actas por denegación de identificación) es menor que el valor de los actos firmados.
Cuando la firma simple no representa suficiente seguridad.
Cuando la firma calificada es imposible o inadecuada para la ruta de acceso de firma.
La firma calificada:
¿Cómo la reconozco?
Esto equivale a una firma manuscrita autenticada por un funcionario público (notario, oficial de registro civil,…). Se adjunta un certificado digital calificado al documento mediante un dispositivo calificado. Esta identificación es indiscutible porque todo el proceso de firma respeta un proceso definido por el estado. Este es un certificado entregado físicamente después de la inspección por un proveedor de confianza calificado como Certinomis y que se utilizará a través de una memoria USB en sí calificada para la protección que proporciona al certificado (el firmante sólo puede firmar introduciendo un código que él es el único que debe saber).
¿Cuándo usarlo?
Cuando lo exija la ley (por ejemplo, responder a una licitación)
Cuando no puedes pagar una sola firma disputada.
Cuando el costo de la verificación de identidad calificada (costo del sistema – disminución de las actas de denegación o incapacidad para identificar calificados) es menor que el valor de los actos firmados.
Understand the electronic signature in 2 minutes
2 minutes to understand the electronic signature
Here we go! In 2 minutes you will understand everything about the electronic signature. It has a legal value recognized throughout Europe since 2017 by the eIDAS regulation. This regulation distinguishes between 3 levels of signature, all of which have legal value but are more or less strong. Therefore, you have to choose the right one based on the size of the documents.
The simple signature:
How do I recognize it?
It is the equivalent of a handwritten signature without identity checks. A digital element identifying the signatory without security is attached to the document. This identification is easily questionable by the signatory. This is usually a checkbox, a positive response to an email, a scanned signature or a self-generated certificate with Acrobat or via online tools like SmallPDF.
When to use it?
When the act has little or no economic value.
When identity verification systematically prevents signature.
When the cost of identity verification (system cost – decrease in deeds for refusal of identification) is greater than the value of signed acts.
The advanced signature:
How do I recognize it?
It is the equivalent of a handwritten signature with identity check. A secure lying digital element of the signatory is attached to the document. This identification is difficult to dispute by the signatory. It is a copy of an ID, a double-factor authentication, an authenticated certificate with a certification authority, a biometric handwritten signature, a fingerprint. This is the signature used by Docage.
When to use it?
When the deed has a significant economic value.
When identity verification does not prevent the signature.
When the cost of identity verification (system cost – decrease in deeds for refusal of identification) is less than the value of signed acts.
When the simple signature does not represent sufficient security.
When qualified signature is impossible or unsuitable for the signing path.
The qualified signature:
How do I recognize it?
This is the equivalent of a handwritten signature authenticated by a public officer (notary, civil registry officer,…). A qualified digital certificate is attached to the document using a qualified device. This identification is indisputable because the entire signature process respects a state-defined process. This is a certificate physically handed over after inspection by a qualified trusted provider such as Certinomis and which will be used via a USB stick itself qualified for the protection it provides to the certificate (the signatory can only sign by entering a code that he is the only one to know).
When to use it?
When required by law (e.g. responding to a call for tender)
When you can’t afford a single contested signature.
When the cost of qualified identity verification (system cost – decrease in deeds for refusal or inability to identify qualified) is less than the value of signed acts.
Comprendre la signature électronique en 2 minutes
2 minutes pour comprendre
la signature électronique
la signature électronique
C’est parti ! En 2 minutes vous allez tout comprendre sur la signature électronique. Elle a une valeur juridique reconnue dans toute l’Europe depuis 2017 par le règlement eIDAS. Ce règlement distingue 3 niveaux de signature qui ont tous une valeur juridique mais plus ou moins forte. Il faut donc choisir la bonne suivant l’importance des documents.
La signature simple :
Comment la reconnaître ?
C’est l’équivalent d’une signature manuscrite sans contrôle d’identité. Un élément numérique identifiant sans sécurité le signataire est joint au document. Cette identification est facilement contestable par le signataire. Il s’agit en général d’une case à cocher, une réponse positive à un email, une signature scannée ou un certificat auto-généré avec Acrobat ou via des outils en ligne comme SmallPDF.
Quand l’utiliser ?
Quand l’acte a peu ou pas de valeur économique.
Quand la vérification d’identité empêche systématiquement la signature.
Quand le coût de la vérification d’identité (coût du système + baisse des actes pour refus d’identification) est supérieur à la valeur des actes signés.
La signature avancée :
Comment la reconnaître ?
C’est l’équivalent d’une signature manuscrite avec contrôle d’identité. Un élément numérique identifiant avec sécurité le signataire est joint au document. Cette identification est difficilement contestable par le signataire. Il s’agit d’une copie d’une pièce d’identité, d’une authentification à double facteur, d’un certificat authentifiable auprès d’une autorité de certification, d’une signature manuscrite biométrique, d’une empreinte digitale. C’est la signature utilisée par Docage.
Quand l’utiliser ?
Quand l’acte a une valeur économique non négligeable.
Quand la vérification d’identité n’empêche pas la signature.
Quand le coût de la vérification d’identité (coût du système + baisse des actes pour refus d’identification) est inférieur à la valeur des actes signés.
Quand la signature simple ne représente pas une sécurité suffisante.
Quand la signature qualifiée est impossible ou inadaptée au parcours de signature.
La signature qualifiée :
Comment la reconnaître ?
C’est l’équivalent d’une signature manuscrite authentifiée par un officier public (notaire, officier d’état civil,…). Un certificat numérique qualifié est joint au document à l’aide d’un dispositif qualifié. Cette identification est incontestable car tout le processus de signature respecte un processus défini par l’état. Il s’agit d’un certificat remis physiquement après contrôle par un prestataire de confiance qualifié comme Certinomis et qui sera utilisé via une clé USB elle-même qualifiée pour la protection qu’elle apporte au certificat (le signataire ne peut signer qu’en saisissant un code qu’il est le seul à connaître).
Quand l’utiliser ?
Quand la loi l’exige (par exemple réponse à un appel d’offre)
Quand on ne peut se permettre une seule signature contestée.
Quand le coût de la vérification d’identité qualifiée (coût du système + baisse des actes pour refus ou impossibilité d’identification qualifiée) est inférieur à la valeur des actes signés.
¿Cómo haces que tu negocio sea sexy para atraer talento?
Su empresa necesita atraer talento
En los últimos meses, ya sea que encienda su teléfono inteligente, televisión o radio, la buena noticia está en todas partes: el desempleo está en su punto más bajo. Esta es una gran noticia para todos, casi todos. Porque, ¿quién piensa en ti que a su vez tiene dificultad para reclutar? ¿ese? ¡Yo! Pensé en ti y juntos trataremos de poner todas las oportunidades de tu lado porque tenemos que lidiar con esta nueva situación: ahora depende de ti seducir a los talentos codiciados y no al revés.
Veremos que viene primero a través de la imagen para que se interesen en su negocio, entonces la propuesta de trabajo tiene que ser en la era del tiempo para que se detengan en su oferta. Y para terminar los antecedentes debe estar a la espera de las expectativas así planteadas para mantener a sus reclutas tan ganados.
Así que comencemos con la imagen transmitida por su empresa.
Comunicación digital moderna que transmite sus valores y conocimientos
Lo más importante es la imagen que percibes desde el primer contacto. Este primer contacto, la gran mayoría de los cuales, pero espero no enseñarles nada, se hace en Internet. Es esta imagen la que hará que los candidatos se interesen en ti o pasarán su camino con un simple clic.
¿Cómo sabes qué imagen transmite tu sitio web, tus páginas de redes sociales, tu logotipo? No confíes solo en ti ni en tus seres queridos. Pida a las personas que no están cerca de su familia y que están cerca de sus criterios de reclutamiento que les pidan las primeras palabras que vienen a la mente para describir su empresa después de mostrarlas en su sitio y páginas.
Si entre las palabras hay « triste », « vieja escuela », « vieja escuela », « vieja escuela », se requiere un buen lavado de cara antes de seguir adelante. Si, por el contrario, encuentras palabras como « moderno », « dinámico », « actual », entonces todo está bien, podemos dar el siguiente paso.
Su comunicación debe resaltar sus valores, son los que crearán un vínculo entre su visitante y su empresa a veces incluso sin que él sea consciente de ello. Si te dices a ti mismo que no tienes ningún valor en particular, haz una encuesta esta vez con aquellos que mejor te conocen: tus clientes leales y especialmente tus empleados. Pregúntales por qué te eligieron inicialmente y por qué continuaron su relación. Será una doble oportunidad para profundizar en el conocimiento de su propia empresa, pero sobre todo para que sea una palanca comercial.
Así que una vez que lo hayas identificado, asegúrate de que la primera encuesta que te sugerí las saque. Si no, revise sus mensajes aquí también, simplifique, adelántelos más adelante y apóyalos con testimonios.
Un anuncio que te hace querer
Estamos aquí en un punto interesante que simboliza la reversión de los roles inducidos por la feliz inversión del mercado laboral. Como antes, los candidatos a un puesto se les aconsejó constantemente que se ocuparan de sus CV, hoy en día depende de las empresas para hacerse cargo de sus anuncios.
Veamos cómo:
Una definición de trabajo clara y concreta: En esta parte, no hay lugar para la poesía. El anuncio debe contener las palabras clave que buscarán los candidatos.
Un recordatorio de sus valores: Aquí es fácil, usted toma el trabajo realizado en el párrafo anterior.
Una buena distribución de su anuncio: en su sitio, por supuesto, en su página de LinkedIn, sus páginas en las redes sociales y luego 2 o 3 sitios de anuncios especializados.
Proponer un proyecto innovador
Lo nuevo es lo que los mejores perfiles están buscando primero. Si actualmente están en el cargo, lo que suele ser el caso, cambiarán de empresa para asumir un nuevo desafío. Eso es lo que necesitas presentar. Ten cuidado si no crees que serás capaz de ofrecer algo nuevo, te lo aseguro de inmediato: la novedad es relativa. Dos empresas que importan-exportan cereales ofrecerán nuevos productos a los empleados de la competencia si trabajan con diferentes países. Un carpintero alsaciano ofrecerá algo nuevo a un carpintero vasco. El truco es leer cuidadosamente el CV de tu potro para detectar las diferencias con sus viejos posts y presentarlos desde el punto de vista de la novedad destacando sólo los puntos positivos de tus soluciones o técnicas.
Una empresa donde te sientes bien
¡Bravo! Usted ha tomado todos los pasos anteriores brillantemente y ahora aquí están las primeras entrevistas que se están preparando. El juego no está ganado, tendrás que responder a las preguntas de tus candidatos. Porque si su anuncio los ha seducido, o usted está en la parte superior de su lista y querrán tranquilizarse acerca de su elección, o usted es un retador y tendrá que ser más convincente que los otros reclutadores o el empleador actual de su pepita si todavía es en el cargo.
Aquí están las cosas que marcarán la diferencia, especialmente si las revisas todas, de lo contrario tratas de respetar tantos como sea posible porque hoy en día cada empleado necesita significado en su trabajo. Es un elemento que incluso reemplaza el salario, así que vamos, veamos si tu negocio es sexy.
Igualdad de género
La igualdad de género es un tema apasionado: muchos ejecutivos se niegan a reconocer que su empresa está preocupada. Sin embargo, existen marcadores objetivos para medir la igualdad salarial o la igualdad legal. A partir del 1 de marzo de 2020,el índice de igualdad de género es obligatorio, debe calcularse y publicarse en su sitio web. Puede encontrar toda la información para calcularlo en la página oficial del simulador del gobierno. Descuidar este factor significa asegurarse de que no reciba a las mujeres más talentosas. Garantizar que todos los hombres y mujeres disfruten de los mismos beneficios y reciban los mismos beneficios, de modo que todos encuentren el lugar que les corresponde independientemente del género, es beneficioso para el bienestar de sus empleados y la cohesión de sus equipos. Pero también es un factor para atraer a las mujeres, y a los hombres sensibles al tema, al comunicarse sobre las medidas que ha puesto en marcha o se va a poner en marcha.
Una relación saludable con sus clientes
¿Cómo es que los perfiles que busco no cumplen con mi oferta a pesar del interés del puesto y del cómodo salario que va con él? Tal vez haya pasado por alto un punto esencial: sus futuros empleados son o han sido clientes, o conocen a uno de sus clientes. Si su relación con el cliente es mala, los talentos no se aplicarán porque hoy, incluso si no han sido afectados personalmente por una mala experiencia, lo harán cuando busquen su negocio tropiecen en foros donde los malos testimonios pueden cortar cualquier deseo de colaboración.
Una vez más, sólo puedo aconsejarle demasiado para anticipar y llevar a cabo esta investigación usted mismo o si se sensa tono en este punto, aprovechar la oportunidad para que sea un activo y por qué no poner en marcha una política de cosechar testimonios activos de los clientes. Su empresa será aún más atractiva para un futuro candidato que se sentirá valorado para unirse a esta hermosa empresa cuyos clientes están llenos de elogios en Internet.
Locales agradables y adaptados
Sí, sé que es una lapalissade. Pero no tanto, ya verás. Las premisas agradables no son necesariamente las que se ven mil veces en informes sobre start-ups, no es un poco más complicado que eso. Según una encuesta de TNS-Sofres sobre los franceses y sus oficinas,el mito del espacio abierto está muerto. 89 de los encuestados quieren trabajar en una oficina con un máximo de 4 personas, 49 de las cuales se encuentran en una oficina individual. Dado que 62 de los encuestados dicen que su entorno de trabajo tiene un impacto en sus niveles de estrés, este será un criterio importante para sus futuros empleados.
En este punto, les aconsejo que hagan la pregunta con franqueza a los candidatos exitosos para averiguar sus preferencias. Si estás utilizando un ordenador tablet, intenta ordenador tablet, intenta silla de ordenador el ordenador Tablet, intenta encontrar tu ubicación exacta.
Un enfoque ecológico sincero – lavado verde cero
Sí, sé que sabías que iba a hablar de ecología en algún momento, pero es una realidad. La ecología es el primer proveedor de significado para una empresa. Como el título sugiere, mientras que greenwashing fue capaz de trabajar de 2000 a 2010, hoy sus grandes cuerdas son contraproducentes. Las asociaciones se encargan de descubrir actos que contradigan los eslóganes. En este punto es mejor no hacer nada más que fingir.
Ahora, si ha implementado un enfoque ecológico sincero, incorporarlo a sus valores y comunicarse en él, hable de ello durante sus entrevistas de trabajo. Es un activo real no lo subvenden.
Si no ha implementado nada sobre el tema, ahora es el momento de pensar en ello y tomar medidas. Puede aplicar la acción ecológica en su negocio principal, pero también en su funcionamiento interno: local, administrativo, de viajes, de TI, etc.
También puede confiar en estructuras de terceros para compensar sus emisiones de carbono, en resumen, hay un montón de soluciones. Sólo cuenta.
Apoyo a proyectos humanitarios
¿Qué mejor manera de dar sentido a su negocio que apoyar las acciones humanitarias? ¡Bueno, hay algo mejor! Invierta a sus empleados en él. El interés se multiplicará por diez: podrás comunicarte sin sospechas que es sólo un truco de marketing. Usted proporciona una oportunidad única para que sus empleados fortalezcan el vínculo con su empresa, se comuniquen en las redes sociales y en los medios de comunicación con el corazón. Y el corazón siempre lo lleva más lejos, así que por qué no al corazón de los talentos que codicias el tiempo…
Y si ese no es el argumento que te los llevó, va a ser un argumento salir en una entrevista, sino traerlo indirectamente. Por ejemplo, publicándolo en sus instalaciones o con un intercambio entre su candidato y un colaborador involucrado en este proyecto. Luego hablará con él con pasión, pasión que su futuro empleado asociará inconscientemente con su empresa.
Si quieres saber cómo integrar lo humanitario en tu empresa te recomiendo este artículo del expreso que presenta todas las soluciones posibles.
Promover nuevas formas de trabajo
Ofrecer a su candidato un panel de organizaciones de trabajo es mostrar una mente abierta y modernidad que augure a su futuro recluta que ella será capaz de florecer en cada etapa de su vida. Estos son los pasos que puede seguir para que su negocio sea el más atractivo de todos:
Teletrabajo: Poder trabajar desde casa cuando un niño está enfermo, o durante una huelga de transporte es reconfortante.
Tiempo parcial: Poder trabajar a los 80 años para combinar la vida laboral y familiar.
Proyectos interservicios: Trabajar en un silo es necesario para estructurar energías pero para prever períodos en el año en los que uno cambia colegas, punto de vista, gerente, restricciones es estimulante y permite romper la rutina. Para ello, puede crear grupos de trabajo formados por personas de diferentes departamentos que serán responsables de un nuevo proyecto o de repensar una organización existente pero perfeccionable.
No les voy a decir que todas estas medidas se pueden adoptar de la noche a la mañana, pero lo más importante es iniciar el proceso y comunicarse sobre las acciones que se han hecho y se están haciendo. De este modo, su empresa optimizará todo su atractivo sexual para aquellos que hoy están en una posición de fuerza: sus futuros talentos.
How do you make your business sexy to attract talent?
Your company needs to attract talent
In the last few months whether you turn on your smartphone, TV, or radio, the good news is everywhere: unemployment is at its lowest. This is great news for everyone, almost everyone. Because who thinks of you who in turn have difficulty recruiting? That? Me! I thought of you and together we will try to put all the chances on your side because we have to deal with this new situation: it is now up to you to seduce the coveted talents and not the other way around.
We’ll see that it comes first through the image to get them interested in your business, then the job proposal has to be in the age of time for them to stop on your offer. And to finish the background must live up to the expectations thus raised to keep your recruits so dearly won.
So let’s start with the image conveyed by your company.
Modern digital communication that conveys your values and know-how
The most important thing is the image you perceive from the first contact. This first contact, the vast majority of which, but I hope not to teach you anything, is done on the internet. It is this image that will make the candidates interested in you or will pass their way with a simple click.
How do you know which image your website conveys, your social media pages, your logo? Don’t rely on your or your loved ones alone. Ask people who are not close to your family and who are close to your recruitment criteria to ask them for the first words that come to mind to describe your company after showing them around your site and pages.
If among the words there are « sad, » « old school, » « old school, » « old school, » a good facelift is required before moving on. If, on the contrary, you find words like « modern, » « dynamic, » « current, » then everything is fine, we can take the next step.
Your communication must highlight your values, they are the ones that will create a link between your visitor and your company sometimes even without him being aware of it. If you tell yourself that you don’t have any particular values, do a survey this time with those who know you best: your loyal customers and especially your employees. Ask them why they chose you initially and why they continued their relationship. It will be a double opportunity to deepen the knowledge of your own company, but above all to make it a commercial lever.
So once you’ve identified it, make sure that the first survey I suggested you do brings them out. If not, review your messages here too, simplify them, put them more forward, and support them with testimonials.
An ad that makes you want
We are here on an interesting point that symbolizes the reversal of roles induced by the happy reversal of the labour market. As before, candidates for a position were constantly advised to take care of their CVs, today it is up to companies to take care of their ads.
Let’s see how:
A clear and concrete job definition: In this part, there’s no room for poetry. Your ad should contain the keywords your candidates will be looking for.
A reminder of your values: Here it’s easy, you take up the work done in the previous paragraph.
A good distribution of your ad: on your site of course, on your LinkedIn page, your pages on social networks and then 2 or 3 specialized ad sites.
Propose an innovative project
What’s new is what the best profiles are looking for first. If they are currently in office, which is often the case, they will change companies to take on a new challenge. That’s what you need to put forward. Be careful if you do not think you will be able to offer something new, I reassure you right away: the novelty is relative. Two companies that import-export cereals will offer new products to the competitor’s employees if they work with different countries. An Alsatian carpenter will offer something new to a Basque carpenter. The trick is to carefully read your foal’s CV to detect the differences with his old posts and present them from the point of view of novelty by highlighting only the positive points of your solutions or techniques.
A company where you feel good
Bravo! You have taken all the previous steps brilliantly and now here are the first interviews that are being prepared. The game is not won, you will have to answer questions from your candidates. Because if your ad has seduced them, either you are at the top of their list and they will want to reassure themselves about their choice, or you are a challenger and you will have to be more convincing than the other recruiters or the current employer of your nugget if it is still in office.
Here are the things that will make the difference, especially if you check them all, otherwise try to respect as many as possible because today every employee needs meaning in his work. It’s an element that even supersedes the salary, so let’s go, let’s see if your business is sexy.
Gender equality
Gender equality is a passionate topic: many executives refuse to acknowledge that their company is concerned. Yet objective markers exist to measure equal pay or statutory equality. As of March 1, 2020,the Gender Equal Pay Index is mandatory, it must be calculated and published on your website. You can find all the information to calculate it on the official government simulator page. Neglecting this factor means ensuring that you do not receive the most talented women. Ensuring that all men and women enjoy the same benefits and are treated the same, so that everyone finds their rightful place regardless of gender, is beneficial for the well-being of your employees and the cohesion of your teams. But it is also a factor in attracting women, and men sensitive to the subject, by communicating either about the measures you have put in place or will be putting in place.
A healthy relationship with your customers
How is it that the profiles I’m looking for don’t meet my offer despite the interest of the position and the comfortable salary that goes with it? Perhaps you have overlooked an essential point: your future employees are or have been a customer, or know one of your customers. If your customer relationship is bad, the talents will not apply because today, even if they have not been personally affected by a bad experience, they will when they search for your business stumble on forums where the bad testimonials can cut off any desire for collaboration.
Again, I can only advise you too much to anticipate and carry out this research yourself or if you are serene on this point, take the opportunity to make it an asset and why not put in place a policy of harvesting active customer testimonials. Your company will be even more attractive for a future candidate who will feel valued to join this beautiful company whose customers are full of praise on the internet.
Pleasant and adapted premises
Yes I know it’s a lapalissade. But not that much, you’ll see. Pleasant premises are not necessarily those seen a thousand times in reports on start-ups, no it’s a little more complicated than that. According to a TNS-Sofres survey on the French and their offices,the myth of open space is dead. 89 of those surveyed want to work in an office with a maximum of 4 people, 49 of whom are in an individual office. Given that 62 of the respondents say that their work environment has an impact on their stress levels, this will be an important criterion for your future employees.
On this point I advise you to ask the question frankly to the successful candidates to find out his preferences. Some are unable to concentrate as soon as there is someone else in the office, while others are depressed if they are alone all day.
A sincere ecological approach – zero green washing
Yes I know you knew I was going to talk about ecology at some point but it’s a reality. Ecology is the first provider of meaning for a company. As the title suggests, while greenwashing was able to work from 2000 to 2010, today its big strings are counterproductive. Associations are in charge of uncovering acts that contradict slogans. On this point it is better to do nothing than pretend.
Now if you have implemented a sincere ecological approach, incorporate it into your values and communicate on it, talk about it during your job interviews. It’s a real asset don’t undersell it.
If you haven’t implemented anything on the subject, now is the time to think about it and take action. You can apply ecological action on your core business, but also on your internal functioning: local, administrative, travel, IT, etc.
You can also rely on third-party structures to offset your carbon emissions, in short there are plenty of solutions. Only will counts.
Supporting humanitarian projects
What better way to make sense of your business than to support humanitarian actions? Well, there’s better! Invest your employees in it. The interest will be increased tenfold: you will be able to communicate without suspicion that it is only a marketing stunt. You provide a unique opportunity for your employees to strengthen the bond with your company, to communicate on social networks and in the media with the heart. And the heart always takes it further, so why not to the heart of the talents you covet time…
And if that’s not the argument that got them to you, it’s going to be an argument to come out in an interview but by bringing it indirectly. For example, by posting it on your premises or with an exchange between your candidate and a collaborator involved in this project. He will then speak to him with passion, passion that your future employee will unconsciously associate with your company.
If you want to know how to integrate humanitarian into your company I recommend this article of the express that presents all possible solutions.
Promoting new forms of work
Offering your candidate a panel of work organizations is to show an open mind and modernity that portends to your future recruit that she will be able to flourish at every stage of his life. Here are the steps you can take to make your business the most attractive of all:
Telework: Being able to work from home when a child is sick, or during a transport strike is comforting.
Part-time: To be able to work at 80 for a few years to combine work and family life.
Inter-service projects: Working in a silo is necessary to structure energies but to provide for periods in the year when one changes colleagues, point of view, manager, constraints is stimulating and allows to break the routine. To do this, you can set up working groups made up of people from different departments who will be responsible either for a new project or to rethink an existing but perfectable organisation.
I am not going to tell you that all of these measures can be adopted overnight, but the most important thing is to start the process and communicate about the actions that have been done and are being done. Your company will thus optimize all its sex appeal for those who today are in a position of strength: your future talents.
Comment rendre son entreprise sexy pour attirer les talents ?
Votre entreprise doit séduire les talents
Ces derniers mois que vous allumiez votre smartphone, votre télévision, ou votre radio, la bonne nouvelle est partout : le chômage est au plus bas. C’est une excellente nouvelle pour toute le monde, tout le monde ou presque. Car qui pense à vous qui par ricochet avez des difficultés pour recruter ? Qui ? Moi ! J’ai pensé à vous et ensemble nous allons tenter de mettre toutes les chances de votre côté car il faut composer avec cette nouvelle donne : c’est désormais à vous de séduire les talents tant convoités et non plus l’inverse.
On va voir que cela passe avant tout par l’image pour les amener à s’intéresser à votre entreprise, ensuite la proposition de poste doit être dans l’ère du temps pour qu’ils s’arrêtent sur votre offre. Et pour finir le fond doit être à la hauteur des attentes ainsi suscitées pour conserver vos recrues si chèrement gagnées.
Alors commençons par l’image véhiculée par votre entreprise.
Une communication numérique moderne qui véhicule vos valeurs et votre savoir-faire
Le plus important c’est bien l’image que l’on perçoit dès le premier contact. Or ce premier contact, en immense majorité, mais j’espère ne rien vous apprendre, se fait sur internet. C’est cette image qui feront que les candidats s’intéresseront à vous ou passeront leur chemin d’un simple clic.
Comment savoir quelle image véhicule votre site internet, vos pages sur les réseaux sociaux, votre logo ? Ne vous fiez surtout pas à votre seul avis ou ceux de vos proches. Interrogez des personnes étrangères à votre entourage et qui se rapprochent de vos critères de recrutements pour leur demander les premiers mots qui leur viennent à l’esprit pour qualifier votre entreprise après leur avoir fait visiter votre site et vos pages.
Si parmi les mots il y a « triste », « vieille école », « à l’ancienne », « old school », un bon lifting s’impose avant de passer à la suite. Si au contraire vous trouvez des mots comme « moderne », « dynamique », « actuel », alors tout va bien, on peut passer à l’étape suivante.
Votre communication doit mettre en avant vos valeurs, ce sont elles qui vont créer un lien entre votre visiteur et votre entreprise parfois même sans qu’il n’en ait conscience. Si vous vous dites que vous n’avez pas de valeurs particulières, faites un sondage cette fois-ci auprès de ceux qui vous connaissent le mieux : vos clients fidèles et surtout vos collaborateurs. Demandez leur pourquoi ils vous ont choisi initialement et pourquoi ils ont poursuivi leur relation. Ce sera une double occasion d’approfondir la connaissance de votre propre entreprise, mais surtout d’en faire un levier commercial.
Donc une fois identifiée, vérifiez que le premier sondage que je vous ai proposé de réaliser les fasse ressortir. Si ce n’est pas le cas, revoyez là aussi vos messages, simplifiez les, mettez-les plus en avant, étayez-les par des témoignages.
Une annonce qui donne envie
Nous sommes ici sur un point intéressant qui symbolise bien l’inversion des rôles induit par l’heureux renversement du marché du travail. Comme avant on conseillait sans cesse aux candidats à un poste de soigner leur CV, aujourd’hui c’est bien aux entreprises de soigner leurs annonces.
Voyons comment faire :
Une définition de poste claire et concrète : Dans cette partie, pas de place pour la poésie. Votre annonce doit contenir les mots clés que chercheront vos candidats.
Un rappel de vos valeurs : Ici c’est facile, vous reprenez le travail réalisé dans le paragraphe précédent.
Une bonne diffusion de votre annonce : sur votre site bien évidemment, sur votre page LinkedIn, vos pages sur les réseaux sociaux et puis 2 ou 3 sites d’annonces spécialisées.
Proposer un projet novateur
La nouveauté c’est ce que recherche en priorité les meilleurs profils. S’ils sont actuellement en poste, ce qui est souvent le cas, ils changeront d’entreprise pour relever un nouveau défi. C’est ce que vous devez mettre en avant. Attention si vous ne pensez pas être en mesure de proposer de la nouveauté, je vous rassure tout de suite : la nouveauté est relative. Deux sociétés qui font de l’import-export de céréales offriront de la nouveautés aux salariés du concurrent si elles travaillent avec des pays différents. Un charpentier alsacien offrira de la nouveauté à un charpentier basque. L’astuce est de lire avec attention le CV de votre poulain pour déceler la ou les différences avec ses anciens postes et les présenter sous l’angle de la nouveauté en ne mettant en exergue que les points positifs de vos solutions ou techniques.
Une entreprise où on se sent bien
Bravo ! Vous avez franchi toutes les étapes précédentes avec brio et voilà maintenant les premiers entretiens qui se préparent. La partie n’est pas gagnée pour autant, vous allez devoir répondre aux questions de vos candidats. Car si votre annonce les a séduits, soit vous êtes en haut de leur liste et ils vont vouloir se rassurer sur leur choix, ou bien vous êtes challenger et il va falloir être plus convaincant que les autres recruteurs ou que l’actuel employeur de votre pépite si elle est encore en poste.
Voici les éléments qui feront la différence, surtout si vous les cochez tous, sinon essayez d’en respecter le plus possible car aujourd’hui tout collaborateur a besoin de sens dans son travail. C’est un élément qui supplante même le salaire, alors c’est parti, voyons si votre entreprise est sexy.
L’égalité homme-femme
L’égalité homme-femme est un sujet passionnel : beaucoup de dirigeants refusent de reconnaître que leur entreprise est concernée. Pourtant des marqueurs objectifs existent pour mesurer l’égalité salariale ou l’égalité statutaire. Depuis le 1er mars 2020 l’index de l’égalité salariale Femmes-Hommes est obligatoire, il doit être calculé et publié sur votre site web. Vous trouverez toutes les informations pour le calculer sur la page du simulateur officiel du gouvernement. Négliger ce facteur c’est vous assurer une fin de non-recevoir des femmes les plus talentueuses. En veillant à ce que tous, hommes et femmes, bénéficient des mêmes avantages et soient traités de la même manière, de sorte que chacun trouve sa juste place indépendamment de son sexe, est bénéfique pour le bien-être de vos salariés et la cohésion de vos équipes. Mais c’est aussi un facteur pour attirer les femmes, et les hommes sensibles au sujet, en communiquant soit sur les mesures que vous avez mises ou que vous mettrez en place.
Une relation saine avec vos clients
Comment se fait-il que les profils que je recherche ne répondent pas à mon offre malgré l’intérêt du poste et le salaire confortable qui va avec ? Peut-être avez-vous négligé un point essentiel : vos futurs collaborateurs sont ou ont été un client, ou connaissent un de vos clients. Si votre relation client est mauvaise, les talents ne postuleront pas car aujourd’hui, même s’ils n’ont pas été concernés personnellement par une mauvaise expérience, ils vont lors de leur recherche sur votre entreprise tomber sur des forums où les mauvais témoignages peuvent couper toute envie de collaboration.
Là-aussi je ne saurais que trop vous conseiller d’anticiper et d’effectuer vous-mêmes cette recherche ou si vous êtes serein sur ce point, en profiter pour en faire un atout et pourquoi pas mettre en place une politique de récolte de témoignages clients active. Votre entreprise n’en sera que plus attirante pour un futur candidat qui se sentira valorisé de rejoindre cette belle entreprise dont les clients ne tarissent pas d’éloges sur internet.
Des locaux agréables et adaptés
Oui je sais c’est une lapalissade. Mais pas tant que ça, vous allez voir. Des locaux agréables ne sont pas forcément ceux vus mille fois dans les reportages sur les start-ups, non c’est un peu plus compliqué que cela. D’après une enquête TNS-Sofres sur les français et leurs bureaux, le mythe de l’open space est bien mort. 89 % des sondés veulent travailler dans un bureau avec 4 personnes maximum, dont 49 % dans un bureau individuel. Sachant que 62% des interrogés déclarent que leur environnement de travail a un impact sur leur niveau de stress, ce sera un critère important pour vos futurs collaborateurs.
Sur ce point je vous conseille de poser la question franchement aux candidats retenus pour connaître ses préférences. Certains sont incapables de se concentrer dès qu’il y quelqu’un d’autre dans le bureau, quand d’autres dépriment s’il se retrouve seul toute la journée.
Une démarche écologique sincère = zéro green washing
Oui je sais vous saviez que j’allais parler d’écologie à un moment ou à un autre mais c’est une réalité. L’écologie est le premier fournisseur de sens pour une entreprise. Comme le titre l’indique, si le greenwashing a pu fonctionner de 2000 à 2010, aujourd’hui ses grosses ficelles sont au contraire contre-productives. Des associations se chargent d’étaler au grand jour les actes qui contredisent les slogans. Sur ce point il vaut mieux ne rien faire que faire semblant.
Maintenant si vous avez mis en oeuvre une démarche écologique sincère, intégrer la dans vos valeurs et communiquez dessus, parlez-en lors de vos entretiens d’embauche. C’est un véritable atout ne le sous-vendez pas.
Si vous n’avez rien mis en oeuvre sur le sujet, c’est le moment d’y penser et de passer à l’action. Vous pouvez appliquer une action écologique sur votre cœur d’activité, mais aussi sur votre fonctionnement interne : locaux, administratif, déplacement, informatique, etc.
Vous pouvez également vous appuyer sur des structures tierces pour compenser vos émissions carbones, bref les solutions ne manquent pas. Seul la volonté compte.
Soutenir des projets humanitaires
Quel meilleur moyen pour donner du sens à votre entreprise que de soutenir des actions humanitaires ? Et bien si, il y a mieux ! Y investir vos collaborateurs. L’intérêt en sera décuplé : vous pourrez communiquer sans soupçon que ce ne soit qu’un coup marketing. Vous fournissez une occasion unique à vos collaborateurs de renforcer le lien avec votre entreprise, de communiquer sur les réseaux sociaux et dans les médias avec le cœur. Et le cœur ça porte toujours plus loin, alors pourquoi pas jusqu’au cœur des talents que vous convoitez temps…
Et si ce n’est pas l’argument qui les ont menés jusqu’à vous, ce sera un argument à sortir lors d’un entretien mais en l’amenant d’une façon indirecte. Par exemple en l’affichant dans vos locaux ou encore avec un échange entre votre candidat et un collaborateur impliqué dans ce projet. Il lui parlera alors avec passion, passion que votre futur collaborateur associera inconsciemment à votre entreprise.
Si vous voulez savoir comment vous y prendre pour intégrer de l’humanitaire dans votre entreprise je vous conseille cet article de l’express qui présente toutes les solutions possibles.
Promouvoir les nouvelles formes de travail
Proposer à votre candidat un panel d’organisations du travail c’est faire preuve d’une ouverture d’esprit et de modernité qui laisse présager à votre future recrue qu’elle pourra s’épanouir à chaque étape de sa vie. Voici les mesures à mettre en œuvre pour que votre entreprise soit définitivement la plus séduisante de toutes :
Le télétravail : Pouvoir travailler de chez soi quand un enfant est malade, ou lors d’une grève des transports est réconfortant.
Le temps partiel : Pouvoir travailler à 80% pendant quelques années pour conjuguer travail et vie de famille.
Les projets interservices : Travailler en silo est nécessaire pour structurer les énergies mais prévoir des périodes dans l’année où l’on change de collègues, de point de vue, de manager, de contraintes est stimulant et permet de rompre la routine. Pour cela vous pouvez mettre en place des groupes de travail composés de personnes issues de services différents qui seront chargés soit d’un nouveau projet, soit de repenser une organisation existante mais perfectible.
Je ne vais pas vous dire que toutes ces mesures peuvent être adoptées du jour au lendemain, mais ce qui compte avant tout est d’entamer les démarches et de communiquer sur les mesures accomplies et en cours d’accomplissement. Votre entreprise optimisera ainsi tout son sex-appeal pour celles et ceux qui aujourd’hui sont en position de force : vos futurs talents.
La firma electrónica para vendedores
Los beneficios de la firma electrónica para los vendedores
El departamento comercial está más preocupado por la contribución de la firma electrónica remota. ¿Para qué? A diferencia de otros servicios de la empresa donde reduce costes, integrados en su circuito comercial también le permitirá aumentar su facturación. Por lo tanto, los beneficios de la firma electrónica para el servicio comercial tienen un impacto en toda la empresa con una ganancia potencial de 15 a 38. Detallaremos cómo y por qué en este artículo dependiendo del caso de uso.
El impacto de la firma electrónica en el servicio comercial
Como vendedor, a menudo se enfrenta a la espera de una firma de un documento que ha enviado a su cliente o prospecto. Casi todas las empresas están sujetas a la expectativa de un documento firmado para llegar a una venta. La firma electrónica transforma este paso al simplificarlo y acortarlo al máximo. A continuación, pasa según los pocos días para enviar su contrato, presupuesto o pedido de compra y encontrarlo conectado en su bandeja de entrada.
¿Estos son los principales documentos involucrados en esta transformación radical en detalle?
Contrato
El contrato se ve más afectado por la firma electrónica porque tiene varias firmas. Sin embargo, cuantos más signatarios haya en un documento, mayores serán los beneficios. Publica su contrato, informa a los signatarios (internos y/o externos a su empresa) y luego envía para su firma. A partir de ahí la magia funciona: el documento se enviará en el orden que haya definido. Por ejemplo, a su gerente de ventas se le pedirá que firme el contrato, y si se niega a su cliente no se le pedirá que firme innecesariamente. Puede elegir un modo de firma por firmante: su gerente de ventas por código de correo electrónico, su cliente con autenticación más fuerte, por código SMS. No importa cuántas páginas tengas, solo hay un código para firmar cada página. En 2 minutos podrás recibir tu documento firmado por ambas partes sin ninguna impresión e independientemente de la distancia entre ellas.
Cotización y orden de compra
La firma electrónica acelerará la firma de sus cotizaciones porque facilita el manejo para su cliente. No importa dónde y cuándo pueda firmar su cita sin estar en la oficina, sólo se necesita su teléfono inteligente, que ya no lo deja como todos los demás. Usted reduce el tiempo entre la toma de decisiones y el compromiso de su cliente. Además, la firma de una cotización electrónica permite a cada una de las partes, usted y a su cliente, mantener un original firmado a partir de la cotización. Este original será entonces capaz de seguir su circuito comercial para una trazabilidad perfecta.
Bono de entrega o recepción de PV
¿Por qué se ha firmado este documento electrónicamente? Este es el documento que acredite la entrega de su producto o servicio a su cliente. Por lo tanto, su firma debe ser irrepudiable. Una vez más usted será capaz de utilizar la firma electrónica y la marca de tiempo calificado para probar la buena ejecución de la venta. Incluso si su cliente es remoto.
Términos y condiciones de venta
Firmar sus términos y condiciones de venta al mismo tiempo que su primera cotización con su cliente, por ejemplo, es mucho más sencillo con la firma electrónica. El mismo código SMS le permitirá aceptar todos los documentos adjuntos a su cotización. Por lo tanto, no hay restricciones adicionales y, por lo tanto, no hay frenos en esta primera venta.
Mandato SEPA
Si usted toma a sus clientes, como los CgVs, puede aprovechar su primera venta para conseguir que su cliente firme su mandato SEPA. Si resumimos, en una sola transacción electrónica puede tener su cotización, su CGV y un mandato SEPA firmado. Siempre con un solo código SMS para introducir para su cliente.
Firma electrónica y conceptos erróneos
Je dois conserver les documents papiers en cas de contrôle ou de litige.
Non, si vous avez fait signer vos documents avec une solution de signature électronique à valeur légale comme Docage. Vos documents numériques sont des bien des originaux au regard de la loi. A ce titre ils ont une valeur probante auprès de l’administration et des tribunaux. Ils ont même un atout notable : l’horodatage qualifié déterminant avec exactitude et sans remise en cause possible le jour et l’heure de la signature du document.
Mettre en place une dématérialisation complète coûte cher.
A cette question 3 réponses possibles :
Non si vous choisissez une solution clé en main comme Docage qui est opérationnelle immédiatement sans aucun frais de mise en service.
Un peu plus cher si vous souhaitez intégrer une plateforme de consentement dans votre logiciel métier via notre API. Mais le gain de temps que devrait vous procurer cette intégration par la suite sera amorti en quelques semaines.
Oui si vous optez pour des plateformes qui n’hésitent pas à vous facturer des frais d’installation entre plusieurs centaines ou milliers d’euros pour un paramétrage qui avec Docage est automatisé.
Trust Docage, la plataforma de consentimiento digital ideal para vendedores
Une interface simple et une prise en main rapide
Faire signer un document électroniquement avec Docage est aussi simple que d’envoyer un email. En moins d’une minute vous pouvez envoyer votre premier document à signer. Mais le véritable puissance de Docage se révélera lorsque vous utiliserez les modèles qui automatiseront tous vos paramétrages.
Une sécurité accrue
Une signature électronique offre plus de sécurité qu’un document signé à la main. Une fois signé votre document comporte les certificats électroniques pour chaque signataire et un horodatage qualifié eIDAS. La document est ainsi scellé empêchant toute modification ultérieure. Un fichier de preuves l’accompagne, le tout étant archivé pendant 10 ans.
La plateforme de consentement avec un rapport prestation-prix inégalé
A 0.75 € vous bénéficiez d’une offre unique qui inclus tout ce dont vous pouvez avoir besoin : parcours de consentement, certificats de signature électronique, horodatage qualifié et archivage pendant 10 ans ! Comparés aux 4,70 € d’une gestion de signature par email, ou aux 9,60 € d’une gestion de signature par courrier, le retour sur investissement est immédiat et sans égal. Sachant que les 0.75 € ne sont débités qu’en cas de signature de votre document, sinon c’est gratuit.
S’il vous reste un doute sur l’intérêt financier de Docage, vous pouvez calculer en direct votre tarif. Visualisez les économies et les revenus que vous pouvez générer grâce à notre simulateur de tarifs.
Des fonctionnalités adaptées à vos documents
Non seulement notre plateforme de consentement électronique vous permet faire signer électroniquement vos documents, mais en plus vous bénéficiez de fonctionnalités exclusives comme :
- Les relances automatiques par email des signataires qui augmentent le taux de signatures.
- La génération par lot de vos transactions qui vous permet de générer plusieurs milliers de transactions en une seule opération.
- L’archivage pendant 10 ans de vos transactions et de leur fichier de preuve.
Testez librement et gratuitement Docage Signature ou contactez-nous dès aujourd’hui si vous avez des questions ou pour être guidé lors de votre démarrage.
The electronic signature for salespeople
The benefits of e-signature for salespeople
The commercial department is most concerned with the contribution of remote electronic signature. What for? Unlike other services of the company where it reduces costs, integrated into your commercial circuit it will also allow you to increase your turnover. The benefits of electronic signature for the commercial service therefore have an impact on the entire company with a potential gain of 15 to 38. We’ll detail how and why in this article depending on the use case.
The impact of electronic signature on commercial service
As a salesperson you are often faced with waiting for a signature of a document you have sent to your client or prospect. Almost all companies are subject to the expectation of a signed document to reach a sale. The electronic signature transforms this step by simplifying and shortening it to the maximum. You then spend several days to sometimes a few seconds to send your contract, quote or purchase order and find it signed in your inbox.
Here are the main documents involved in this radical transformation in detail?
contract
The contract is most impacted by electronic signature because it has several signatures. However, the more signatories there are on a document, the greater the benefits. You publish your contract, you inform the signatories (internal and/or external to your company) and then you send for signature. From there the magic works: the document will be sent in the order you have defined. For example, your sales manager will be asked to sign the contract, and if he refuses your client will not be asked to sign unnecessarily. You can choose a signature mode per signatory: your sales manager by email code, your customer with stronger authentication, by SMS code. No matter how many pages you have, there’s only one code to sign every page. In 2 minutes you can receive your document signed by both parties without any impression and regardless of the distance between them.
Quote and purchase order
The electronic signature will speed up the signing of your quotes because it facilitates handling for your client. No matter where and when he can sign your quote without being at the office, only his smartphone, which no longer leaves him like everyone else, is needed. You reduce the time between decision-making and your client’s commitment. In addition, signing an electronic quote allows each of the parties, you and your client, to keep an original signed from the quote. This original will then be able to follow your trade circuit for perfect traceability.
Delivery voucher or receiving PV
Why have this document signed electronically? This is the document that proves the delivery of your product or service to your customer. His signature must therefore be irrepudiable. Again you will be able to use the electronic signature and qualified time stamp to prove the good execution of the sale. Even if your client is remote.
Terms and conditions of sale
Signing your terms and conditions of sale at the same time as your first quote with your customer for example is much simpler with the electronic signature. The same SMS code will allow him to accept all documents attached to your quote. There are therefore no additional constraints and therefore no brakes on this first sale.
SEPA mandate
If you take your customers, like The CGVs, you can take advantage of your first sale to get your customer to sign your SEPA mandate. If we summarize, in a single electronic transaction you can have your quote, your CGV and a SEPA mandate signed. Always with a single SMS code to enter for your client.
Electronic signature and misconceptions
Paper documents should be kept in the event of a review or dispute.
No,if you have your documents signed with an electronic signature solution with legal value like Docage. Your digital documents are original goods under the law. As such, they have probative value to the administration and the courts. They even have a notable advantage: the qualified time stamping accurately and without possible questioning the day and time of the signing of the document.
Implementing complete dematerialization is expensive.
To this question 3 possible answers:
Not if you choose a turnkey solution like Docage that is operational immediately with no commissioning fees.
A little more expensive if you want to integrate a consent platform into your business software via our API. But the time savings that this integration should provide you with will be depreciated in a few weeks.
Yes if you opt for platforms that do not hesitate to charge you an installation fee between several hundred or thousands of euros for a setting that with Docage is automated.
Trust Docage, the ideal digital consent platform for salespeople
La signature électronique pour les commerciaux
Les avantages de la signature électronique pour les commerciaux
Le service commercial est le plus concerné par l’apport de la signature électronique à distance. Pourquoi ? Contrairement aux autres services de l’entreprise où elle réduit les coûts, intégrée à votre circuit commercial elle va également vous permettre d’augmenter votre chiffre d’affaires. Les avantages de la signature électronique pour le service commercial se répercutent donc sur toute l’entreprise avec un gain potentiel de 15 à 38%. Nous vous détaillons comment et pourquoi dans cet article en fonction des cas d’usage.
L’impact de la signature électronique sur le service commercial
En tant que commercial vous êtes souvent confronté à l’attente d’une signature d’un document que vous avez envoyé à votre client ou prospect. La quasi totalité des entreprises sont soumises à l’attente d’un document signé pour aboutir à une vente. La signature électronique transforme cette étape en la simplifiant et la raccourcissant au maximum. Vous passez alors de plusieurs jours à parfois quelques secondes pour envoyer votre contrat, devis ou bon de commande et le retrouver signé dans votre boîte de réception.
Voici en détail les documents principaux concernés par cette transformation radicale ?
Contrat
Le contrat est le plus impacté par la signature électronique car il comporte plusieurs signatures. Or, plus il y a de signataires sur un document, plus les bénéfices sont importants. Vous éditez votre contrat, vous renseignez les signataires (internes et/ou externes à votre entreprise) puis vous envoyez pour signature. A partir de là la magie opère : le document va être envoyé dans l’ordre que vous aurez défini. Votre directeur commercial va par exemple être appelé à signer le contrat, et s’il refuse votre client ne sera pas invité à signer inutilement. Vous pouvez choisir un mode de signature par signataire : votre directeur commercial par code email, votre client avec une authentification plus forte, par code SMS. Quel que soit le nombre de pages, un seul code suffit pour signer toutes les pages. En 2 minutes vous pouvez recevoir votre document signé par les deux parties sans aucune impression et quelle que soit la distance qui les sépare.
Devis et bon de commande
La signature électronique va accélérer la signature de vos devis car elle facilite la manipulation pour votre client. Peu importe le lieu et l’heure il peut signer votre devis sans être au bureau, seul son smartphone, qui ne le quitte plus comme tout le monde, est nécessaire. Vous réduisez le délai entre la prise de décision et l’engagement de votre client. De plus faire signer un devis électroniquement permet à chacune des parties, vous et votre client, de conserver un original signé du devis. Cet original va ensuite pouvoir suivre votre circuit commercial pour une parfaite traçabilité.
Bon de livraison ou PV de réception
Pourquoi faire signer ce document électroniquement ? C’est le document qui prouve la remise de votre produit ou service à votre client. Sa signature doit donc être irrépudiable. Là encore vous allez pouvoir utiliser la signature électronique et l’horodatage qualifié pour prouver la bonne exécution de la vente. Et ce, même si votre client est à distance.
Conditions générales de vente
Faire signer vos conditions générales de vente en même temps que votre premier devis avec votre client par exemple est beaucoup plus simple avec la signature électronique. Le même code SMS lui permettra d’accepter l’ensemble des documents joints à votre devis. Il n’y a donc aucune contrainte supplémentaire et donc aucun frein à cette première vente.
Mandat SEPA
Si vous prélevez vos clients, comme les CGV, vous pouvez profiter de votre première vente pour faire signer votre mandat SEPA à votre client. SI on récapitule, en une seule transaction électronique vous pouvez faire signer votre devis, vos CGV et un mandat SEPA. Toujours avec un seul code SMS à saisir pour votre client.
La signature électronique et les idées reçues
Je dois conserver les documents papiers en cas de contrôle ou de litige.
Non, si vous avez fait signer vos documents avec une solution de signature électronique à valeur légale comme Docage. Vos documents numériques sont des bien des originaux au regard de la loi. A ce titre ils ont une valeur probante auprès de l’administration et des tribunaux. Ils ont même un atout notable : l’horodatage qualifié déterminant avec exactitude et sans remise en cause possible le jour et l’heure de la signature du document.
Mettre en place une dématérialisation complète coûte cher.
A cette question 3 réponses possibles :
Non si vous choisissez une solution clé en main comme Docage qui est opérationnelle immédiatement sans aucun frais de mise en service.
Un peu plus cher si vous souhaitez intégrer une plateforme de consentement dans votre logiciel métier via notre API. Mais le gain de temps que devrait vous procurer cette intégration par la suite sera amorti en quelques semaines.
Oui si vous optez pour des plateformes qui n’hésitent pas à vous facturer des frais d’installation entre plusieurs centaines ou milliers d’euros pour un paramétrage qui avec Docage est automatisé.
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Une interface simple et une prise en main rapide
Faire signer un document électroniquement avec Docage est aussi simple que d’envoyer un email. En moins d’une minute vous pouvez envoyer votre premier document à signer. Mais le véritable puissance de Docage se révélera lorsque vous utiliserez les modèles qui automatiseront tous vos paramétrages.
Une sécurité accrue
Une signature électronique offre plus de sécurité qu’un document signé à la main. Une fois signé votre document comporte les certificats électroniques pour chaque signataire et un horodatage qualifié eIDAS. La document est ainsi scellé empêchant toute modification ultérieure. Un fichier de preuves l’accompagne, le tout étant archivé pendant 10 ans.
La plateforme de consentement avec un rapport prestation-prix inégalé
A 0.75 € vous bénéficiez d’une offre unique qui inclus tout ce dont vous pouvez avoir besoin : parcours de consentement, certificats de signature électronique, horodatage qualifié et archivage pendant 10 ans ! Comparés aux 4,70 € d’une gestion de signature par email, ou aux 9,60 € d’une gestion de signature par courrier, le retour sur investissement est immédiat et sans égal. Sachant que les 0.75 € ne sont débités qu’en cas de signature de votre document, sinon c’est gratuit.
S’il vous reste un doute sur l’intérêt financier de Docage, vous pouvez calculer en direct votre tarif. Visualisez les économies et les revenus que vous pouvez générer grâce à notre simulateur de tarifs.
Des fonctionnalités adaptées à vos documents
Non seulement notre plateforme de consentement électronique vous permet faire signer électroniquement vos documents, mais en plus vous bénéficiez de fonctionnalités exclusives comme :
- Les relances automatiques par email des signataires qui augmentent le taux de signatures.
- La génération par lot de vos transactions qui vous permet de générer plusieurs milliers de transactions en une seule opération.
- L’archivage pendant 10 ans de vos transactions et de leur fichier de preuve.
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Electronic signature in real estate
The benefits of electronic signature in real estate
The real estate sector is a sensitive sector for everyone’s wealth and for the finances of the state. This is why its activity is very controlled, and which says control, says ubiquitous signatures in the management of a property. Until the Alur Law and more recently the Elan Law these signatures were the main obstacles to the dematerialization of documents. But now the electronic signature has the same legal value as the handwritten signature and therefore allows the removal of the paper.
The dematerialization of documents is rapidly modernizing the sector. The electronic signature lightens the entire documentary chain since from now on everything is automatable. Remote electronic signature saves you even more time since many documents are signed without a physical encounter or before it is needed!
Applications of electronic signature in real estate
What documents will you and your customers be able to sign electronically?
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Sales mandate and lease mandate
For owners not residing in the property (and your agency), the ability to immediately remotely sign a warrant will allow you to get more commitment. Indeed your client can sign as soon as you have convinced him (by phone, or by internet) that you are the right interlocutor to take care of his property. Thus limiting the risk that a competitor will convince him by the time he receives and returns the mandate as is the case in paper version.
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Visit ings
The application is interesting here because by having your potential buyer sign remotely before your visit, it prevents you from discussing the administrative part with him during the visit.
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Bail bond
This is perhaps the biggest step forward: forget the 20 lines of text that the guarantor had to fill and that you had to control painfully. Now electronic signature avoids this formalism. Changes in legislation sometimes get really good!
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Offer to buy and sell compromise
We are dealing here with sensitive acts. You will offer the opportunity to the signatories to seal their commitment as soon as their choice is priced and whatever the time of their decision.
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Leasing lease
Signing leases remotely is a valuable time saver in tense times such as back-to-school for university towns. Students who want to rent an apartment without moving because they enjoyed the good on the internet can sign their lease instantly. And a small reminder, their guarantor can also sign the bond electronically. It is also ideal for seasonal rentals where vacationers are often on the other side of the country or the world.
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State of play
If the former occupant cannot be present during the state of play, this will no longer prevent him from remotely signing your statement. This speeds up the work or the refund of the residual security deposit to close your file.
Electronic signature in real estate and preconceived ideas
Je dois conserver les documents papiers en cas de contrôle ou de litige.
Non, si vous avez fait signer vos documents avec une solution de signature électronique à valeur légale comme Docage. Vos documents numériques sont des bien des originaux au regard de la loi. A ce titre ils ont une valeur probante auprès de l’administration et des tribunaux. Ils ont même un atout notable : l’horodatage qualifié déterminant avec exactitude et sans remise en cause possible le jour et l’heure de la signature du document.
Mettre en place une dématérialisation complète coûte cher.
A cette question 3 réponses possibles :
Non si vous choisissez une solution clé en main comme Docage qui est opérationnelle immédiatement sans aucun frais de mise en service.
Un peu plus cher si vous souhaitez intégrer une plateforme de consentement dans votre logiciel métier via notre API. Mais le gain de temps que devrait vous procurer cette intégration par la suite sera amorti en quelques semaines.
Oui si vous optez pour des plateformes qui n’hésitent pas à vous facturer des frais d’installation entre plusieurs centaines ou milliers d’euros pour un paramétrage qui avec Docage est automatisé.
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Une interface simple et une prise en main rapide
Faire signer un document électroniquement avec Docage est aussi simple que d’envoyer un email. En moins d’une minute vous pouvez envoyer votre premier document à signer. Mais le véritable puissance de Docage se révélera lorsque vous utiliserez les modèles qui automatiseront tous vos paramétrages.
Une sécurité accrue
Une signature électronique offre plus de sécurité qu’un document signé à la main. Une fois signé votre document comporte les certificats électroniques pour chaque signataire et un horodatage qualifié eIDAS. La document est ainsi scellé empêchant toute modification ultérieure. Un fichier de preuves l’accompagne, le tout étant archivé pendant 10 ans.
La plateforme de consentement avec un rapport prestation-prix inégalé
A 0.75 € vous bénéficiez d’une offre unique qui inclus tout ce dont vous pouvez avoir besoin : parcours de consentement, certificats de signature électronique, horodatage qualifié et archivage pendant 10 ans ! Comparés aux 4,70 € d’une gestion de signature par email, ou aux 9,60 € d’une gestion de signature par courrier, le retour sur investissement est immédiat et sans égal. Sachant que les 0.75 € ne sont débités qu’en cas de signature de votre document, sinon c’est gratuit.
S’il vous reste un doute sur l’intérêt financier de Docage, vous pouvez calculer en direct votre tarif. Visualisez les économies et les revenus que vous pouvez générer grâce à notre simulateur de tarifs.
Des fonctionnalités adaptées à vos documents
Non seulement notre plateforme de consentement électronique vous permet faire signer électroniquement vos documents, mais en plus vous bénéficiez de fonctionnalités exclusives comme :
- Les relances automatiques par email des signataires qui augmentent le taux de signatures.
- La génération par lot de vos transactions qui vous permet de générer plusieurs milliers de transactions en une seule opération.
- L’archivage pendant 10 ans de vos transactions et de leur fichier de preuve.
Testez librement et gratuitement Docage Signature ou contactez-nous dès aujourd’hui si vous avez des questions ou pour être guidé lors de votre démarrage.
Firma electrónica en bienes raíces
Los beneficios de la firma electrónica en bienes raíces
El sector inmobiliario es un sector sensible para la riqueza de todos y para las finanzas del Estado. Es por eso que su actividad está muy controlada, y que dice control, dice firmas ubicuas en la gestión de una propiedad. Hasta la Ley Alur y más recientemente la Ley Elan estas firmas eran los principales obstáculos para la desmaterialización de los documentos. Pero ahora la firma electrónica tiene el mismo valor legal que la firma manuscrita y, por lo tanto, permite la eliminación del papel.
La desmaterialización de documentos está modernizando rápidamente el sector. La firma electrónica aligera toda la cadena documental ya que a partir de ahora todo es automatizable. ¡La firma electrónica remota le ahorra aún más tiempo ya que muchos documentos están firmados sin un encuentro físico o antes de que sea necesario!
Aplicaciones de firma electrónica en bienes raíces
¿Qué documentos podrán firmar usted y sus clientes electrónicamente?
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Mandato de venta y mandato de arrendamiento
Para los propietarios que no residen en la propiedad (y su agencia), la capacidad de firmar inmediatamente de forma remota una orden le permitirá obtener más compromiso. De hecho, su cliente puede firmar tan pronto como usted lo ha convencido (por teléfono, o por Internet) que usted es el interlocutor adecuado para cuidar de su propiedad. Por lo tanto, limitar el riesgo de que un competidor lo convenza en el momento en que reciba y devuelva el mandato como es el caso en la versión en papel.
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Visita ings
La aplicación es interesante aquí porque al tener a su comprador potencial firmar de forma remota antes de su visita, le impide discutir la parte administrativa con él durante la visita.
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Fianza
Este es quizás el mayor paso adelante: olvida las 20 líneas de texto que el garante tuvo que llenar y que tenías que controlar dolorosamente. Ahora la firma electrónica evita este formalismo. ¡Los cambios en la legislación a veces son muy buenos!
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Oferta para comprar y vender compromisos
Estamos tratando con actos sensibles. Usted ofrecerá la oportunidad a los signatarios de sellar su compromiso tan pronto como su elección tenga un precio y sea cual sea el momento de su decisión.
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Arrendamiento de arrendamiento
Firmar contratos de arrendamiento de forma remota es un valioso ahorro de tiempo en tiempos difíciles, como volver a la escuela para las ciudades universitarias. Los estudiantes que desean alquilar un apartamento sin mudanza porque disfrutaron de la buena en Internet pueden firmar su contrato de arrendamiento al instante. Y un pequeño recordatorio, su garante también puede firmar el bono electrónicamente. También es ideal para alquileres de temporada donde los turistas están a menudo en el otro lado del país o el mundo.
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Estado de juego
Si el antiguo ocupante no puede estar presente durante el estado de juego, esto ya no le impedirá firmar su estado de cuenta de forma remota. Esto acelera el trabajo o el reembolso del depósito de seguridad residual para cerrar su archivo.
Firma electrónica en bienes raíces e ideas preconcebidas
Je dois conserver les documents papiers en cas de contrôle ou de litige.
Non, si vous avez fait signer vos documents avec une solution de signature électronique à valeur légale comme Docage. Vos documents numériques sont des bien des originaux au regard de la loi. A ce titre ils ont une valeur probante auprès de l’administration et des tribunaux. Ils ont même un atout notable : l’horodatage qualifié déterminant avec exactitude et sans remise en cause possible le jour et l’heure de la signature du document.
Mettre en place une dématérialisation complète coûte cher.
A cette question 3 réponses possibles :
Non si vous choisissez une solution clé en main comme Docage qui est opérationnelle immédiatement sans aucun frais de mise en service.
Un peu plus cher si vous souhaitez intégrer une plateforme de consentement dans votre logiciel métier via notre API. Mais le gain de temps que devrait vous procurer cette intégration par la suite sera amorti en quelques semaines.
Oui si vous optez pour des plateformes qui n’hésitent pas à vous facturer des frais d’installation entre plusieurs centaines ou milliers d’euros pour un paramétrage qui avec Docage est automatisé.
Confie en Docage, la plataforma de consentimiento digital ideal para la gestión de propiedades
Une interface simple et une prise en main rapide
Faire signer un document électroniquement avec Docage est aussi simple que d’envoyer un email. En moins d’une minute vous pouvez envoyer votre premier document à signer. Mais le véritable puissance de Docage se révélera lorsque vous utiliserez les modèles qui automatiseront tous vos paramétrages.
Une sécurité accrue
Une signature électronique offre plus de sécurité qu’un document signé à la main. Une fois signé votre document comporte les certificats électroniques pour chaque signataire et un horodatage qualifié eIDAS. La document est ainsi scellé empêchant toute modification ultérieure. Un fichier de preuves l’accompagne, le tout étant archivé pendant 10 ans.
La plateforme de consentement avec un rapport prestation-prix inégalé
A 0.75 € vous bénéficiez d’une offre unique qui inclus tout ce dont vous pouvez avoir besoin : parcours de consentement, certificats de signature électronique, horodatage qualifié et archivage pendant 10 ans ! Comparés aux 4,70 € d’une gestion de signature par email, ou aux 9,60 € d’une gestion de signature par courrier, le retour sur investissement est immédiat et sans égal. Sachant que les 0.75 € ne sont débités qu’en cas de signature de votre document, sinon c’est gratuit.
S’il vous reste un doute sur l’intérêt financier de Docage, vous pouvez calculer en direct votre tarif. Visualisez les économies et les revenus que vous pouvez générer grâce à notre simulateur de tarifs.
Des fonctionnalités adaptées à vos documents
Non seulement notre plateforme de consentement électronique vous permet faire signer électroniquement vos documents, mais en plus vous bénéficiez de fonctionnalités exclusives comme :
- Les relances automatiques par email des signataires qui augmentent le taux de signatures.
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La signature électronique dans l’immobilier
Les avantages de la signature électronique dans l’immobilier
Le secteur immobilier est un secteur sensible pour le patrimoine de chacun et pour les finances de l’état. C’est pour cela que son activité est très contrôlée, et qui dit contrôle, dit signatures omniprésentes dans la gestion d’un bien. Jusqu’à la loi Alur et plus récemment la loi Elan ces signatures ont été les obstacles principaux à la dématérialisation des documents. Mais désormais la signature électronique à la même valeur légale que la signature manuscrite et permet donc de supprimer le papier.
La dématérialisation des documents est en train de moderniser le secteur à toute vitesse. La signature électronique allège toute la chaîne documentaire puisque dorénavant tout est automatisable. La signature électronique à distance vous permet de gagner encore plus de temps puisque de nombreux documents sont signés sans rencontre physique ou avant celle-ci lorsqu’elle est nécessaire !
Les applications de la signature électronique dans l’immobilier
Quels documents vous et vos clients allez-vous pouvoir signer électroniquement ?
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Mandat de vente et mandat de location
Pour les propriétaires ne résidant pas sur le lieu du bien (et de votre agence), la possibilité de signer immédiatement à distance un mandat va vous permettre d’obtenir plus d’engagement. En effet votre client peut signer dès que vous l’avez convaincu (par téléphone, ou par internet) que vous êtes le bon interlocuteur pour s’occuper de son bien. Limitant ainsi les risques qu’un concurrent le convainc le temps de recevoir et de vous retourner le mandat comme c’est le cas en version papier.
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Bon de visite
L’application est ici intéressante puisqu’en faisant signer votre acheteur potentiel à distance avant votre visite, cela vous évite d’aborder la partie administrative avec lui lors de la visite.
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Acte de cautionnement
A partir de la publication du décret prévu en juin 2020 qui autorisera la signature électronique pour les actes de cautionnement vous pourrez oubliez les 20 lignes de texte que le garant devait remplir et que vous deviez contrôler péniblement. Maintenant la signature électronique évite ce formalisme. Les évolutions de législation ont parfois vraiment du bon !
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Offre d’achat et compromis de vente
On touche ici à des actes sensibles. Vous allez offrir la possibilité aux signataires de sceller leur engagement dès que leur choix est pris et ce quels que soient le lieu et l’heure de leur décision.
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Bail de location
Faire signer les baux à distance est un gain de temps précieux dans les périodes tendues comme la rentrée pour les villes universitaires. Les étudiants qui veulent louer un appartement sans se déplacer parce qu’ils ont apprécié le bien sur internet peuvent signer leur bail instantanément. Et petit rappel, leur garant peut également signer électroniquement l’acte de cautionnement. C’est également l’idéal pour les locations saisonnières dont les vacanciers locataires se trouvent souvent à l’autre bout du pays ou du monde.
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État des lieux
Si l’ancien occupant ne peut être présent lors de l’état des lieux, cela ne l’empêche plus de signer à distance votre relevé. Accélérant ainsi les travaux ou le remboursement du dépôt de garantie résiduel pour clore votre dossier.
La signature électronique en immobilier et les idées reçues
Je dois conserver les documents papiers en cas de contrôle ou de litige.
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Mettre en place une dématérialisation complète coûte cher.
A cette question 3 réponses possibles :
Non si vous choisissez une solution clé en main comme Docage qui est opérationnelle immédiatement sans aucun frais de mise en service.
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Oui si vous optez pour des plateformes qui n’hésitent pas à vous facturer des frais d’installation entre plusieurs centaines ou milliers d’euros pour un paramétrage qui avec Docage est automatisé.
Faites confiance à Docage, la plateforme de consentement numérique idéale pour la gestion immobilière
Une interface simple et une prise en main rapide
Faire signer un document électroniquement avec Docage est aussi simple que d’envoyer un email. En moins d’une minute vous pouvez envoyer votre premier document à signer. Mais le véritable puissance de Docage se révélera lorsque vous utiliserez les modèles qui automatiseront tous vos paramétrages.
Une sécurité accrue
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A 0.75 € vous bénéficiez d’une offre unique qui inclus tout ce dont vous pouvez avoir besoin : parcours de consentement, certificats de signature électronique, horodatage qualifié et archivage pendant 10 ans ! Comparés aux 4,70 € d’une gestion de signature par email, ou aux 9,60 € d’une gestion de signature par courrier, le retour sur investissement est immédiat et sans égal. Sachant que les 0.75 € ne sont débités qu’en cas de signature de votre document, sinon c’est gratuit.
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Des fonctionnalités adaptées à vos documents
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Firma electrónica en servicios de RRHH
Los beneficios de la firma electrónica en los servicios de RRHH
Optimice el servicio de RRHH de su empresa con firma electrónica, para que pueda contratarlo de forma rápida y segura. Si bien la política de « papel cero » está cada vez más presente en nuestras empresas, el clúster de recursos humanos era a menudo uno de los más difíciles de digitalizar. La causa: los documentos originales firmados en papel que tenían que conservarse.
Pero hoy en día el valor legal de la firma electrónica para el servicio de RRHH le permite ponerse al día especialmente en relación con el departamento de marketing a menudo ya completamente digitalizado. Así que sí, también para las relaciones humanas, olvídate de las impresiones, los envíos y los retrasos necesariamente largos en comparación con la inmediatez de una plataforma de consentimiento digital como Docage.
Aplicaciones de firma electrónica en RRHH
Las ventajas de firmar en un departamento de RRHH son numerosas, ya que los casos de uso están presentes en cada etapa de la vida del empleado y los cambios en la legislación. Estos son los principales:
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Acuerdos de confidencialidad para candidatos
Pida a los candidatos que firmen acuerdos de confidencialidad electrónicamente con antelación o en persona para acelerar su contratación mientras da el primer contacto de su empresa en imagen moderna a su talento futuro.
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Contrato de trabajo y endosos
Una vez que haya tomado su decisión, podrá enviar el contrato de trabajo a su nuevo empleado. Será capaz de firmarlo con un simple código SMS y se archivará automáticamente en su espacio seguro Docage.
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Actualizar la disensitis en los empleados
Para ser exigible contra los empleados, sus reglamentos internos y sus modificaciones deben ser notificados a ellos. La firma es la mejor manera de probar este cambio, pero también de centralizar los consentimientos y así poder reiniciar fácilmente aquellos que aún no han firmado.
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Registros de horas
Si necesita que sus empleados firmen un estado de cuenta de una hora los fines de semana o al final del mes, la firma electrónica le permitirá protegerse contra nuevos desafíos.
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Fin de los contratos
El proceso de fin de contrato requiere un formalismo riguroso, y la firma electrónica también es un buen aliado para organizar y simplificar todo el proceso. La marca detiempo eIDAS calificada eIDAS también formaliza el cumplimiento del procedimiento.
FIRMA Electrónica en RRHH e ideas preconcebidas
Je dois conserver les documents papiers en cas de contrôle ou de litige.
Non, si vous avez fait signer vos documents avec une solution de signature électronique à valeur légale comme Docage. Vos documents numériques sont des bien des originaux au regard de la loi. A ce titre ils ont une valeur probante auprès de l’administration et des tribunaux. Ils ont même un atout notable : l’horodatage qualifié déterminant avec exactitude et sans remise en cause possible le jour et l’heure de la signature du document.
Mettre en place une dématérialisation complète coûte cher.
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Non si vous choisissez une solution clé en main comme Docage qui est opérationnelle immédiatement sans aucun frais de mise en service.
Un peu plus cher si vous souhaitez intégrer une plateforme de consentement dans votre logiciel métier via notre API. Mais le gain de temps que devrait vous procurer cette intégration par la suite sera amorti en quelques semaines.
Oui si vous optez pour des plateformes qui n’hésitent pas à vous facturer des frais d’installation entre plusieurs centaines ou milliers d’euros pour un paramétrage qui avec Docage est automatisé.
Trust Docage, la plataforma de consentimiento digital ideal para la gestión de RRHH
Une interface simple et une prise en main rapide
Faire signer un document électroniquement avec Docage est aussi simple que d’envoyer un email. En moins d’une minute vous pouvez envoyer votre premier document à signer. Mais le véritable puissance de Docage se révélera lorsque vous utiliserez les modèles qui automatiseront tous vos paramétrages.
Une sécurité accrue
Une signature électronique offre plus de sécurité qu’un document signé à la main. Une fois signé votre document comporte les certificats électroniques pour chaque signataire et un horodatage qualifié eIDAS. La document est ainsi scellé empêchant toute modification ultérieure. Un fichier de preuves l’accompagne, le tout étant archivé pendant 10 ans.
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Electronic signature in HR services
The benefits of e-signature in HR services
Optimize your company’s HR service with electronic signature, so you can get it to be contracted quickly and securely. While the « zero paper » policy is becoming more and more present in our companies, the human resources cluster was often one of the most difficult to digitize. The cause: the original signed paper documents that had to be kept.
But today the legal value of electronic signature for the HR service allows it to catch up especially in relation to the marketing department often already fully digitized. So yes, for human relations too, forget the impressions, mailings and delays necessarily long compared to the immediacy of a digital consent platform like Docage.
Applications of electronic signature in HR
The advantages of signing in an HR department are numerous as the use cases are present at every stage of the employee’s life and changes in legislation. Here are the main ones:
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Confidentiality agreements for candidates
Ask candidates to sign confidentiality agreements electronically in advance or in person to speed up your recruitment while giving your company’s first contact in modern image to your future talent.
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Employment contract and endorsements
Once you have made your decision, you will be able to send the employment contract to your new employee. It will be able to sign it with a simple SMS code and it will be automatically archived in your secure Docage space.
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Update disensitis on employees
To be enforceable against employees, your internal regulations and its amendments must be notified to them. Signing is the best way to prove this change but also to centralize consents and thus to be able to easily restart those who have not yet signed.
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Hour records
If you need to have your employees sign an hour statement on weekends or at the end of the month, the electronic signature will allow you to protect yourself against further challenges.
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End of contracts
The end-of-contract process requires rigorous formalism, and electronic signature is also a good ally to organize and simplify the entire process. TheeIDAS qualified eIDAS time stamp also formalizes compliance with the procedure.
Electronic SIGNATURE in HR and preconceived ideas
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Non, si vous avez fait signer vos documents avec une solution de signature électronique à valeur légale comme Docage. Vos documents numériques sont des bien des originaux au regard de la loi. A ce titre ils ont une valeur probante auprès de l’administration et des tribunaux. Ils ont même un atout notable : l’horodatage qualifié déterminant avec exactitude et sans remise en cause possible le jour et l’heure de la signature du document.
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Oui si vous optez pour des plateformes qui n’hésitent pas à vous facturer des frais d’installation entre plusieurs centaines ou milliers d’euros pour un paramétrage qui avec Docage est automatisé.
Trust Docage, the ideal digital consent platform for HR management
Une interface simple et une prise en main rapide
Faire signer un document électroniquement avec Docage est aussi simple que d’envoyer un email. En moins d’une minute vous pouvez envoyer votre premier document à signer. Mais le véritable puissance de Docage se révélera lorsque vous utiliserez les modèles qui automatiseront tous vos paramétrages.
Une sécurité accrue
Une signature électronique offre plus de sécurité qu’un document signé à la main. Une fois signé votre document comporte les certificats électroniques pour chaque signataire et un horodatage qualifié eIDAS. La document est ainsi scellé empêchant toute modification ultérieure. Un fichier de preuves l’accompagne, le tout étant archivé pendant 10 ans.
La plateforme de consentement avec un rapport prestation-prix inégalé
A 0.75 € vous bénéficiez d’une offre unique qui inclus tout ce dont vous pouvez avoir besoin : parcours de consentement, certificats de signature électronique, horodatage qualifié et archivage pendant 10 ans ! Comparés aux 4,70 € d’une gestion de signature par email, ou aux 9,60 € d’une gestion de signature par courrier, le retour sur investissement est immédiat et sans égal. Sachant que les 0.75 € ne sont débités qu’en cas de signature de votre document, sinon c’est gratuit.
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Des fonctionnalités adaptées à vos documents
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La signature électronique dans les services RH
Les avantages de la signature électronique dans les services RH
Optimisez le service RH de votre entreprise grâce à la signature électronique, pour une contractualisation rapide et en toute sécurité, c’est possible. Alors que la politique du « zéro papier » se fait de plus en plus présente dans nos entreprises, le pôle des ressources humaines était souvent l’un des plus difficile à numériser. La cause : les documents papiers signés originaux qu’il fallait conserver.
Mais aujourd’hui la valeur légale de la signature électronique pour le service RH lui permet de rattraper son retard notamment par rapport au service marketing souvent déjà intégralement numérisé. Donc oui, pour les relations humaines aussi, oubliez les impressions, les envois postaux et les délais forcément longs par rapport à l’instantanéité d’une plateforme de consentement numérique comme Docage.
Les applications de la signature électronique dans les RH
Les avantages de la signature dans un service RH sont nombreux tant les cas d’usage sont présents à chaque étape de la vie du salarié et des changements de législation. En voici les principaux :
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Accords de confidentialité pour les candidats
Demandez aux candidats de signer des accords de confidentialité électroniquement à l’avance ou en personne afin d’accélérer vos recrutements tout en donnant dès le premier contact en image moderne de votre entreprise auprès de vos futurs talents.
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Contrat de travail et avenants
Une fois votre décision prise, vous allez pouvoir envoyer le contrat de travail à votre nouveau collaborateur. Il va pouvoir le signer avec un simple code SMS et il sera automatiquement archivé dans votre espace sécurisé Docage.
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Mise à jour du règlement intérieur auprès des salariés
Pour être opposable aux salariés, votre règlement intérieur et ses modifications doivent leur être notifiés. La signature est le meilleur moyen de prouver cette modification mais aussi de centraliser les consentements et ainsi de pouvoir relancer facilement ceux qui n’ont pas encore signé.
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Relevés d’heures
Si vous devez faire signer un relevé d’heures à vos salariés en fin de semaine ou en fin de mois, la signature électronique vous permettra de vous prémunir contre toute contestation ultérieure.
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Fin de contrats
Le processus de fin de contrat exige un formalisme rigoureux, la signature électronique est là aussi un bon allié pour organiser et simplifier la démarche complète. L’horodatage qualifié eIDAS intégré officialise là aussi le respect de la procédure.
La signature électronique en RH et les idées reçues
Je dois conserver les documents papiers en cas de contrôle ou de litige.
Non, si vous avez fait signer vos documents avec une solution de signature électronique à valeur légale comme Docage. Vos documents numériques sont des bien des originaux au regard de la loi. A ce titre ils ont une valeur probante auprès de l’administration et des tribunaux. Ils ont même un atout notable : l’horodatage qualifié déterminant avec exactitude et sans remise en cause possible le jour et l’heure de la signature du document.
Mettre en place une dématérialisation complète coûte cher.
A cette question 3 réponses possibles :
Non si vous choisissez une solution clé en main comme Docage qui est opérationnelle immédiatement sans aucun frais de mise en service.
Un peu plus cher si vous souhaitez intégrer une plateforme de consentement dans votre logiciel métier via notre API. Mais le gain de temps que devrait vous procurer cette intégration par la suite sera amorti en quelques semaines.
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S’il vous reste un doute sur l’intérêt financier de Docage, vous pouvez calculer en direct votre tarif. Visualisez les économies et les revenus que vous pouvez générer grâce à notre simulateur de tarifs.
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Comment sécuriser vos ventes pour éviter les conflits ?
Comment sécuriser vos ventes pour éviter les conflits ?
Conclure une vente vous a peut-être demandé beaucoup d’efforts, alors pour éviter que celle-ci ne se transforme en conflit, respectez cette règle d’or : soyez prévisible pour votre client. Nous allons voir les étapes à respecter pour le devenir.
1. La clarté de votre offre évitera les malentendus
Que ce soit une proposition commerciale ou un devis vous devez être la plus clair possible dans les produits ou prestations que vous vendez. Précisez « inclus » quand ça l’est mais précisez également « non inclus » si vous pensez que votre client peut présumer que ça l’est.
Découpez votre proposition en sections, chapitres ou tranches en pensant à sa réalisation afin de vous permettre de mieux facturer chaque section séparément. Vous pourrez facturer plus tôt et avec l’accord de votre client qui pourra comprendre facilement pourquoi il reçoit une facture alors que l’ensemble de votre produit, ou prestation, n’est pas terminé.
Vous préciserez clairement dans votre proposition les modes de règlement que vous acceptez et le délai maximum de paiement.
Si vous demandez un paiement d’avance, il faut préciser s’il s’agit d’un acompte ou d’arrhes. Nous vous rappelons ici la différence :
- S’il s’agit d’un acompte, aucune des parties au contrat ne peut annuler la vente.
- S’il s’agit d’arrhes, si le client annule la vente il perd ses arrhes.
Il est toujours préférable de préciser une date de validité pour éviter les mauvaises surprises (rupture chez vos fournisseurs, augmentation de votre prix de revient, changement de réglementation, …). Cela ne veut pas dire que si la date est dépassée vous n’accepterez pas un devis signé ultérieurement, mais vous pourrez légalement le refuser grâce à cette date.
2. Faites signer les documents clés de la transaction
Les documents clés dans votre démarche commerciale sont ceux où le client s’engage à payer un prix pour un produit ou prestation qu’il recevra. S’y ajoutent ceux qui attestent qu’il a bien reçu tout ou partie de ce qu’il a commandé.
Il est très important pour comprendre l’importance de chacune de ces obligations de vous mettre à la place d’un client et de vous demander pourquoi vous accepterez naturellement de payer.
L’engagement du client à vous verser une somme précise ou suffisamment explicite
Qu’il s’agisse d’un devis, d’une proposition commerciale, d’une commande ou d’un contrat. Il faut le faire signer à votre client car c’est ce document qui va définir le prix, le détail du produit ou de la prestation et les modalités d’exécution, de livraison et de paiement.
Aujourd’hui la grande majorité des propositions sont envoyées par courrier électronique. L’erreur fréquente qui en découle est de réceptionner par email ou par fax un devis signé scanné. Sachez que ce document n’a aucune valeur car la signature scannée est reproductible très facilement par n’importe qui et sur n’importe quel document.
Dans toutes vos ventes conclues à distance, utilisez une plateforme de consentement comme Docage Signature qui va tout automatiser pour vous et permettre à votre client de signer électroniquement votre document à l’aide d’un simple code SMS et d’avoir un original valable juridiquement.
L’attestation de réception de votre produit ou prestation
Avoir l’accord de votre client est une bonne chose, mais ne négligez pas la preuve de la réception du service ou de la marchandise. Et oui un devis signé, suivi de l’envoi de votre facture ne vous permet pas d’attester que votre client a bien reçu, utilisé ou consommé votre produit ou service.
Il faut donc lui faire signer un bon de livraison, une situation de travaux, une facture ou tout document indiquant que la réception a bien eu lieu. Là encore la plateforme Docage sécurisera la transaction et vous simplifiera la tâche.
5 actions simples pour faire des économies dans votre entreprise
5 actions simples pour faire des économies dans votre entreprise
Aujourd’hui la bureautique est présente dans toutes les entreprises et c’est un poste qui augmente de façon continue au fil des années. Pourtant il existe 5 actions simples à mettre en place pour faire des économies dans votre entreprise :
1. Ajoutez un bac d’imprimante contenant uniquement du papier brouillon
Dédiez un bac ou ajoutez un bac supplémentaire dans votre imprimante dans lequel allez mettre le papier brouillon, souvent celui qui a été utilisé sur une seule face. Étiquetez le clairement BROUILLON et demandez à vos collaborateurs d’y mettre le papier brouillon. Ensuite installez un second pilote pour cette imprimante qui utilisera directement ce bac et appelez-la « Brouillon », c’est une condition sine qua non pour que cela fonctionne car les utilisateurs ne changeront pas leur bac dans le pilote par eux-mêmes avant d’imprimer.
2. Envoyez vos devis et factures par courrier électronique
Vous avez pris l’habitude de communiquer avec vos clients par email pour répondre à leurs questions, pour leur envoyer une documentation. Mais nombreux sont encore les professionnels à envoyer leurs devis et factures par courrier. Si c’est votre cas c’est sans doute parce que vous vous dîtes que vos clients accordent plus d’importance à un document papier qu’a un document électronique mais c’est hélas faux. Vos devis et factures envoyés par email sont reçus plus rapidement, sont classables, partageables et archivables très facilement. Aujourd’hui ce n’est plus un débat il faut passer au numérique.
3. Ajoutez un second écran à vos postes de travail
Une des raisons pour lesquelles on imprime un document c’est pour pouvoir le consulter en même temps qu’un autre pour pouvoir le comparer. Il y a aussi le besoin de le lire plus confortablement que sur l’écran d’un portable. Ces deux raisons seront annihilées par l’ajout d’un second écran sur lequel vous pourrez afficher un document A4 à l’échelle 100% verticalement. Vos collaborateurs non seulement n’imprimeront plus inutilement mais ils vous diront merci pour les nouvelles possibilités que représente ce second écran qu’il faudra configurer en extension du premier et non en simple réplication. Ce choix se fait très simplement sur votre ordinateur.
4. Utilisez la signature électronique pour faire signer vos documents
Cela fait longtemps que vous voulez passer au zéro papier, seulement voilà à un moment vos document doivent être signés et cela vous impose les étapes suivantes : impression, envoi, signature, réception et classement du document signé original. Et voilà vos dépenses qui s’envolent et le Graal du zéro papier qui s’éloigne !
La solution de Docage Signature vous permet d’utiliser la signature électronique pour signer et faire signer vos documents sans aucune impression et en réduisant le temps de traitement de vos documents . De plus vous pouvez multiplier gratuitement si besoin les originaux puisque toute copie du document certifié et horodaté par Docage reste un original valable juridiquement. Une source d’économie pour votre entreprise à ne pas négliger.
5. Numérisez votre communication
Une communication imprimée aujourd’hui véhicule une image hors du temps. Les considérations écologiques sont désormais prégnantes et forcent à trouver des alternatives aux vieux réflexes.
Si vous avez un doute, demandez-vous si lorsque vous avez besoin d’une information sur une service ou un matériel que l’on vous a présenté vous allez chercher dans une pile de flyers ou de pochettes commerciales récupérés lors d’un salon ou si vous allez la chercher directement sur internet. Oui un simple email rappelant votre offre et un lien vers votre site sur lequel elle est détaillée est suffisant et bien plus moderne.
Les deux technologies que les commerciaux doivent utiliser en 2020.
Les deux technologies que les commerciaux doivent utiliser en 2020
Pour démultiplier votre force commerciale il vous faut deux technologies qui n’existaient pas il y a quelques années et qui pourtant sont devenues de véritables cash machines pour ceux qui les ont adoptées : le marketing automation et la signature électronique. Ces deux outils pour commerciaux vont optimiser vos résultats pour des dépenses négligeables.
1. Le marketing automation
Le marketing automation, ou en français l’automatisation commerciale digitale est une technologie qui vous permet d’automatiser et de personnaliser votre démarchage ou votre relation clients selon divers scénarios.
Vous créez vous-mêmes vos scénarios en définissant des points d’entrée, des conditions, des actions et des points de sortie.
Un exemple vous permettra d’en voir tout de suite le grand intérêt : Vous envoyez une campagne emailing et vous définissez comme point d’entrée l’ouverture de votre email. Donc ceux qui ouvrent votre email entrent dans le scénario. En action vous leurs envoyez un second email avec une promotion valable 48 heures pour les engager davantage. Ceux qui ont acheté votre produit changent de liste pour passer automatiquement dans une liste « clients » à qui vous pourrez envoyer une future campagne ciblée en fonction de leurs achats. Ceux qui n’ont pas acheté recevront un bon d’achat de 10 € en guise de dernière tentative pour les convertir.
Deux plateformes de marketing automation, entre autres, remplissent parfaitement cette tâche :
Mailchimp et Sendinblue (en français).
Efficace et personnalisé, que demander de plus ? Réponse : La signature électronique !
2. La signature électronique
La signature électronique va vous permettre de faire signer à distance vos devis ou vos contrats à vos prospects et clients bien plus facilement qu’auparavant.
Alors que cette technologie était réservée jusque-là aux grands groupes, la plateforme française Docage Signature la met à la portée des TPE et PME.
Signature à distance avec valeur juridique
En pratique vous déposez votre devis sur la plateforme, saisissez les coordonnées de votre client et ensuite tout est automatisé :
- Votre client reçoit un email avec un lien qui l’invite à signer.
- Il consulte le document en ligne (et vous en serez informé)
- Il signe le document grâce à un code qu’il reçoit par SMS.
- Le document signé légalement et horodaté est envoyé à vous et votre client. Vous conservez donc tous les deux un original à valeur probante (contrairement au document papier scanné qui n’a aucune valeur).
Le suivi de votre devis grâce aux rappels automatiques
Envoyer un devis c’est bien, le suivre c’est mieux ! Pour vous en convaincre rappelez-vous les fois où vous-même avez dû choisir entre plusieurs devis… Pourquoi avez-vous choisi une offre plutôt qu’une autre ?
A offre égale, ce qui fait la différence c’est l’intérêt qui est porté à votre interlocuteur et pour cela il faut poursuivre la relation avec lui au-delà de l’envoi du devis. Et là encore la technologie va le faire pour vous : Docage Signature rappelle automatiquement par email votre client pour vous,
Comment obtenir plus de devis signés
Comment obtenir plus de devis signés
1. Soignez la présentation de votre devis
Pour obtenir plus de devis signés, il faut déjà qu’ils soient lus par votre client. Il ne faut donc pas le rebuter avec une forme négligée. Sans une forme soignée votre prospect risque de ne pas aller plus loin, il faut donc respecter les règles suivantes :
Un entête qui vous identifie clairement
Votre logo et le nom de votre entreprise doivent apparaître clairement. De nombreuses entreprise se contentent de leur logo alors que celui-ci ne comporte pas leur nom de façon clairement lisible.
Mettez l’objet du devis en clair en haut de votre devis, séparé du corps de votre devis, l’idéal est entre le bloc d’adresse et le corps.
Une harmonie colorimétrique professionnelle
Utiliser une seule police, ou 2 si vous voulez en utiliser une autre pour les étiquettes ou les en-têtes de colonne, sans jamais utiliser de police de type script ou excentriques qui ne dégage pas une image professionnelle.
Utiliser la couleur avec goût. Il y a des règles à respecter pour présenter un document harmonieux. Il existe un outil idéal pour cela Adobe Color qui va vous proposer des couleurs qui s’allie avec votre logo en sélectionnant celui-ci sur le site. Là encore une ou 2 couleurs maximum sur votre devis.
2. Le corps de votre devis
Une bonne technique pour vendre plus ou plus cher est de détailler votre devis, cela permet de justifier vos tarifs. Chaque section de votre corps de devis doit être clairement identifié avec un descriptif intelligible par le client. Évitez les termes trop techniques, réservez-les pour le détail de votre produit, service ou ouvrage.
N’oubliez pas de préciser si le prix de chaque ligne comprend la pose, l’installation, l’assistance, le nettoyage, le déplacement. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez également le mentionner clairement pour éviter une confusion dans l’esprit de votre client.
Si votre devis fait plusieurs pages il est important de le sectionner en tranches, chapitres, sections ou lots. Avec des numéros devant chacune de ces sections pour faciliter le dialogue ultérieur avec votre client. Pour cela équipez-vous d’un logiciel de gestion commerciale qui vous simplifiera la tâche et le suivi de vos devis.
3. L’envoi de votre devis
Aujourd’hui la quasi-totalité des devis sont envoyés par email et c’est une excellente chose pour les clients et pour la planète. Mais ces dernières années est apparu un outil qui va vite devenir incontournable et qui devient un véritable assistant commercial : la signature électronique.
Si elle était jusqu’à présent utilisée par les grands groupes, de nombreuses PME l’utilisent désormais. Grâce à la plateforme française Docage Signature qui a rendu la signature électronique abordable techniquement et financièrement pour les plus petites structures.
En pratique vous déposez votre devis sur la plateforme, saisissez les coordonnées de votre client et ensuite tout est automatisé :
- Votre client reçoit un email avec un lien qui l’invite à signer.
- Il consulte le document en ligne (et vous savez qu’il a été consulté contrairement au simple email).
- Il signe le document grâce à un code qu’il reçoit par SMS.
- Le document signé légalement et horodaté est envoyé à vous et votre client. Vous conservez donc tous les deux un original à valeur probante contrairement au document papier scanné que vous recevez la plupart du temps.
4. Le suivi de votre devis
Envoyer un devis c’est bien, le suivre c’est mieux ! Pour vous en convaincre rappelez vous les fois où vous-même avez dû choisir entre plusieurs devis… Pourquoi avez-vous choisi une offre plutôt qu’une autre ?
A offre égale, ce qui fait la différence c’est l’intérêt qui est porté à votre interlocuteur et pour cela il faut poursuivre la relation avec lui au-delà de l’envoi du devis. A ce stade vous vous dites peut-être, « oui mais je n’ai pas le temps ».
Et bien, la technologie est là pour ça. Si vous avez suivi l’étape précédente, sachez que Docage Signature va rappeler par email votre client pour vous, exactement comme un assistant : si votre client ne consulte pas le document, il recevra un ou plusieurs rappels suivant votre paramétrage. Ce fameux rappel que vous ne prenez jamais le temps de faire mais que vos concurrents font et qui fera pencher la balance.
Vous voilà maintenant fin prêt pour augmenter votre taux de signature de devis et améliorer votre image auprès de votre clientèle.
Comparatif des modes d’identification pour la signature électronique
Comparatif des modes d’identification pour la signature électronique
Si le règlement eIDAS définit les conditions de la signature électronique avancée, le mode d’identification du signataire est appréciable par chaque prestataire et chaque utilisateur, chacun peut ainsi choisir sa méthode et peut la renforcer à sa guise dans les limites techniques offertes par la plateforme de signature.
Voici les modes d’identification possibles pour une signature électronique en l’état de la technique :
| Méthode d’identification | Sécurité | Facilité | Coût |
|---|---|---|---|
| Invitation à signer par email sans code | 1/5 | 5/5 | 1/5 |
| Invitation à signer par email + Code à usage unique reçu par mail | 2/5 | 5/5 | 1/5 |
| Invitation à signer par email + Code à usage unique reçu par SMS | 3/5 | 4/5 | 2/5 |
| Signature manuscrite sur un écran tactile | 0/5 | 2/5 | 1/5 |
| Numérisation d’une pièce d’identité | 3/5 | 3/5 | 1/5 |
| Numérisation d’une pièce d’identité + Système de vérification de pièce d’identité | 4/5 | 3/5 | 3/5 |
| Empreinte vocale | 2/5 | 3/5 | 1/5 |
| Utilisation d’un certificat qualifié | 5/5 | 2/5 | 5/5 |
Pour mieux vous guider voici les avantages et les inconvénients de chaque méthode d’identification utilisable par la signature électronique :
Invitation à signer par email sans code :
-
- Avantages :
– On peut signer avec un seul dispositif sur lequel on a accès à sa boîte mail. - Inconvénients :
– On peut signer par inadvertance car un simple clic sur un bouton suffit.
– Système mono identification
- Avantages :
Invitation à signer par email + code à usage unique reçu par email :
-
- Avantages :
– On peut signer avec un seul dispositif sur lequel on a accès à sa boîte mail. - Inconvénients :
– On peut signer par inadvertance car un simple clic sur un bouton suffit.
– Système mono identification
- Avantages :
Invitation à signer par email + code à usage unique reçu par SMS :
-
- Avantages :
– On peut signer en déplacement.
– Système double authentification - Inconvénients :
– Un tiers ayant accès au téléphone du signataire peut signer à sa place
– Le signataire doit utiliser un téléphone dont la ligne est à son nom ou au nom de son entreprise
- Avantages :
Signature manuscrite sur un écran tactile :
-
- Avantages :
– Action similaire à une signature manuscrite - Inconvénients :
– La signature générée est numérique et de mauvaise qualité, elle peut donc facilement être reproduite et contestée par le signataire.
- Avantages :
Numérisation d’une pièce d’identité :
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- Avantages :
– Action simple à réaliser avec un smartphone - Inconvénients :
– Nécessité d’avoir une pièce d’identité au moment de la signature.
– L’accès à la pièce d’identité du signataire ou à une copie numérisée antérieurement permet de signer à sa place.
- Avantages :
Numérisation d’une pièce d’identité + Système de vérification de la pièce d’identité :
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- Avantages :
– Action simple à réaliser avec un smartphone - Inconvénients :
– Demande plus de temps car le système passe par un tiers vérificateur
– La correspondance entre la photo sur la pièce d’identité et la photo du signataire n’est pas toujours reconnu notamment lorsque la pièce d’identité date de plusieurs années
- Avantages :
Utilisation d’un certificat qualifié :
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- Avantages :
– Seule vérification d’identité présumée fiable par la loi - Inconvénients :
– Nécessite un dispositif qualifié remis par un prestataire de confiance qualifié
– Nécessite l’utilisation d’un ordinateur pour utiliser le dispositif
– Rares sont les signataires qui en dispose, même chez les professionnels
- Avantages :
Comme vous pouvez le voir, toute méthode a ses avantages et ses inconvénients, les méthodes sont cependant cumulables pour éliminer certains inconvénients et gagner en fiabilité.
Il faut noter que tous les systèmes cités ont une valeur juridique (plus ou moins forte vous l’aurez compris) dès lors qu’ils sont adossés à des certificats émis par un prestataire de confiance comme et à un dossier de preuve retraçant le parcours de la transaction comme le fait Docage Signature.
Il appartient à l’utilisateur de choisir la méthode la plus appropriée à son cas d’usage.
Pour en savoir plus sur l’état de l’art en matière d’identification à distance, vous pouvez consulter cet article complet publié par la Banque de France.
